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Auf einen Blick
Was ist der Unterschied zwischen Dienstwagen und Poolfahrzeugen?
Sowohl Poolfahrzeuge als auch Dienstwagen gehören dem Unternehmen und können von autorisierten MitarbeiterInnen genutzt werden. Beim Dienstwagen handelt es sich um ein personengebundenes Fahrzeug, Poolfahrzeuge stehen hingegen einer Gruppe von MitarbeiterInnen zur Verfügung.
Dürfen Dienstwagen und Poolfahrzeuge in der Freizeit genutzt werden?
Viele MitarbeiterInnen dürfen ihre Dienstwagen auch in der Freizeit nutzen. Dies wird in der Überlassungsvereinbarung festgelegt. Bei Poolfahrzeugen ist die Freizeitnutzung mit erhöhtem Organisationsaufwand verbunden, rechtlich steht der privaten Nutzung jedoch ebenfalls nichts entgegen. Wird das Firmenfahrzeug in der Freizeit genutzt, ist es als geldwerter Vorteil zu bewerten und muss entsprechend versteuert werden. Die Halterpflichten liegen dabei weiter in der Verantwortung des Unternehmens.
Wer ist für das Firmenfahrzeug verantwortlich?
Obwohl die FahrerInnen – besonders im Falle der eigenen Dienstwagen – das Dienstfahrzeug wesentlich öfter sehen als die Fuhrparkleitung, gilt das Unternehmen weiterhin als Fahrzeughalter. In der Regel wird dem Fuhrparkmanagement die Halterverantwortung übertragen. TÜV, UVV und die regelmäßige Führerscheinkontrolle gehören damit zur Pflicht für FuhrparkleiterInnen.
Eigener Dienstwagen oder Poolfahrzeuge?
„Corporate Carsharing“: So wird das Konzept hinter Poolfahrzeugen häufig genannt. Zu Deutsch bedeutet das: „Dienstwagen teilen“. Was für den privaten Kfz-Gebrauch immer populärer wird, hat sich längst in vielen Betrieben etabliert. Nicht jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin benötigt schließlich einen eigenen Dienstwagen.
Beim herkömmlichen Dienstwagen läuft es einfach ab: MitarbeiterInnen, welche beruflich auf ein Fahrzeug angewiesen sind, bekommen Zugriff auf ein Dienstfahrzeug. Dabei wird jedem Fahrer oder jeder Fahrerin ein eigenes Fahrzeug zugewiesen. Poolfahrzeuge hingegen können von mehreren FahrerInnen genutzt werden. Oft bietet es sich an, einer Abteilung ein oder mehrere Fahrzeuge zur Verfügung zu stellen, welche von den Angestellten genutzt werden können. So können Kosten leicht lokalisiert und zugeordnet werden.
Poolfahrzeuge sind keine neue Erfindung, selbst wenn das Stichwort „Corporate Carsharing“ ihnen einen modernen Anstrich verleiht. Allerdings vereinfachen moderne digitale Buchungs- und Verwaltungsmöglichkeiten die Zuteilung von Poolfahrzeugen, sodass die Organisation von Fahrten und Fahrerdaten zunehmend erleichtert wird. Dadurch lassen sich Kosten sparen: nicht nur in der Anschaffung der Fahrzeuge, sondern auch bei der regelmäßigen Wartung, den UVV-Kontrollen und den Einsparungen an Stellplätzen.
Andererseits kann es bei einer unzureichenden Menge an Poolfahrzeugen schnell zu Engpässen kommen. Gerade wenn die MitarbeiterInnen viel unterwegs sind, sollten Fuhrparkverantwortliche darauf achten, dass immer genügend Fahrzeuge vorhanden sind. Dazu gehört, dass mit Ausfällen, Reparaturen und Verspätungen zu rechnen ist.
Viele Unternehmen stellen daher beide Optionen zur Verfügung. VielfahrerInnen bekommen einen zugeordneten Dienstwagen, während die Poolfahrzeuge von den gelegentlichen NutzerInnen in Anspruch genommen werden.
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Private Fahrten im Dienstwagen oder Poolfahrzeug
Ob private Dienstfahrten zulässig sind oder nicht, muss vorab zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geklärt werden. Dies gilt sowohl für Dienstwagen als auch für Poolfahrzeuge. Private Fahrten sind alle Fahrten, welche nicht im direkten Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit stehen. Um Zuwiderhandlungen vorzubeugen, wird in der Überlassungsvereinbarung festgelegt, inwiefern die Firmenfahrzeuge genutzt werden dürfen.
Ist die Privatfahrt mit dem Firmenwagen erlaubt, so gilt die Fahrzeugnutzung im privaten Rahmen als geldwerter Vorteil. Geldwerte Vorteile sind Begünstigungen für Arbeitnehmer, welche als Einkommen versteuert werden müssen. Wie hoch die Besteuerung ist, hängt dabei von der Nutzung, dem Wert des Fahrzeugs und der Art der Versteuerung ab. Grundsätzlich bieten sich hier zwei Optionen an:
1% Methode
Die Nutzung des Dienstwagens oder Poolfahrzeugs im privaten Rahmen kann pauschal über die 1 %-Methode versteuert werden. Das bedeutet, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Wagens als geldwerter Vorteil angerechnet wird. Zusätzlich werden bei Nutzung für den Arbeitsweg 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer der FahrerInnen veranschlagt.
