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Auf einen Blick
Wann ist das Fahrtenbuch Pflicht?
Das Fahrtenbuch ist weder für Dienstwagen noch für Poolfahrzeuge Pflicht. Nur wenn ein Poolfahrzeug privat genutzt und der Anteil der Privatfahrten genau versteuert werden soll, muss ein Fahrtenbuch geführt werden
Sollte man ein Fahrtenbuch führen?
Obwohl das Fahrtenbuch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte es in den Poolfahrzeugen des Betriebs nicht fehlen. So lassen sich Verstöße gegen das Straßenverkehrsrecht und Schäden am Auto besser nachvollziehen. Wer betriebliche Fahrten von der Steuer absetzen und dabei nicht von der 1%-Regel Gebrauch machen will, muss ebenfalls das Fahrtenbuch als Nachweis führen.
Was muss im Fahrtenbuch stehen?
Das Fahrtenbuch muss den Kilometerstand, Datum und Uhrzeit sowie das Fahrziel, den Fahrtzweck und den Namen des Fahrers oder der Fahrerin enthalten. Im Falle von Privatfahrten ist der Fahrtzweck nicht relevant. Allerdings kann ein Fahrtenbuch nur unter Umständen elektronische geführt werden.
Fahrtenbuch ist bei Poolfahrzeugen keine Pflicht
Jeder Besitzer eines zugelassenen PKWs oder Motorrads wird sie kennen: Die wiederkehrende Pflicht zur Haupt- und Abgasuntersuchung. Sie bildet eine der wichtigsten Routinen aller Fahrzeughalter – privat oder dienstlich. Bei der Hauptuntersuchung wird die Verkehrssicherheit des Fahrzeugs getestet. Eine Prüfungsorganisation stellt fest, ob das Fahrzeug im Straßenverkehr eine Gefahr für FahrerInnen und andere Verkehrsteilnehmer darstellt. Somit betrifft die Hauptuntersuchung die Zulassung eines Fahrzeugs zum Straßenverkehr. Daher ist sie durch die Straßenverkehrszulassungsverordnung geregelt.
Als Halter von Dienstfahrzeugen reicht die Hauptuntersuchung allerdings nicht aus, um der Halterhaftung im Fuhrpark nachzukommen. Die Hauptuntersuchung ist nur ein Teil der notwendigen Kontrollen am Fahrzeug. Durch die ordnungsgemäße Fahrzeugprüfung nach UVV müssen sich Halter von Dienstfahrzeugen ergänzend absichern. Denn durch die Nutzung eines Fahrzeugs für den Betrieb entsteht ein weiteres Risiko: Die Gefährdung der Angestellten und Dritter.
Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel
Ein Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, gilt steuerlich als geldwerter Vorteil. Das bedeutet, dass die private Nutzung des Fahrzeugs vom Finanzamt ähnlich wie der monetäre Lohn behandelt wird: Sie muss versteuert werden.
Um die Abrechnung von Privatfahrten einfacher zu gestalten, können MitarbeiterInnen von der 1-Prozent-Regel Gebrauch machen. Den Dienstwagen müssen sie dann monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenneupreises versteuern. Generell ist diese Versteuerung bei Neuwagen mit geringem Listenpreis sowie einem hohen Anteil an privaten Fahrten vorteilhaft.
Hat der Wagen jedoch einen hohen Neupreis oder wurde er gebraucht gekauft und wird er wenig für private Zwecke genutzt, könnte die Versteuerung über das Fahrtenbuch die günstigere Variante sein. Hier wird der tatsächliche Anteil der Privatfahrten ermittelt, um die Höhe der Steuerlast für die MitarbeiterInnen zu bestimmen. Um den Anteil an Privatfahrten genau nachzuweisen, ist das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig.
Die jeweilige Methode zur Versteuerung muss immer für ein Jahr gewählt werden und kann zwischendrin nicht gewechselt werden. Es ist jedoch möglich, zunächst ein Fahrtenbuch zu führen und bei der Steuererklärung abzuwägen, welche Methode letztlich günstiger ist.
