Datenschutz-Vergleich bei der Führerscheinkontrolle: Manche Methoden sind bedenklich

Die Führerscheinkontrolle muss datenschutzkonform ablaufen – aber tut sie das auch immer? In diesem Beitrag widmen wir uns dem Umgang mit Daten bei der Führerscheinkontrolle. Im Rahmen der Halterhaftung ist die Führerscheinkontrolle zwar rechtlich vorgeschrieben, doch gerade bei der Ausgestaltung des Kontrollprozesses ist der Datenschutz höchst relevant. In diesem Vergleich arbeiten wir heraus, welche Methoden der Führerscheinkontrolle Ihnen als FuhrparkmanagerIn rechtlich den Rücken stärkt – und gleichzeitig in der Praxis für wenig Arbeitsaufwand sorgen. Informationen zur DSGVO und dem Datenschutz im Fuhrpark finden Sie im ersten Teil unserer Beitragsserie.
11. April 2022

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Nils Heininger

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Was bedeutet Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle?

Gesetzlich ist es vorgeschrieben, regelmäßig die Führerscheine aller FahrerInnen im Unternehmen zu kontrollieren. Dies gilt nicht nur für berufliche KraftfahrerInnen, sondern auch für alle Angestellten mit eigenen Dienstwagen oder Zugriff auf Poolfahrzeuge

„Regelmäßig“ bedeutet nach allgemeiner Auffassung von Rechtsexperten die zweimal jährliche Kontrolle der Führerscheine. Gerade in großen Fuhrparks ist die Führerscheinkontrolle daher ein wichtiger Prozess, bei dem wöchentlich oder täglich eine Menge von Daten anfallen. Rechtlich unsichere Verfahren zur Führerscheinkontrolle schweben dementsprechend wie ein Damoklesschwert über dem Fuhrparkbüro. Doch das muss nicht sein.

Generell gilt es, die betroffenen MitarbeiterInnen im Vorfeld über die Verwendung ihrer Daten für die betrieblichen Zwecke aufzuklären und ihre Erlaubnis einzuholen. Die Daten dürfen nicht zweckentfremdet verwendet werden und müssen vor dem Zugriff von Dritten geschützt werden.

Außerdem müssen alle Daten nach dem Minimalprinzip erhoben werden. Das heißt, dass nur die Daten aufgenommen werden, die wirklich nötig sind. Gerade bei der Führerscheinkontrolle macht die Befolgung dieses Prinzips zwischen verschiedenen Kontrollmethoden einen großen rechtlichen Unterschied.

Datenschutz bei unterschiedlichen Kontrollmethoden

Die Führerscheinkontrolle im Unternehmen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Sie unterbricht die MitarbeiterInnen bei der Arbeit und verursacht im Fuhrparkbüro, gerade wenn es zeitweise ohnehin etwas hektischer zugeht, eine Menge Stress. In einem Vergleich haben wir bereits ausführlich verschiedene Kontrollmethoden vorgestellt und nach den wichtigsten Kriterien untersucht.

Hinsichtlich des Datenschutzes lohnt sich jedoch ein expliziter Blick durch die juristische Brille auf die unterschiedlichen Kontrollmethoden.

Manuelle Führerscheinkontrolle gefährdet Übersicht

Zu der wohl unpraktischsten Kontrollmethode gehört zweifelsohne die manuelle Führerscheinkontrolle, bei der das autorisierte Fuhrparkpersonal die Führerscheine per Sichtkontrolle prüft. Neben der fehlenden zeitlichen Flexibilität und Ortsunabhängigkeit sowie der Fehleranfälligkeit dieser Methode, kann es hier schnell zu Fahrlässigkeit beim Datenschutz kommen.

Um die regelmäßige Führerscheinkontrolle nachzuweisen, setzen viele Fuhrparkbeauftragte auf Kopien des Führerscheins, zumindest bei deren Erstkontrolle. Bilddaten, Adressdaten und andere sensible Daten wandern dabei unnötigerweise mit in die Dokumentationsordner. Ein Vorgang, der sich nicht am Minimalprinzip orientiert.

Und auch der Aufbewahrungsort selbst ist ein Problem. Rechtlich gesehen müssen die Aktenschränke mit persönlichen Daten der MitarbeiterInnen für unbefugte unzugänglich sein. In vielen Büros bedeutet das: Schmucklose Aktenschränke, die viel Platz wegnehmen.

Unsere Empfehlung: Sparen Sie sich den Aufwand und den Raum. Mit der elektronischen Führerscheinkontrolle benötigen sie keine Dokumentationsordner mehr.

Bildkontrolle per Foto ist rechtlich bedenklich

Doch nicht alle elektronischen Kontrollmethoden funktionieren gleich. Bei der Bildkontrolle senden Ihre MitarbeiterInnen über eine App ein Foto oder Video des Führerscheins in das Fuhrparkbüro oder an einen Drittanbieter. Die Empfänger kontrollieren den Führerschein anschließend und bestätigen die erfolgreiche Kontrolle.