Berechnung per Fahrtenbuch
Während Kosten und Nutzen sowohl für Unternehmen als auch Angestellte immer vom konkreten Fall abhängen, bleiben die allgemeinen Pflichten der Fahrzeughalter gleich. Denn sowohl bei Dienstfahrzeugen als auch bei Poolfahrzeugen gilt: Halter ist in der Regel das Unternehmen.
Fahrzeughalter ist immer diejenige Person, welche die Verfügungsgewalt über das Fahrzeug hat und für Kosten verantwortlich ist bzw. den Nutzen aus dem Betrieb des Fahrzeugs zieht. Bei Dienst- und Poolfahrzeugen ist dies meist das Unternehmen bzw. die Unternehmensleitung. Diese kümmert sich allerdings oft um andere Aufgaben als die Verwaltung des Fuhrparks. Daher kann die Unternehmensleitung die Halterverantwortlichkeit an die Fuhrparkleitung übertragen. Die Übertragung der Halterverantwortlichkeit ist an bestimmte Formalitäten gebunden und sollte sorgfältig dokumentiert werden.
Zu der Halterverantwortlichkeit gehören die Steuer-, Versicherungs- und Mitteilungspflicht sowie die Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis und der Verkehrssicherheit. Neben den wirtschaftlichen Aspekten spielt die Sicherheit eine besondere Rolle. Die Fuhrparkleitung ist zuständig für die Instandhaltung und Wartung der Fahrzeuge sowie der gesetzlich vorgeschriebenen regelmäßigen Kontrollen und Unterweisungen. Kommt die Fuhrparkleitung diesen Pflichten nicht nach, kann sie im Rahmen der Halterhaftung im Fuhrpark sogar persönlich haftbar gemacht werden.
Halterhaftung bei Dienstwagen und Poolfahrzeugen beachten
Während Kosten und Nutzen sowohl für Unternehmen als auch Angestellte immer vom konkreten Fall abhängen, bleiben die allgemeinen Pflichten der Fahrzeughalter gleich. Denn sowohl bei Dienstfahrzeugen als auch bei Poolfahrzeugen gilt: Halter ist in der Regel das Unternehmen.
Hier noch eine Verlinkung zum Beitrag “Halterhaftung übertragen”.
Fahrzeughalter ist immer diejenige Person, welche die Verfügungsgewalt über das Fahrzeug hat und für Kosten verantwortlich ist bzw. den Nutzen aus dem Betrieb des Fahrzeugs zieht. Bei Dienst- und Poolfahrzeugen ist dies meist das Unternehmen bzw. die Unternehmensleitung. Diese kümmert sich allerdings oft um andere Aufgaben als die Verwaltung des Fuhrparks. Daher kann die Unternehmensleitung die Halterverantwortlichkeit an die Fuhrparkleitung übertragen. Die Übertragung der Halterverantwortlichkeit ist an bestimmte Formalitäten gebunden und sollte sorgfältig dokumentiert werden.
Zu der Halterverantwortlichkeit gehören die Steuer-, Versicherungs- und Mitteilungspflicht sowie die Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis und der Verkehrssicherheit. Neben den wirtschaftlichen Aspekten spielt die Sicherheit eine besondere Rolle. Die Fuhrparkleitung ist zuständig für die Instandhaltung und Wartung der Fahrzeuge sowie die gesetzlich vorgeschriebenen regelmäßigen Kontrollen und Unterweisungen. Kommt die Fuhrparkleitung diesen Pflichten nicht nach, kann sie im Rahmen der Halterhaftung sogar persönlich haftbar gemacht werden.
Im Fuhrpark ist die Halterhaftung eine unvermeidbare Aufgabe. Regelungen zu den Pflichten von Fahrzeughaltern finden sich im Gesetz an verschiedenen Stellen. Wir haben hier für dich die wichtigsten Informationen zur Halterhaftung zusammengeführt.
Nicht vergessen: Die grundlegenden Pflichten im Fuhrpark
Da Poolfahrzeuge dem Unternehmen erlauben, gleichzeitig eine Vielzahl an FahrerInnen zu mobilisieren, kann es schnell unübersichtlich werden. Wichtige Routinen wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung können dadurch in Vergessenheit geraten. Die Terminfindung wird ebenfalls durch unregelmäßige Nutzung und Abwesenheiten verkompliziert.
Im Rahmen der regelmäßigen Führerscheinkontrolle bietet sich daher eine automatisierte Lösung an. Mittels der elektronischen Führerscheinkontrolle von DriversCheck kontrollieren FahrerInnen jederzeit und überall den eigenen Führerschein per Smartphone-App. Sie werden halbjährlich an die bevorstehende Kontrolle erinnert, während die Fuhrparkleitung nur im Falle einer überzogenen Frist tätig werden muss.
Die jährliche Pflicht der UVV Unterweisung ist besonders im großen Fuhrpark eine Mammutaufgabe – sofern man sie mit konventionellen Methoden durchführt. Anstelle von Gruppenunterweisungen mit langwieriger Terminfindung eignen sich durchdachte E-Learning Systeme wesentlich besser. Die MitarbeiterInnen können die Fahrerunterweisung bequem am Smartphone oder Rechner erledigen – und die Fuhrparkleitung wird spürbar entlastet.
Bei allen Pflichten spielt es keine Rolle, ob Unternehmen ihren FahrerInnen eigene Dienstwagen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen. In beiden Fällen gelten die Verpflichtungen der Halterverantwortlichkeit. Wer sich hier mit Hilfe der entsprechenden Software gut organisiert, spart sich Zeit, Aufwand und die Sorge um rechtliche Konsequenzen.
