Ausschreibungen im Fuhrparkmanagement: Auf Nummer sicher mit unserer Checkliste

Nicht jede Beschaffung im Fuhrpark braucht gleich eine große Ausschreibung. Wenn es sich um eine größere Investition handelt, die den Aufwand rechtfertigt, lohnt sich der strukturierte Prozess. Gleiches gilt für regelmäßige Leistungen, die du über einen längeren Zeitraum hinweg beziehst – hier rechnet sich die Ausschreibung langfristig.

Typische Beispiele für Ausschreibungen sind:

• Fahrzeugbeschaffung
• Reifen- und Werkstattservices
• Tank- oder Ladekarten
• Fuhrparksoftware oder Telematiklösungen

Ausschreibungen bringen mehr Klarheit als die Orientierung an bestehenden Angeboten. Du lässt dir vertraglich genau das zusichern, was dein Fuhrpark benötigt, und kannst das Preis-Leistungs-Verhältnis verschiedener Anbieter besser vergleichen. Regelmäßige Ausschreibungen geben dir außerdem einen guten Überblick über die aktuelle Marktsituation in deiner Branche.

Du suchst eine Hilfe zur Ausgestaltung deiner Ausschreibung im Fuhrpark? Hier findest du unsere Checkliste für Fuhrparkleiter zum Download!

Eine gute Ausschreibung folgt keinem starren Schema, aber es gibt typische Phasen, die sich in der Praxis bewährt haben. Wenn du diese Schritte beachtest, sorgst du für einen reibungslosen Ablauf – und bekommst am Ende genau das, was du wirklich brauchst.

Will dein Unternehmen die Kosten im Fuhrpark senken oder neue Projekte durch Investitionen in die Flotte stützen? Am Anfang jeder Ausschreibung steht die genaue Bedarfsanalyse: Wo läuft der Betrieb ineffizient, welche Leistungen müssen für reibungslose Abläufe bezogen werden?

Gerade bei der Fahrzeugbeschaffung spielt auch die Zukunft eine wichtige Rolle: Wie groß muss der Fuhrpark sein, um innerhalb der nächsten Jahre auch bei hoher Auslastung mobil zu bleiben? Welche Mengen und Laufzeiten sind realistisch? Je klarer du deinen Bedarf formulierst, desto gezielter können Anbieter darauf eingehen.

Auch wenn du eine Ausschreibung erstellst, auf die Anbieter sich bewerben, solltest du den Markt im Blick haben. Welche Lösungen gibt es für dein Problem? Gibt es Technologien oder Angebote, die du bisher nicht auf dem Schirm hattest? Eine kleine Marktanalyse – z. B. durch Gespräche, Recherchen oder Messebesuche – hilft dir, deine Ausschreibung realistisch und zukunftssicher zu gestalten.

Jetzt wird es konkret. Hier formulierst du so genau wie möglich, welche Dienstleistungen oder Produkte dein Unternehmen benötigt. Technische Anforderungen, Serviceumfang, Reaktionszeiten, Laufzeiten, Mengen – je klarer die Anforderungen, desto besser die Angebote, die du bekommst. Unklare Beschreibungen führen zu Missverständnissen und langen Nachverhandlungen, die beide Seiten Zeit und Geld kosten.

Noch bevor du die Ausschreibung veröffentlichst, solltest du eine klare Vorstellung davon haben, nach welchen Kriterien du die Angebote bewerten willst – und wie stark du sie gewichtest. Preis, Servicequalität, Nachhaltigkeit im Fuhrpark, Referenzen oder regionale Nähe: All das kann eine Rolle spielen. Wichtig ist, dass die Kriterien transparent in der Ausschreibung stehen, damit sich Anbieter gezielt auf deine Anforderungen einstellen können.

Du kannst deine Ausschreibung an ausgewählte Anbieter senden oder öffentlich auf passenden Portalen veröffentlichen. Achte darauf, die Frist großzügig zu setzen. Viele Anbieter werden Rückfragen haben, um ein passgenaues Angebot zu erstellen. Auch intern solltest du klare Fristen setzen, damit Prüfungen und Freigaben rechtzeitig erfolgen.

Du suchst eine Hilfe zur Ausgestaltung deiner Ausschreibung im Fuhrpark? Hier findest du unsere Checkliste für Fuhrparkleiter zum Download!

