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Auf einen Blick
Was ist das Fahrtenbuch?
Das Fahrtenbuch weist gegenüber dem Finanzamt nach, wie häufig ein Firmenfahrzeug privat genutzt wurde. Daraus können sich steuerliche Vorteile ergeben.
Muss man am Firmenwagen ein Fahrtenbuch führen?
Steuerrechtlich ist es nicht nötig, ein Fahrtenbuch zu führen, sofern das Firmenfahrzeug rein dienstlich genutzt wird oder von der pauschalen Versteuerung per 1-Prozent-Regel Gebrauch gemacht wird.
Wie füllt man das Fahrtenbuch richtig aus?
Für jede dienstliche Fahrt muss ein neuer Eintrag angelegt werden. Besonders wichtig ist bei geschäftlichen Fahrten die Plausibilität der Einträge. Dementsprechend sollte der Zweck und das Ziel der Fahrt nachvollziehbar beschrieben werden. Außerdem gibt es noch weitere Details zu beachten.
Fahrtenbuch führen Unternehmen meist aus steuerlichen Gründen
Das Führen von Fahrtenbüchern ist im Firmenwagen keine generelle Pflicht – doch viele Fuhrparks setzen dennoch darauf. Grund dafür sind nicht etwa die Angst vor Strafen, wenn die MitarbeiterInnen vom Blitzer erwischt werden oder falsch parken. Für solche Fälle gibt es keine Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs.
Stattdessen sind es meist steuerliche Vorteile, die FahrerInnen oder Unternehmen dazu bewegen, ein Fahrtenbuch zu führen. Wenn du bei der Versteuerung eines Dienstwagens nicht von der 1-Prozent-Regel Gebrauch machen möchtest, kannst du mit einem Fahrtenbuch den tatsächlichen Anteil der privaten und geschäftlichen Nutzung nachweisen.
Um die Hintergründe zu verstehen, ist zunächst ein Blick auf die Besteuerung der Fahrzeuge nötig: Sobald du deinen Dienstwagen für mehr als die rein dienstlichen Fahrten sowie für den Arbeitsweg nutzt, bekommst du dadurch einen finanziellen Vorteil, der einem Gehaltszuschuss gleichzusetzen ist. Dementsprechend spricht man im Steuerrecht hier von einem „geldwerten Vorteil“: Annehmlichkeiten, die du für deine Arbeit bekommst, die aber kein Geld sind, sondern eben Vorteile. Und die gilt es genauso zu versteuern, wie dein normales Gehalt.
Auch Selbstständige, Kleinunternehmen und Kleingewerbe müssen ihr Fahrzeug für die private Nutzung versteuern und können dies über das Fahrtenbuch tun.
Fahrtenbuch führen oder pauschal versteuern
Zur Versteuerung des geldwerten Vorteils stehen dir zwei Optionen zur Verfügung: Bei der unkomplizierteren Möglichkeit bedienst du dich an der 1-Prozent-Regel. Dann wird ein Prozent des Bruttolistenpreises des Neufahrzeugs versteuert, inklusive der Umsatzsteuer. Dein Arbeitsweg wird zusätzlich mit 0,03 Euro pro Kilometer von deinem Wohnort zur Arbeitsstätte addiert und als geldwerter Vorteil steuerlich geltend gemacht. Diese Pauschale lohnt sich vor allem bei günstigeren Wagen und einem hohen Anteil an privaten Fahrten sowie kurzen Arbeitswegen.
Demgegenüber steht das Fahrtenbuch: Hieraus lässt sich der Anteil der dienstlichen bzw. privaten Fahrten genau ermitteln. Die Besteuerung deines Gehalts erfolgt dann nur aus dem Anteil der Fahrten, die du privat geführt hast. Hier wird nicht der Bruttolistenpreis als Berechnungsgrundlage gewählt, sondern der entsprechende Anteil der angenommenen Nutzungsdauer.
Geht man von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren aus, würden von einem Firmenwagen, der 40.000 Euro kostet, pro Jahr 6.666 Euro versteuert werden, also etwa 555,55 pro Monat. Von diesem Betrag wird dein tatsächlicher Anteil an privaten Fahrten abgezogen. Hinzugerechnet wird noch der Anteil an Benzin, Versicherungs- und Wartungskosten.