Abgesehen von Problemen der Fälschungssicherheit gibt es bei diesem Prozess gleich mehrere potenzielle Konfrontationen mit dem Datenschutz. Zunächst bedeutet das Aufnehmen und Versenden von Bild- oder Videodaten, ähnlich wie bei einer Kopie des Führerscheins, eine Datenerhebung von für den eigentlichen Kontrollprozess irrelevanten Daten.

Noch schwerer wiegt jedoch das Problem der sicheren Verwahrung. Um die Fuhrparkverantwortlichen von der Aufgabe der Führerscheinkontrolle zu befreien, werden externe Dienstleister mit der Kontrolle der Bild- oder Videodaten beauftragt. Damit gibt das Unternehmen die Garantie für die datenschutzkonforme Behandlung der Daten aus der Hand.

Eine Löschung der Daten auf Anfrage der Mitarbeiter, wie sie häufig bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses stattfindet, ist bei dieser Methode nicht mehr leicht überprüf- und nachweisbar. Gerade wenn ein Rechtsstreit vorliegt, macht sich der Arbeitgeber hier gegebenenfalls angreifbar.

VideoIdent Kontrollen müssen Datenschutz beachten

Anders steht es um die Kontrolle per VideoIdent-Verfahren – sofern sie datenschutztechnisch durchdacht gestaltet ist. Den Unterschied macht die Erhebung der Daten und der Ort, an dem Sie gespeichert werden.

VideoIdent-Kontrollen erfolgen über einen Video-Stream. Wird das Videogespräch nicht aufgezeichnet, fallen dabei keine Bild oder Videodaten an. Es reicht in diesem Rahmen vollends aus, wenn die externen MitarbeiterInnen die Führerscheine kontrollieren und dabei nur die relevanten Daten aus der Datenbank vergleichen. Ein gespeichertes Bild ist für die Kontrolle nicht nötig.

Die Datenbank mit den relevanten Führerscheindaten und den bestätigten Kontrollen sollte im Idealfall nicht bei dem Anbieter des VideoIdent-Verfahrens liegen, sondern beim Anbieter der elektronischen Kontrollsoftware. Dieser steht somit dem Unternehmen für Fragen des Datenschutzes als direkter Ansprechpartner zur Verfügung.

Eine vollautomatische Kontrolle vermeidet Daten von vorneherein

Noch besser wäre hingegen eine orts- und zeitunabhängige Kontrollmethode, bei der gar keine Dritten involviert sind und nur der Fahrer oder die Fahrerin den eigenen Führerschein zu sehen bekommt. Und die gibt es sogar: DriversCheck bietet als einziger Anbieter auf dem Markt die elektronische Kontrolle des Führerscheins per Smartphone-Kamera an.

Hierbei werden kein Bilddaten erhoben oder gar versendet. Wie ein menschlicher Kontrolleur untersucht die Software von DriversCheck den Führerschein über die Kamera hinsichtlich der Sicherheitsmerkmale und erkennt die Echtheit des Dokuments fälschungssicher. Die erfolgte Kontrolle wird über eine verschlüsselte Verbindung mit einem gesicherten Server in Deutschland bestätigt. Dabei erfasst DriversCheck nicht die gesamten persönlichen Daten des Führerscheins, sondern lediglich die Führerscheinnummer als Prüfmerkmal. Minimaler geht’s nicht.

Siegelkontrolle ist Datenschutztechnisch sicher

Neben der optischen Abtastung der Sicherheitsmerkmale gibt es noch eine weitere Kontrollmethode, die sich konsequent am Minimalprinzip orientiert: Die Siegelkontrolle.

Bei der Siegelkontrolle kleben die Fuhrparkverantwortlichen einen kopiergeschützten Code auf den Führerschein. Das kann in Form eines RFID-Chips geschehen, der jedoch für die Kontrolle an bestimmte Kontrollstationen gebunden ist, oder in Form von QR-Codes, welche die FahrerInnen mit dem Smartphone jederzeit und überall einscannen können.

Bei dieser Kontrollmethode findet ebenfalls nur der nötigste Datenverkehr statt. Lediglich das Aufbringen des Siegels ist ein zusätzlicher Arbeitsschritt, der jedoch durch den Einsatz eines VideoIdent-Anbieters ebenfalls vom Fuhrparkpersonal ausgelagert werden kann.

Aufgrund der rechtlichen Sicherheit und der Möglichkeit zur orts- und zeitunabhängigen Kontrolle bietet DriversCheck diese Methode für Führerscheine an, die sich nicht über die optische Abtastung der Sicherheitsmerkmale überprüfen lassen. Das sind vor allem ältere und ausländische Führerscheine.