Sind die Fristen abgelaufen, vergleichst du die eingegangenen Angebote anhand deiner Kriterien. Achte besonders auf auffällige Abweichungen: Ist eine deutlich kürzere Lieferzeit realistisch? Warum liegt der Preis eines Anbieters weit unter dem Durchschnitt?

Suche gezielt nach versteckten Kosten oder unrealistischen Versprechen. Zögere nicht, Rückfragen zu stellen oder in die Nachverhandlung zu gehen. Und denke daran: Der günstigste Preis ist nicht immer die beste Entscheidung – langfristige Partnerschaften und ein verlässliches Geschäftsverhältnis sind oft entscheidend.

Sind alle Fragen geklärt und alle Details vertraglich festgehalten, sollte im Zweifel ein Rechtsexperte den Vertrag prüfen. Anschließend unterschreiben beide Seiten – und die Umsetzung kann starten.

Bei größeren Investitionen oder langfristiger Zusammenarbeit kann ein Kick-off-Meeting für einen guten Einstieg sorgen. In jedem Fall solltest du klare Ansprechpartner auf beiden Seiten benennen und gemeinsam die Prozesse für die Zusammenarbeit definieren.

Wenn du dich an die oben genannte Struktur hältst und bei der Ausarbeitung die Punkte der Checkliste beachtest, sollte deine erste Ausschreibung kein Problem sein. Trotzdem haben wir die häufigsten Fehler noch einmal für dich aufgelistet.

• Unklare Leistungsbeschreibungen: Vermeide Missverständnisse, zeitraubende Rückfragen und vor allem unpassende Angebote. Je mehr Arbeit du in die Leistungsbeschreibung investierst, desto mehr Arbeit sparst du dir mit dem Feinschliff der Angebote und Verträge.
• Unrealistische Fristen: Im Alltagsgeschäft hat der beste Bewerber vielleicht nicht genug Zeit um deine kurzen Fristen einzuhalten – oder er liefert ein unvollständiges und grob geschätztes Angebot. Gibt den Bewerbern genug Zeit, sich mit deinen Anforderungen auseinanderzusetzen.
• Bewertung ausschließlich nach Preis: Der günstigste Anbieter ist nicht automatisch der beste. Faktoren wie Zuverlässigkeit, Servicequalität oder Flexibilität spielen eine große Rolle. Prüfe daher nach allen Kriterien und vermittle diese auch deinen Vorgesetzten und anderen Entscheidungsträgern.
• Vernachlässigung interne Abstimmung: Das Fuhrparkmanagement arbeitet Hand in Hand mit anderen Abteilungen. Wer Ausschreibungen im Alleingang plant, riskiert Verzögerungen oder interne Konflikte. Beziehe die relevanten Stellen frühzeitig ein und kläre Zuständigkeiten, Erwartungen und Prozesse im Vorfeld.
• Unterschätzte Nachverhandlungen: Nach dem Angebotsvergleich kann es sinnvoll sein, einzelne Punkte mit den Favoriten zu klären oder zu verhandeln – z. bei Vertragslaufzeiten, Servicelevel oder Boni. Schließlich hast du nun einen Überblick über die Spannweite der Angebote, inkl. Preisvorstellungen und Serviceumfang. Gehe strukturiert und fair in die Nachverhandlungen, ohne potenzielle Partner mit Vergleichsangeboten zu sehr unter Druck zu setzen und zu verärgern.

Eine Ausschreibung im Fuhrparkmanagement ist mehr als nur ein Preisvergleich. Sie hilft dir dabei, Leistungen objektiv zu bewerten, klare Anforderungen zu formulieren und bessere Entscheidungen für deinen Betrieb zu treffen. Genauso individuell wie dein Fuhrpark sind auch die Anforderungen an Dienstleistungen und Produkte. Eine „korrekte“ Blaupause für eine Ausschreibung gibt es demnach nicht.

Mit einer gründlichen Bedarfsanalyse, realistischer Planung und einer transparenten Kommunikation mit Anbietern schaffst du jedoch die Basis für langfristige Partnerschaften – und für einen effizienten, zukunftsfähigen Fuhrpark.

Selbst wenn es für dich die erste Ausschreibung seien sollte: Gehst du Schritt für Schritt nach den hier genannten punkten, wird der Prozess nicht zur Hürde, sondern zu einem strategischen Werkzeug zur Kostenoptimierung in deinem Fuhrpark.