Die beste elektronische Führerscheinkontrolle

Die elektronische Führerscheinkontrolle dient vor allem der Entlastung der Fuhrparkleitung. Nicht zuletzt lassen sich mit der Einführung Kosten und Zeit einsparen. Doch worauf kommt es bei der elektronischen Führerscheinkontrolle aus Sicht der Fuhrparkleitung an? Wir klären auf, an welchen Stellen welches System am besten funktioniert.
8. Oktober 2020

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Paul Becht

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Komplizierte Auswahl?

Eine Führerscheinkontrolle? Das kann doch nicht so kompliziert sein. Weit gefehlt! Verschiedene FahrerInnen aus unterschiedlichen Abteilungen, dezentral tätige MitarbeiterInnen, die teils unübersichtliche Vermischung von Dienstwagen- und Poolfahrzeugnutzung: All das kann die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark zur Mammutaufgabe anwachsen lassen. Für die Fuhrparkleitung bedeutet die Routineaufgabe oft enorme Einschränkungen im Zeitplan. Stress und Fehleranfälligkeit werden Alltag – selbst bei kleinen Fuhrparks.

Besonders, wenn MitarbeiterInnen das Mobilitätsmanagement neben anderen Aufgaben ausführen, schleicht sich schnell der Fehlerteufel ein: verpasste Führerscheinkontrollen, unsachgemäße Dokumentierung und der unwissend fehlerhafte Umgang mit personenbezogenen Daten. Dieser Umstand kann schnell zum Verhängnis werden. Die rechtlichen Folgen der Missachtung der Führerscheinkontrolle reichen weit: von zivilrechtlichen Aspekten wie dem Entfall von Versicherungsleistungen bis hin zu Freiheitsstrafen und hohen Bußgeldern.

Führerscheinkontrolle per App: Unterbrechungen kosten Zeit

Vor dem überhöhten Organisationsaufwand schützt die Einführung der elektronischen Führerscheinkontrolle. Deren Grundgedanke sollte immer die Externalisierung des Kontrollprozesses sein. Nur wenn die Fuhrparkleitung nicht selbst jeden einzelnen Führerschein kontrollieren muss, bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben. Die Führerscheinkontrolle selbst ist zwar keine allzu langwierige Aufgabe, doch sie unterbricht regelmäßig den Arbeitsfluss. Allein die Kontrolle im Fuhrparkbüro oder das Heraussuchen von persönlichen Dokumenten verlangen die physische Anwesenheit der Fuhrparkleitung. Das kann man sich auch sparen.

Wesentlich praktischer ist es, wenn FahrerInnen sich ganz einfach selbst kontrollieren können. Wo immer sie sind und ganz egal, womit die Fuhrparkleitung gerade beschäftigt ist. Über das Smartphone können MitarbeiterInnen von überall eigenständig die Führerscheinkontrolle vornehmen. Ganz ohne das Zutun der Fuhrparkleitung. 

Doch aufgepasst: Nicht alle Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle funktionieren gleich. FuhrparkleiterInnen sollten immer darauf achten, dass das jeweilige System kein eigenes Eingreifen erfordert. Wenn FahrerInnen lediglich ein Foto oder Video von ihrem Führerschein verschicken und dieses noch von der Fuhrparkleitung kontrolliert werden muss, handelt es sich sicher nicht um moderne Technologie. Und ist zudem datenschutztechnisch bedenklich. Solche veralteten Methoden sind längst durch smarte wie die optische Abtastung der Führerscheine überholt worden.

Organisationsaufwand minimieren

Um die Führerscheinkontrolle regelmäßig zu erledigen, musste die Fuhrparkleitung sich früher Termine im Kalender eintragen und die Führerscheinkontrolle im Vorhinein ankündigen. Aushänge, E-Mails zur Ankündigung der Kontrolle oder zahlreiche Telefonate nahmen nicht nur Zeit in Anspruch, sondern sind auch eine Fehlerquelle. Gerade wenn es im Fuhrpark mit Schlüsselausgaben, Schadensprotokollen oder Versicherungsangelegenheiten wieder einmal hektisch zuging, konnte der Zeitplan durch manuelles Management der Termine schnell durcheinandergeraten. Das gilt heute mehr denn je. Durch neue Mobilitätskonzepte und breiter gefächerten Aufgaben wächst die Nachfrage nach Flexibilität stetig an.

Wie praktisch ist es da, wenn ein computergesteuertes System für Entlastung sorgt? Denn eine moderne Software zur elektronischen Führerscheinkontrolle vergisst keine Termine, ist niemals im Stress und verschickt mit größter Geduld die E-Mails zur Erinnerung an die MitarbeiterInnen. Das System ist immer aktiv und arbeitet still und effizient ohne das Eingreifen der Fuhrparkleitung. Nur im Falle der ausbleibenden Kontrolle eines Fahrers oder einer Fahrerin wird diese von dem kontinuierlich arbeitenden System informiert.

