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Auf einen Blick
Welche Kriterien gibt es für die Fahrzeugbeschaffung?
Bei der Fahrzeugbeschaffung im Fuhrpark müssen Fahrzeugbestand und -bedarf genau analysiert werden. Zu den Kriterien gehören die Anzahl der Fahrzeuge, der Einsatzbereich, die Nutzungsdauer, die geplante Kilometerleistung, die Antriebsart, die Ausstattung und das vorhandene Budget für die Flotte.
Welche Arten der Fahrzeugbeschaffung gibt es?
Im Falle der Beschaffung großer Flotten sind internationale Ausschreibungen empfohlen. Bei kleineren Fuhrparks können Verträge mit lokalen Autohäusern abgeschlossen werden. Neben dem Autokauf ist auch Leasing eine Option für Dienstwagen.
Was muss man neben der Beschaffungskriterien für Fahrzeuge beachten?
Nachdem die Flotte beschafft wurde, müssen die Fahrzeuge versichert und an die FahrerInnen übergeben werden. Dann beginnt der Alltag: Die halbjährliche Führerscheinkontrolle, jährliche Fahrerunterweisungen und die Fahrzeugprüfung nach UVV sind gesetzliche Pflichten der Fahrzeughalter.
Kriterien für die Fahrzeugbeschaffung
Die Anschaffung eines Neufahrzeugs sollte nicht nur privat ein gut durchdachter Prozess sein. Im Unternehmen mit großen Fuhrparks kann die Fahrzeugbeschaffung ein großer Kostentreiber sein – und ebenfalls einen maßgeblichen Einfluss auf die Produktivität haben. Dementsprechend sollten Fuhrparkverantwortliche das Budget immer im Auge behalten, aber auch Vor- und Nachteile unterschiedlicher Modelle in unterschiedlichen Preisklassen betrachten.
Grundsätzlich steht jeder Fahrzeugbeschaffung eine Bestands- und Bedarfsanalyse des eigenen Fuhrparks voran. Ist einmal geklärt, welchen Zuwachs die Flotte benötigt, hilft eine Marktanalyse, die möglichen Modelle und Ausstattungsvarianten einzugrenzen.
Die wichtigsten Kriterien der Fahrzeugbeschaffung sind:
- Anzahl der benötigten Fahrzeuge
- Budget für den Fuhrpark
- Einsatzbereich und nötige Ausstattung
- Nutzungsdauer und Kilometerleistung
- Unternehmens-Image und -Philosophie
- Wünsche der Angestellten
Ist ein eigenes Fahrzeug überhaupt nötig?
Je nach Branche und Region kann ein Fahrzeug zwar den Komfort steigern, jedoch auch mit einigen Nachteilen verbunden sein. Gerade in Metropolen sind Parkplätze begrenzt. Öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn und Tram sind häufig schneller und praktischer – wenn auch weniger komfortabel.
Abhängig von der Häufigkeit von Dienstfahrten können sogar Taxifahrten günstiger sein als das eigene Fahrzeug. Allerdings ist dies auch mit Verwaltungsarbeiten zur Abrechnung der Fahrten verbunden. In vielen Fällen ist der Firmenwagen jedoch weiterhin unerlässlich.
Anzahl der Fahrzeuge: Nicht immer ist weniger mehr
Je nach Beschaffungsart kann eine höhere Anzahl an Fahrzeugen zu attraktiven Rabatten führen, doch ein Dienstwagen, der selten genutzt wird, treibt die Kosten eher in die Höhe. Dementgegen stehen zukünftige Entwicklungen im Unternehmen, die viel Flexibilität verlangen. Gerade in größeren Fuhrparks kann es sich lohnen, Ersatzfahrzeuge bzw. zusätzliche Fahrzeuge für Zeiten mit hoher Auslastung bereitzustellen.
Der Einsatz von Poolfahrzeugen im Betriebsalltag sollten in jedem Fall nicht allzu engmaschig geplant werden, sondern auch unfreiwillige Planänderungen, Verspätungen und Reparatur- oder Wartungsfahrten berücksichtigen.
Um trotz des erhöhten Volumens an Kontrollterminen den wachsenden Aufgaben gerecht zu werden, greifen mittlerweile immer mehr große Unternehmen und kleine Betriebe auf elektronische Lösungen zurück. DriversCheck, unsere Software zur regelmäßigen, ortsunabhängigen Führerscheinkontrolle, lässt sich beispielsweise um Module für die Organisation der UVV-Fahrzeugprüfung und der Fahrerunterweisung erweitern. Damit bekommen Sie eine kostengünstige Lösung an die Hand, um im Dschungel der Vorschriften für Betriebsfahrzeuge jederzeit den Durchblick zu behalten.