Datenschutz wird bei DriversCheck großgeschrieben

Sicherheit und Datenschutz bilden bei DriversCheck einen festen Rahmen, innerhalb welchem wir unsere digitalen Produkte entwickeln. DriversCheck sorgt dadurch nicht nur organisatorisch im Fuhrpark für Sicherheit, sondern beseitigt auch die datenschutztechnischen Defizite der manuellen Führerscheinkontrolle.

Durch den Einsatz unserer modernen und einzigartigen Software finden FuhrparkmanagerInnen in DriversCheck die Antwort auf alle Fragen des Datenschutzes bei der Führerscheinkontrolle. Nicht umsonst ist DriversCheck auch bei Konzernen mit großer Belegschaft sehr beliebt. Regelmäßig hält unsere Software selbst der genauen Kontrolle von Betriebsräten in großen Konzernen stand, schließlich dient unsere Technik auch der Entlastung und dem Schutz der Belegschaft.

Wie genau DriversCheck Daten vermeidet, verwertet und sicher speichert, wird Teil unseres nächsten Artikels zur Beitragsserie Datenschutz.

Das wird bei der Prüfung auf Betriebssicherheit geprüft

Steht mit der Fahrzeugprüfung nach UVV auch die Hauptuntersuchung des Fahrzeugs auf dem Programm, wird bei der Fahrzeugprüfung lediglich die Arbeitssicherheit überprüft. Ist die Hauptuntersuchung allerdings erst im nächsten Jahr fällig, wird das Fahrzeug bei der UVV-Prüfung auf Verkehrs- und Arbeitssicherheit geprüft.

Info

Das wird im Rahmen der Arbeitssicherheit geprüft:

  • Befestigung Sitzplätze (oder bei Spezialfahrzeugen Liegeplätze)
  • Trittflächen, Stufen, Haltegriffe
  • Schalter und andere Betätigungseinrichtungen
  • Sicherung gegen unbefugte Nutzung (Schlösser)
  • Ladungssicherung
  • Bewegliche Fahrzeugteile (Türen, Motoraube, Kofferraum)
  • Vorhandene Warnkleidung
  • Ersatzradunterbringung
  • Vorhandensein der Betriebsanleitung des Herstellers
  • Befestigung der Einbauten, wie Navigationsgerät
Info

Das wird im Rahmen der Verkehrssicherheit geprüft:

  • Befestigung Sitzplätze (oder bei Spezialfahrzeugen Liegeplätze)
  • Trittflächen, Stufen, Haltegriffe
  • Schalter und andere Betätigungseinrichtungen
  • Sicherung gegen unbefugte Nutzung (Schlösser)
  • Ladungssicherung
  • Bewegliche Fahrzeugteile (Türen, Motoraube, Kofferraum)
  • Vorhandene Warnkleidung
  • Ersatzradunterbringung
  • Vorhandensein der Betriebsanleitung des Herstellers
  • Befestigung der Einbauten, wie Navigationsgerät

Ein Blick auf das Fahrzeug im Vorfeld kann sich durchaus lohnen, damit offensichtliche Mängel (z.B. fehlende Warnkleidung oder Betriebsanleitung) schon vor der Prüfung beseitigt werden können. Dadurch lässt sich der Erhalt der UVV-Prüfplakette ohne Mängelschein erhöhen.

Die drei Säulen der Fahrzeugprüfung

Ohnehin gehört die Sichtprüfung fest zur Arbeitssicherheit im Fuhrpark. Artikel 36 der DGUV Vorschrift 70 nimmt FahrerInnen in die Pflicht, ein Firmenfahrzeug vor Fahrtantritt auf die Funktionstüchtigkeit zu überprüfen. Mängel und Schäden, welche während der Nutzung entstanden sind, müssen ebenfalls dokumentiert und an Halter sowie nachfolgende FahrerInnen weitergegeben werden.

Die Arbeitssicherheit der Fahrzeuge steht somit grundsätzlich auf drei Säulen: der zweijährlichen Hauptuntersuchung, der jährlichen UVV-Prüfung sowie der täglichen Prüfung vor Fahrtantritt durch die FahrerInnen. Weil keine dieser Säulen die anderen mit einschließen oder ersetzen kann, gilt es, den Überblick zu behalten und alle Kontrollen sorgfältig zu organisieren.

Digitale Lösungen erleichtern die Organisation der Fahrzeugprüfung

Mit dem Erweiterungs-Modul “UVV Fahrzeugprüfung” bietet DriversCheck Fuhrparkverantwortlichen eine praktische und rechtssichere Lösung, um den Ansprüchen der Halterverantwortung gerecht zu werden.

Die Software sichert Sie sich nicht nur rechtlich ab, sondern erleichtert Ihnen ebenfalls den Arbeitsalltag. Durch reduzierte Organisations- und Kommunikationsprozesse sparen Sie Arbeitszeit – und damit Kosten.

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Nils Heininger

Nils Heininger

Freier Redakteur
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