Schneller Zugriff im Fall der Fälle

Eine gute elektronische Führerscheinkontrolle arbeitet so effektiv im Hintergrund, dass man es im Alltag beinahe vergessen kann. Ein großer Unterschied zur manuellen Führerscheinkontrolle, denn diese muss die Fuhrparkleitung ständig auf dem Schirm haben. Damit sich das Fuhrparkmanagement jedoch auch am smarten Arbeitsplatz immer über den Stand der Dinge informieren kann, stellen die meisten Lösungen eine Plattform für die Fuhrparkleitung bereit. Hier können beispielsweise die Kontrolldaten aller FahrerInnen eingesehen und überprüft werden. Je übersichtlicher, desto besser.

Denn nicht nur für das eigene Gewissen ist eine intuitiv aufgebaute Übersicht wichtig. Vor allem im Rechtsstreit kann es hilfreich sein, schnell und ohne zusätzliche Arbeit die Kontrolldaten einzusehen und bereitstellen zu können. Revisionssicherheit ist einer der Grundpfeiler der guten elektronischen Führerscheinkontrolle.

Rechtliche Sicherheit durch elektronische Führerscheinkontrolle

Ein anderer Grundpfeiler ist die Rechtssicherheit. Ganz egal, ob es sich um das unbeliebte Thema Datenschutz handelt oder um die ordnungsgemäße Dokumentierung der Führerscheinkontrolle: Rechtliche Fallstricke gibt es viele. Die elektronische Führerscheinkontrolle kann viele Bedenken reduzieren – oder sogar gänzlich in Luft auflösen. Es kommt darauf an, ob die Software aus rechtlicher Perspektive einwandfrei funktioniert.

Ein gutes System zur elektronischen Führerscheinkontrolle muss daher zunächst einmal die fälschungssichere Kontrolle garantieren. Vor allem die Kontrollmethode der optischen Abtastung der Sicherheitsmerkmale eines Führerscheins kann hier punkten. Sie ist gegen Fälschungen abgesichert und funktioniert zudem in Echtzeit. Denn mithilfe der optischen Abtastung über die Smartphone-Kamera erkennt die Software sofort, ob es sich um ein gültiges Originaldokument handelt. Kopien, Führerscheine anderer Personen oder gefälschte Dokumente: Das elektronische System erkennt Fälschungsversuche mindestens genauso gut wie die Fuhrparkleitung – in der Regel sogar besser.

Neben der Fälschungssicherheit gibt es noch einen anderen wichtigen rechtlichen Aspekt der elektronischen Führerscheinkontrolle: Der Datenschutz. Dieser wird bei verschiedenen Anbietern von Systemen zur elektronischen Führerscheinkontrolle unterschiedlich gehandhabt. Hier lohnt sich ein Blick auf die Details: Wie funktioniert die Kontrollsoftware? Wo werden Daten – oder sogar Bilder – gespeichert und versendet? Bei der Erhebung von Daten sollte es eine Maxime geben: so wenig wie möglich und so viel wie nötig. Zudem sollten die Daten nur auf geprüften Servern gespeichert und verschlüsselt übertragen werden.

Erweiterung und Integration der elektronischen Führerscheinkontrolle

Das beste System zur elektronischen Führerscheinkontrolle muss mehr können als nur die Kontrolle der Führerscheine. Im Sinne des digitalen Wandels werden viele Arbeitsabläufe und Aufgaben in den digitalen Raum verschoben. Damit nicht jede App oder Software für sich alleinsteht, sind Möglichkeiten der Integration und Erweiterungen heutzutage unverzichtbar. Effektives Mobilitätsmanagement verlangt flexible, modulare Lösungen, welche sich schnell und leicht an jede Situation anpassen lassen.

Die besten Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle müssen daher an zwei Enden erweiterbar sein. Zum einen sollten vom Hersteller selbst praktische Zusatzmodule zur Erleichterung weiterer Arbeitsabläufe angeboten werden. Bei DriversCheck sind dies beispielsweise die Module „Fahrerunterweisung“ und „UVV Fahrzeugprüfung“. Des Weiteren muss die elektronische Führerscheinkontrolle mit bestehenden Systemen zum Fuhrparkmanagement kompatibel sein. Hierfür bietet DriversCheck digitale Schnittstellen, welche von unserem Team an die Fuhrparksoftware unserer KundInnen angepasst werden können.

Die richtige Fuhrparksoftware finden

Für die Fuhrparkleitung zählt nicht allein der Komfort, sondern auch Effizienz und Preis-Leistung bei der Auswahl der richtigen Software. Die Kosten für die manuelle Führerscheinkontrolle fallen oft ziemlich hoch aus und rechtfertigen den Umstieg auf elektronische Lösungen sogar finanziell.

Hinzu kommen die rechtlichen Aspekte – ein Hauptinteresse für jede Fuhrparkleitung. Denn wer möchte schon Bußgelder zahlen oder auf Schäden im Fuhrpark sitzen bleiben, nur weil das Kleingedruckte der Systembeschreibung übersehen wurde? Wenn Sie auf der Suche nach einem passenden System zur elektronischen Führerscheinkontrolle sind, kann Ihnen unser Methodenvergleich auf die Sprünge helfen. Dort finden Sie die wesentlichen Unterschiede der Kontrollmethoden verschiedener Systeme. Mit dieser Hilfe endet die Führerscheinkontrolle nicht mit Mehr- oder Restaufwand sondern einer echten Entlastung der Fuhrparkleitung.

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Paul Becht

Paul Becht

Teamleiter & Manager Marketing
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