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Auf einen Blick
Sind Privatfahrten mit Poolfahrzeugen zulässig?
Privatfahrten mit Poolfahrzeugen sind per se nicht unzulässig. Allerdings müssen die privaten Fahrten der MitarbeiterInnen als geldwerter Vorteil versteuert werden, was häufig unerwünscht ist.
Wie wird die Privatnutzung von Poolfahrzeugen ausgeschlossen?
Die Privatnutzung von Poolfahrzeugen sollte sowohl in der Dienstwagenrichtlinie bzw. der Poolfahrzeug-Vereinbarung als auch im Arbeitsvertrag ausdrücklich untersagt werden, damit das Finanzamt keinen geldwerten Vorteil vermutet.
Gibt es Ausnahmen für die Privatnutzung von Poolfahrzeugen?
Im Arbeitsvertrag können Ausnahmen für die Privatnutzung der Dienstwagen formuliert werden. Allerdings kann dies dazu führen, dass die entsprechenden Fahrten als geldwerter Vorteil versteuert werden müssen.
Warum dürfen Poolfahrzeuge nicht privat genutzt werden?
Ob deine Mitarbeiter die Poolfahrzeuge des Unternehmens auch privat nutzen dürfen, liegt im Ermessen des Managements. Allerdings gibt es bei der Freigabe zur Privatnutzung von Poolfahrzeugen auch einiges zu beachten.
Versicherung, Haftung und Selbstbeteiligung
Werden Poolfahrzeuge auch privat genutzt, muss dies im KFZ-Versicherungsvertrag vermerkt werden. Außerdem müssen mit den FahrerInnen Absprachen zur Übernahme von Selbstbeteiligungen und Ähnlichem formuliert werden, damit es im Schadensfall keine bösen Überraschungen gibt.
Steuerliche Aspekte
Dürfen deine MitarbeiterInnen Dienstwagen und Poolfahrzeuge auch privat nutzen, gilt dies als geldwerter Vorteil, der auch versteuert werden muss. Dadurch kommen eventuell sogar zusätzliche Arbeitsprozesse wie das Führen und Auslesen des Fahrtenbuches auf dich zu.
Verwaltungsaufgaben
Fahrzeuge, auf die mehrere FahrerInnen Zugriff haben und die auch privat genutzt werden können, müssen entsprechend verwaltet werden. Dazu gehört neben der Reservierung, Schlüsselübergabe und -rückgabe auch die Schadensverwaltung. Besonders bei Poolfahrzeugen mit häufig wechselnder privater Nutzung sind Verursacher von Schäden schwerer ausfindig zu machen.
Private Nutzung in Poolfahrzeugen ausschließen
Insgesamt eignen sich Poolfahrzeuge weniger für die Privatnutzung als es bei fest zugeteilten Dienstwagen der Fall ist. In vielen Unternehmen wird daher ein Privatnutzungsverbot von Poolfahrzeugen formuliert. Die Formulierung des Verbots bringt den Vorteil, dass das Finanzamt dem Unternehmen nicht grundsätzlich unterstellen kann, die Fahrzeuge auch privat freizugeben. Dementsprechend können die Behörden ohne Beweise der Privatnutzung keinen geldwerten Vorteil für die Poolfahrzeuge ansetzen.
Muster für das Privatnutzungsverbot von Poolfahrzeugen im Arbeitsvertrag
Idealerweise wird der Ausschluss der privaten Nutzung von Poolfahrzeugen bereits im Arbeitsvertrag der FahrerInnen geregelt. Somit geht direkt aus dem Arbeitsvertrag hervor, dass keine geldwerten Vorteile durch die Nutzung der Poolfahrzeuge entstehen.
Musterformulierung: „Der Arbeitgeber stellt den Mitarbeitern für die Ausübung ihrer Tätigkeiten gemäß der Dienstwagenrichtlinie Dienstfahrzeuge (Poolfahrzeuge) zur Verfügung. Der Mitarbeiter darf die Dienstfahrzeuge ausschließlich im Rahmen der Ausübung der Tätigkeiten für den Arbeitgeber nutzen. Die private Nutzung der Dienstfahrzeuge ist nicht gestattet.“
Um sicherzustellen, dass Fahrerinnen und Fahrer die Poolfahrzeuge ausschließlich dienstlich nutzen und das Finanzamt keine zusätzliche Versteuerung fordert, sollte dies vertraglich festgelegt werden. Im Folgenden findest du Musterformulierungen für den Ausschluss von Privatfahrten bei Poolfahrzeugen
Privatnutzungsverbot von Poolfahrzeugen in der Dienstwagenrichtlinie
Auch in der Dienstwagenrichtlinie (bzw. Poolfahrzeug-Vereinbarung) sollte die private Nutzung von Poolfahrzeugen erwähnt werden – jedoch nicht ausschließlich dort. Da die Dienstwagenrichtlinie für alle FahrerInnen gilt, wäre es kompliziert, hier ein individuelles Verbot oder eine individuelle Erlaubnis auszusprechen. Eine Änderung der Befugnisse einzelner FahrerInnen hätte dann nämlich eine Neugestaltung der Dienstwagenrichtlinie und die Zustimmung aller betroffenen FahrerInnen zur Folge.