Dementsprechend ist diese Methode des Fahrtenbuchs komplizierter, genauer, aber nicht immer günstiger. Dennoch bringt dir das Fahrtenbuch den Vorteil der Flexibilität: Beim korrekten Führen eines Fahrtenbuchs kannst du schließlich abwägen, welche Methode der Versteuerung für dich günstiger ist. Denn nur, weil du ein Fahrtenbuch führst, musst du den Firmenwagen nicht gleich dementsprechend versteuern. Du kannst jedes Jahr aufs neue entscheiden, welche Methode für dich die günstigere ist. Allerdings gilt sie dann für das gesamte Geschäftsjahr.
Fahrtenbücher von Firmenwagen sind voller wichtiger Details. In unserem Leitfaden zeigen wir dir, wie du dein Fahrtenbuch korrekt ausfüllst, um steuerliche Vorschriften einzuhalten und mögliche Vorteile zu nutzen.
Fahrtenbuch richtig führen: Das muss rein
Damit du das Fahrtenbuch überhaupt steuerrechtlich geltend machen kannst, musst du es regelmäßig und vor allem ordnungsgemäß ausfüllen. Dementsprechend müssen im Fahrtenbuch einige Pflichtangaben gemacht werden.
- Achtung: Die Vorgaben für das Fahrtenbuch für steuerliche Zwecke unterscheiden sich erheblich von den Fahrtenbüchern, welche aufgrund einer Fahrtenbuchauflage geführt werden müssen.
Zu den Pflichtangaben gehören ganz am Anfang des Fahrtenbuchs das Kennzeichen und der Kilometerstand bei Start des Fahrtenbuchs. Das Fahrtenbuch sollte für alle Fahrten ab dem 1. Januar des Jahres geführt werden.
Ein Fahrtenbuch-Muster zum Ausdrucken ergibt übrigens nur wenig Sinn, da das Fahrtenbuch in gebundener Form vorliegen muss. Dennoch haben wir hier ein Muster mit Beispieleinträgen als Ausfüllhilfe vorbereitet.
Um Fahrten vor dem Finanzamt plausibel begründen zu können und außerdem eine rechnerische Übersicht zu behalten, solltest du folgende Spalten in deinem Fahrtenbuch haben:
Datum der Fahrt
Hier wird das aktuelle Datum eingetragen.
Beispiel: 01.12.2024
Fahrtbeginn und -Ende
Hier wird der genaue Kilometerstand zu Fahrtbeginn und am Fahrtende eingetragen.
Beispiel: Fahrtbeginn: 09:34 / Fahrtende: 15:26
Kilometerstand Fahrtbeginn und Fahrtende
Hier wird der genaue Kilometerstand zu Fahrtbeginn und am Fahrtende eingetragen.
Beispiel: Fahrtbeginn: 12345 / Fahrtende: 12945
Ziel und Reiseroute
Das Fahrtenbuch ist nur richtig ausgefüllt, wenn das genaue Ziel mit Ort, Straße und Hausnummer angegeben wird. Wenn Umwege gefahren wurden, weil der Wagen getankt wurde oder Staus und Baustellen weiträumig umfahren wurden, ist dies ebenfalls anzugeben. Als Richtwert gelten hier Abweichungen von über fünf Prozent der kürzesten Strecke.
Beispiel: Lichtstraße 43l, 50825 Köln
Zweck der Fahrt
Für den Fahrtzweck interessiert sich das Finanzamt ganz besonders. Hier sollte möglichst klar sein, warum die Fahrt, sofern es eine Geschäftsfahrt war, nötig gewesen ist. Kundenbesuche, Werkstattfahrten, Tankfahrten sind gängige Begriffe. War der Zweck der Fahrt der Weg zur Arbeit, trägst du einfach „Arbeitsweg“ ins Fahrtenbuch ein. Bei Privatfahrten reicht „privat“.
Beispiel: Meeting mit Partnern
Besuchte Person, Firma oder Behörde
Um den Fahrtzweck gegebenenfalls mit Rechnungen und Terminkalendern abgleichen zu können, brauchen die Finanzbehörden die Information, wer an dem Fahrtziel besucht wurde.
Beispiel: DriversCheck GmbH, Paul Becht
Private Fahrt, geschäftliche Fahrt oder Arbeitsweg
In vielen Fahrtenbüchern finden sich zusätzlich noch drei schmale Spalten wieder. Hier wird der Deutlichkeit halber noch einmal angegeben, um welche Fahrt es sich steuerlich handelt. Hilfreich ist es, hier gleich die zurückgelegten Kilometer einzutragen. So lässt sich unterhalb der Spalte am Monatsende schnell summieren, wie viele Kilometer privat, geschäftlich oder als Arbeitsweg zurückgelegt wurden.