Die UVV-Fahrzeugprüfung gehört zu den rechtlichen Vorschriften im Fuhrpark des Unternehmens. In diesem Beitrag klären wir, warum die Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70 nötig ist und wie Sie die jährliche Prüfung ihres Fuhrparks am besten organisieren.
Budget für die Fahrzeugbeschaffung
Bevor luxuriöse Dienstwagen und hochwertig ausgestattete Poolfahrzeuge eingekauft werden, muss natürlich das verfügbare Budget für den Fuhrpark ermittelt werden. Wie viel Geld steht pro Fahrzeug zur Verfügung? Können gewisse Anpassungen zu einer höheren Produktivität und damit mehr Einnahmen führen?
Das Budget für den Fuhrpark ist daher nicht immer fest in Stein gemeißelt. Besonders wenn Einkünfte durch den Einsatz von Fahrzeugen entstehen, können sich Mehrausgaben gegebenenfalls rentieren. Hier ist deshalb Rücksprache mit anderen Abteilungen nötig. Oft hilft es auch, die betroffenen Angestellten selbst nach Wünschen und Vorschlägen zu fragen – natürlich nur unter Vorbehalt. Oft wissen die FahrerInnen schließlich am besten, wo es bei vorhandenen Fahrzeugen Probleme gibt und welche Fahrzeuge die Ausführung der Arbeit erleichtern.
Antriebsart: nicht nur eine Frage des Images
In vielen Unternehmen stellt sich die Frage zwischen E-Antrieben und Verbrennern. Dabei spielt vor allem der Einsatzbereich und die Reichweite eine Rolle: Elektrofahrzeuge haben zwar eine zukunftsbewusste und nachhaltige Außenwirkung, können jedoch, abhängig vom Modell, auf Langstrecken nicht immer und überall schnell nachgetankt werden.
Für die effiziente und planbare Ladung am Betriebsgelände ist außerdem die passende Ladeinfrastruktur nötig. Unter Umständen ist die Wahl von Elektrofahrzeugen jedoch ein doppelter Gewinn: Das Unternehmen ist nachhaltig aufgestellt und spart eventuell Kosten. Schließlich sind E-Fahrzeuge aufgrund der geringeren Anzahl an Komponenten häufig auch wartungsärmer.
Ausstattung für Dienstwagen: Die Car Policy gibt Orientierung
Soll das Unternehmen eine einheitliche Flotte mit einheitlichen Ansprechpartnern für Reparatur und Co haben? Oder ist es im Falle der Bereitstellung von Dienstwagen vielleicht attraktiver, den Führungskräften die Wahl zu überlassen? Bei freier Modell- und Ausstattungswahl kann eine Dienstwagenrichtlinie, auch „Car Policy“ genannt, bei der Orientierung helfen. Sie stellt sicher, dass MitarbeiterInnen fair behandelt werden und sich an die Vorgaben des Unternehmens halten.
In der Car Policy wird festgelegt, welche Dienstwagen für welche Mitarbeiter infrage kommen. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:
- Wer hat einen Anspruch auf einen Dienstwagen?
- Haben MitarbeiterInnen die Wahl zwischen verschiedenen Modellen?
- Welche Modelle, Antriebe und Ausstattungen stehen welchen MitarbeiterInnen zur Auswahl?
- Welche Versicherung und wie viel Selbstbeteiligung gilt für den Dienstwagen?
- Wie lange wird ein Firmenwagen genutzt?
Ebenso sollte in der Car Policy bereits die Versteuerung der Firmenwagen geklärt werden. Ob sich hierbei die Einführung eines Fahrtenbuchs lohnt oder ob per 1-Prozent-Regel versteuert wird, ist abhängig vom jeweiligen Einzelfall.
Aus der Car Policy sollte ebenfalls hervorgehen, dass letztlich das Unternehmen und nicht die Angestellten über die Antriebsart, das Design und die Ausstattung des Fahrzeugs entscheiden. Obwohl viele Dienstwagen größtenteils privat genutzt werden, gelten sie schließlich als Besitz des Unternehmens und das Fuhrparkmanagement gilt als Fahrzeughalter – mitsamt der daraus resultierenden Halterpflichten.
Dementsprechend müssen Angestellte mit Dienstwagen auch hinnehmen, dass ihre Führerscheine regelmäßig kontrolliert werden. Ansonsten dürfen sie den Dienstwagen nicht bewegen. Außerdem müssen sie einmal jährlich an einer Fahrerunterweisung teilnehmen. Diese ist laut Gesetz vorgeschrieben.
Fahrzeugbeschaffung per Ausschreibung oder über lokale Händler?