Um dem aus dem Weg zu gehen, kannst du die Privatnutzung über die Dienstwagenrichtlinie generell verbieten, die Möglichkeit zur ausdrücklichen Erlaubnis durch den Arbeitsvertrag jedoch offen lassen.
Musterformulierung: „Die private Nutzung der Dienstfahrzeuge ist nicht gestattet. Es sei denn, die Privatnutzung wird im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters ausdrücklich erlaubt.“
Mit dem Poolfahrzeug nach Hause fahren – ist das Privatnutzung?
In gewissen Fällen ist es erlaubt, dass deine MitarbeiterInnen trotz Privatnutzungsverbot Fahrten mit dem Fahrzeug zur eigenen Wohnung unternehmen. Bei Dienstreisen wird dies nicht als private Nutzung bewertet, sofern der Dienstbeginn an der eigenen Haustür startet bzw. dort endet. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn die MitarbeiterInnen nicht zur regulären Arbeitsstätte fahren, sondern die Dienstfahrt bereits zu Hause beginnen bzw. beenden. Gleiches gilt außerdem für Fahrten in der Rufbereitschaft.
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Poolfahrzeuge ausnahmsweise privat nutzen
Auch wenn du deinen MitarbeiterInnen gerne einen Gefallen tun würdest: Generell ist es nicht gestattet, zwischendurch ein Auge zuzudrücken. Wenn die FahrerInnen die Dienstfahrzeuge auch zu privaten Zwecken verwenden, obwohl es in der Dienstwagenrichtlinie und dem Arbeitsvertrag untersagt wird, handelt es sich um ein arbeitsrechtliches Vergehen. Damit dem Arbeitgeber nicht die Unterschlagung eines lohnsteuerpflichtigen, geldwerter Vorteils nachgesagt werden kann, muss er bei Zuwiderhandlungen tätig werden und gegebenenfalls eine Abmahnung an die entsprechenden FahrerInnen erteilen.
Allerdings ist es auch möglich, Ausnahmen für das Privatnutzungsverbot zu erteilen, etwa für die Fahrt zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte. In diesem Fall ist die Nutzung mit 0,002 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs je gefahrenem Kilometer zu bewerten.
Für gelegentliche Privatfahrten zu besonderen Zwecken an bis zu fünf Tagen im Kalendermonat kann der geldwerte Vorteil mit 0,001 Prozent des Bruttolistenpreises pro gefahrenem Kilometer bewertet werden. Dies sollte jedoch ebenfalls zuvor im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
Musterformulierung: „Abweichend vom Verbot der Privatnutzung darf der Mitarbeiter den Dienstwagen in folgenden Fällen privat nutzen: […]
Diese Nutzung darf nicht an mehr als fünf Tagen im Kalendermonat erfolgen.“
Beide Sonderfälle haben jedoch zur Folge, dass durch die Privatnutzung des Poolfahrzeugs ein geldwerter Vorteil entsteht und das Finanzamt Nachweise zur Privatnutzung bzw. dienstlichen Nutzung der Fahrzeuge einfordern kann.
Fazit: Verbote und Erlaubnisse zur privaten Nutzung müssen genau formuliert werden
Beim Verbot der Privatnutzung von Poolfahrzeugen geht es nicht darum, den eigenen MitarbeiterInnen grundlos Vorteile zu verweigern. Die Nutzung von Poolfahrzeugen für Privatfahrten hat viele rechtliche und steuerliche Konsequenzen, die mit erhöhtem Verwaltungsaufwand und Kosten verbunden sind.
Um gegenüber den Finanzbehörden nachzuweisen, dass durch die Dienstfahrzeuge kein geldwerter Vorteil entsteht, sollte das Verbot von Privatfahrten in der Dienstwagenrichtlinie sowie in den Arbeitsverträgen der MitarbeiterInnen festgeschrieben sein. Der Arbeitnehmer selbst dürfte ebenfalls Interesse an dieser Regelung haben: Schließlich trägt er die zusätzliche Steuerlast bei der Privatnutzung der Poolfahrzeuge.
Bitte beachte: Dieser Artikel dient lediglich der Informationsvermittlung und stellt keine Rechtsberatung dar. Da vertragliche Belange nicht pauschal und verallgemeinert abgebildet werden können, kann die tatsächlich nötige Formulierung im Einzelfall von unseren Mustern abweichen. Im Zweifelsfall ist es ratsam, einen Anwalt zu Rate zu ziehen.