Im Fuhrpark ist die Halterhaftung eine unvermeidbare Aufgabe. Regelungen zu den Pflichten von Fahrzeughaltern finden sich im Gesetz an verschiedenen Stellen. Wir haben hier für dich die wichtigsten Informationen zur Halterhaftung zusammengeführt.
Fahrtenbuch bei rein dienstlicher Nutzung ist keine Vorschrift
Greift das Unternehmen pauschal auf die 1-Prozent-Regelung zurück oder sind Privatfahrten ohnehin ausgeschlossen, kann das Unternehmen auf das Fahrtenbuch verzichten. In diesem Fall sieht der Gesetzgeber keine Pflicht zum Fahrtenbuch vor – auch nicht bei Poolfahrzeugen, die von vielen FahrerInnen genutzt werden.
Sind Privatfahrten möglich, aber die FahrerInnen nehmen sie nicht in Kauf, muss dennoch nach 1-Prozent-Regelung versteuert oder ein Fahrtenbuch geführt werden, um nachzuweisen, dass nur dienstliche Fahrten unternommen wurden.
Fahrtenbuch kann von Behörden auferlegt werden
Aber was passiert bei Ordnungswidrigkeiten durch die Fahrer? Wird das Fahrzeug des Unternehmens zum Beispiel falsch geparkt, ist der Fahrzeughalter nicht pauschal verpflichtet, die Person festzustellen. Gleiches gilt bei Geschwindigkeitsüberschreitungen. Allerdings kann der Fahrzeughalter von den Behörden dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen, sollte er die verantwortliche Person nicht nennen können. Dann gibt es beim nächsten Mal keine Ausreden.
Die Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs ist laut einem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts im Mai 1995 schon bei der „Verletzung von Verkehrsvorschriften in nennenswertem Umfang“ gerechtfertigt. Experten übersetzen dies mit Ordnungswidrigkeiten, die mit einem Punkt in Flensburg geahndet werden. Parkverstöße fallen allerdings – mit Ausnahme von speziellen Einzelfällen oder wiederholten Verstößen – nicht dazu.
Die Auflage gilt meist für sechs Wochen, kann aber auch mehrere Jahre lang andauern. Wird trotz der Aufforderung kein Fahrtenbuch geführt, kann das dem Unternehmen bis zu 100 Euro Bußgeld kosten.
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Diese Anforderungen gibt es an ein Fahrtenbuch
Als Auflage oder aus steuerlichen Gründen: Ein Fahrtenbuch muss vollständig und detailliert ausgefüllt werden. Dazu gehören:
- Name des Fahrers/der Fahrerin
- Datum und Uhrzeit beim Start
- Kilometerstand beim Start
- Ziel der Fahrt
- Zweck der Fahrt (fällt bei Privatfahrten weg)
- Datum und Uhrzeit am Ziel
- Kilometerstand am Ziel
Das Fahrtenbuch darf zudem im Nachhinein nicht leicht veränderbar sein. Ein handschriftliches Fahrtenbuch im Fahrzeug bietet sich dementsprechend an. Auch ein digitales Produkt, welches rechtlich geprüft ist, kann benutzt werden. Allerdings dürfen nachträglich keine Änderungen mehr vorgenommen werden können, dementsprechend ist auch eine Exceltabelle nicht gültig.
LKWs benötigen immer Fahrtenbuch oder Fahrtenschreiber
Während Dienstwagen und Poolfahrzeuge in vielen Situationen kein Fahrtenbuch benötigen, gibt es andere Regeln für die Güterbeförderung. In Fahrzeugen mit 2,8 bis 3,5 zulässigem Gesamtgewicht muss immer ein Fahrtenbuch geführt werden, um die Lenk- und Ruhezeiten einzuhalten.
LKW mit über 3,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse brauchen hierfür sogar einen elektronischen Fahrtenschreiber. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann hohe Bußgelder zur Folge haben.