Sind einmal die Rahmenbedingungen für die Fahrzeugbeschaffung geklärt, müssen Fuhrparkverantwortliche mit Autohändlern in Kontakt treten, um die gewünschten Fahrzeuge auch tatsächlich zu beschaffen. Je nach Anzahl der zu beschaffenen Fahrzeuge geschieht dies über den direkten Kontakt mit lokalen Autohäusern oder – im Falle der Beschaffung einer größeren Flotte – über eine internationale Ausschreibung.
Dafür müssen die Fuhrparkverantwortlichen genau beschreiben, welche Menge sie von welcher Art von Fahrzeug benötigen, bei welchen Fahrzeugen eine spezielle Ausstattung gewünscht ist und welche Antriebsarten gesucht werden. Nur so sind die Angebote unterschiedlicher Anbieter auch vergleichbar.
Beschreibungen für den Einsatzzweck, den Aufbau des eigenen Fuhrparks und der Nutzungsdauer und -intensität kann den Bewerbern helfen, eigene Vorschläge mit einzubringen, welche die Effizienz steigern oder den Preis mindern können. Sowohl bei lokalen Autohäusern als auch bei internationalen Ausschreibungen ist außerdem viel Verhandlungsgeschick gefragt. Schließlich sind Preisvorschläge nur selten in Stein gemeißelt.
Um trotz des erhöhten Volumens an Kontrollterminen den wachsenden Aufgaben gerecht zu werden, greifen mittlerweile immer mehr große Unternehmen und kleine Betriebe auf elektronische Lösungen zurück. DriversCheck, unsere Software zur regelmäßigen, ortsunabhängigen Führerscheinkontrolle, lässt sich beispielsweise um Module für die Organisation der UVV-Fahrzeugprüfung und der Fahrerunterweisung erweitern. Damit bekommen Sie eine kostengünstige Lösung an die Hand, um im Dschungel der Vorschriften für Betriebsfahrzeuge jederzeit den Durchblick zu behalten.
Im Fuhrpark ist die Halterhaftung eine unvermeidbare Aufgabe. Regelungen zu den Pflichten von Fahrzeughaltern finden sich im Gesetz an verschiedenen Stellen. Wir haben hier für dich die wichtigsten Informationen zur Halterhaftung zusammengeführt.
Kauf, Leasing oder mieten
Bei der Beschaffung der Fahrzeuge stehen unterschiedliche Finanzierungsmodelle zur Auswahl. Auch hier gibt es kein pauschales richtig oder falsch. Ob Fahrzeuge gekauft, geleast oder sogar gemietet werden, hängt immer vom Bedarf und von den finanziellen Mitteln des Unternehmens ab.
Fahrzeuge mit branchenspezifischer Sonderausstattung werden in der Regel gekauft, wohingegen sich bei Dienstwagen häufig das Leasing als die komfortabelste Lösung etabliert hat. Leasingfahrzeuge können von der Buchhaltung leicht abgerechnet werden und werden nicht als Anlagevermögen in der Bilanz des Fuhrparks gelistet. Sie ermöglichen außerdem den unkomplizierten Wechsel von Fahrzeugmodellen nach Ablauf des Leasingvertrags. Dadurch bleibt die Flotte immer auf dem neusten Stand der Technik und MitarbeiterInnen freuen sich über die regelmäßige Modernisierung ihres Dienstwagens.
Mit der Fahrzeugbeschaffung geht es erst los
An Arbeit mangelt es im Fuhrpark selten. Denn mit der Fahrzeugbeschaffung ist es noch lange nicht getan. Die Fuhrparkleitung muss sich ebenfalls um die Beschaffung von Ersatzteilen, vor allem Reifen, Gedanken machen und dafür Sorge tragen, dass nötige Ausstattung wie Erste-Hilfe-Set, Warndreieck und Warnwesten mit an Bord sind. Für die Fahrzeuge muss eine entsprechende Versicherung abgeschlossen werden und es bedarf an Tankkarten für die MitarbeiterInnen. Anschließend müssen die Fuhrparkverantwortlichen mit den MitarbeiterInnen die Abholung und Schlüsselübergabe organisieren und mit ihnen die Dienstwagenüberlassungsverträge unterschreiben.
Mit Erhalt der Fahrzeuge fängt außerdem der Alltag der Dienstwagennutzung statt. Neben den üblichen Reparaturen und Wartungen sind Fuhrparkverantwortliche in der Pflicht, die Führerscheine der MitarbeiterInnen zu kontrollieren, für die jährliche Fahrerunterweisung zu sorgen und die Fahrzeuge jährlich nach den Richtlinien der UVV auf Arbeitstüchtigkeit prüfen zu lassen. Zum Glück gibt es für solche Aufgaben digitale und rechtlich sichere Lösungen.