Beispiel: Geschäftlich: 26 km
Name des Fahrers oder der Fahrerin
Ein beliebter Fehler: Der Name der MitarbeiterInnen, die das Fahrzeug bewegt haben, ist nicht leserlich. Meist nehmen sie an, dass sie die Fahrt hier mit ihrer Unterschrift bestätigen müssen. Dies ist jedoch falsch: Der Name sollte deutlich lesbar in Druckbuchstaben ausgefüllt werden.
Beispiel: Erika Mustermann
Reparaturkosten, Tankkosten und weitere Ausgaben
In einigen Fahrtenbüchern finden sich außerdem Spalten für Ausgaben für Benzin oder sogar Werkstätte. Dies ist nicht zwingend notwendig, kann aber bei der Übersicht und der letztlichen Gesamtrechnung helfen.
Tipp: Für häufig besuchte Kunden kann dem Fahrtenbuch übrigens ein Kundenverzeichnis beigefügt werden. Dann benötigt es für das Reiseziel und die besuchte Person nur noch eine Abkürzung, die in dem Verzeichnis definiert wird.
Im Fuhrpark ist die Halterhaftung eine unvermeidbare Aufgabe. Regelungen zu den Pflichten von Fahrzeughaltern finden sich im Gesetz an verschiedenen Stellen. Wir haben hier für dich die wichtigsten Informationen zur Halterhaftung zusammengeführt.
Privatfahrten interessieren das Finanzamt nur bedingt
Nicht immer geht die Finanzbehörden der Zweck der Fahrt etwas an. Bei Privatfahrten müssen keinerlei Begründungen oder Fahrtziele angegeben werden – wohl aber die zurückgelegten Kilometer.
Ob du dabei mehrere Fahrten zusammengefasst hast, ist dafür ebenfalls belanglos. Du kannst also theoretisch deine Urlaubsfahrten zu einer großen Fahrt zusammenfassen – so lange am Ende die privat genutzten Kilometer stimmen, denn nur die sind für das Finanzamt relevant.
Übrigens sind nicht alle Privatfahrten auch steuerlich Privatfahrten. Familienheimfahrten können im Fahrtenbuch gesondert behandelt werden: Wer einen Zweitwohnsitz hat, weil dieser näher an der Arbeitsstätte liegt, muss die Fahrt zwischen dem Zweitwohnsitz und dem Erstwohnsitz bei der Familie nicht versteuern. Es handelt sich hier also im Fahrtenbuch nicht um eine Privatfahrt. Allerdings sind diese Fahrten in der Einkommensteuer nicht mehr als Werbekosten absetzbar.
Gebunden, lückenlos und nachvollziehbar: Fahrtenbücher müssen plausibel sein
Für die Steuerbehörden ist es wichtig, dass aus dem Fahrtenbuch klar hervorgeht, wann das Fahrzeug für dienstliche Zwecke genutzt wurde und wann es sich um private Zwecke handelt.
Während sich das Finanzamt nicht für den Zweck der privaten Fahrten interessiert, ist dies bei den geschäftlichen Fahrten der Fall: Hier prüft das Finanzamt auch gegebenenfalls die Plausibilität, schließlich könntest du deine Steuerlast ja erheblich senken, indem du einige Privatfahrten einfach als Dienstfahrten deklarierst und ein wenig kreativ wirst. Doch es kann vorkommen, dass das Finanzamt hier etwas genauer hinschaut und die Fahrtzwecke mit Abrechnungen von Werkstätten, Kunden und weiterem abgleicht. Das Finanzamt prüft gegebenenfalls auch das Schriftbild und die Druckstärke, um zu prüfen, ob Einträge nachträglich ausgefüllt und ergänzt wurden.
Dementsprechend darf dein Fahrtenbuch auch keine leeren Zeilen enthalten oder in einer losen Blättersammlung mit austauschbaren Zetteln vorliegen. Jedes Fahrzeug benötigt ein eigenes Fahrtenbuch in gebundener Buch- oder Heftform. Alle Einträge müssen sofort nach Beendigung der Fahrt erledigt werden.
Tipp: Hilfreich ist es, das Fahrtenbuch direkt auf dem Fahrersitz aufzubewahren, sodass vor Beginn der nächsten Fahrt der Anfangsstand des Kilometerzählers überprüft werden kann und die richtige Startzeit notiert wird.
Nach der Steuererklärung darf das Fahrtenbuch übrigens nicht im Müll landen: Hast du zur Versteuerung des geldwerten Vorteils des Fahrzeugs das Fahrtenbuch genutzt, muss dieses sechs Jahre lang aufbewahrt werden.
