Kosten im Fuhrpark: So rechnet sich die Flotte

Unter die Fuhrparkkosten fallen alle Kosten, welche spezifisch mit der Arbeit im Fuhrpark zusammenhängen. Die Einnahmen, welche diesen Kosten gegenüberstehen, sind allerdings oft in ganz anderen Bereichen des Unternehmens zu verorten. Somit steht der Fuhrpark vor allem unterstützend zur Verfügung. Eine genaue Analyse des Break-Even-Points, also dem Zeitpunkt, ab dem der Nutzen des Fuhrparks die eigenen Kosten deckt, ist entsprechend komplex zu berechnen. Für manche Unternehmen stellt sich jedoch ohnehin keine Frage, ob es einen Fuhrpark benötigt. Sie sind auf die Fahrzeuge des Unternehmens angewiesen.

Unabhängig von der Frage der Einnahmen ist es in jedem Fall hilfreich, eine Übersicht über die Kosten im Fuhrpark aufzustellen – und damit gegebenenfalls Einsparungspotenziale zu entdecken. Weil der Fuhrpark in vielen Fällen von Mitarbeiterinnen als Nebentätigkeit geleitet wird, kommt eine solche Analyse gelegentlich aus Zeitmangel zu kurz, obwohl die Möglichkeiten für Einsparungen für das Unternehmen nicht irrelevant sind. Dabei kann das Flottenmanagement die Kosten des Fuhrparks anhand weniger Kostenstellen recht leicht erfassen.

Kosten im Fuhrpark berechnen

Das Fuhrparkmanagement kann nicht einfach die Kosten pro Fahrzeug ermitteln, indem es die Gesamtausgaben auf die unterschiedlichen Fahrzeuge aufteilt. Stattdessen muss für die Kostenkalkulation auf die in der BWL übliche Unterscheidung zwischen Fixkosten und variablen Kosten zurückgegriffen werden. Schließlich ergeben sich die Ausgaben pro Fahrzeug einerseits aus nutzungsunabhängigen Faktoren, andererseits aus Kosten, welche durch die Nutzung (meist anhand der Laufleistung gemessen) entstehen.

Fixkosten im Fuhrpark: Ausgaben sind unabhängig von Fahrzeugnutzung

Bereits mit der Anschaffung und Inbetriebnahme von Fahrzeugen im Fuhrpark entstehen Kosten, die meist nicht unerheblich sind. Leasingraten von Fahrzeugen fallen darunter ebenso wie die Kosten für die Versicherung. Auch Personalkosten müssen hier berechnet werden. Zwar fallen die Gehälter für die Fahrer und Fahrerinnen des Unternehmens nicht in den Bereich des Fuhrparks, sondern in andere Abteilungen, doch die Personalkosten durch die Arbeit des Fuhrparkmanagements müssen in jedem Fall berücksichtigt werden. Beschäftigte, welche diese Tätigkeit neben anderen Arbeiten erledigen, müssen ebenfalls einen Teil ihrer Arbeitszeit – und damit einen Teil des gezahlten Lohns –im Fuhrpark verrechnen.

Insgesamt ergeben sich damit folgende Arten von Fixkosten im Fuhrpark:

• Leasingraten oder Kaufpreise von Fahrzeugen
• Abschreibungen durch zeitliche Nutzung der Fahrzeuge
• Personalkosten im Fuhrparkmanagement
• Versicherungen
• Prüfkosten für die Fahrzeugprüfung
• Fahrzeugprüfung nach UVV
• Kosten für Stellplätze

Variable Kosten im Fuhrpark: Nutzungsabhängige Ausgaben

Im Gegensatz zu den Fixkosten entstehen die variablen Kosten im Fuhrpark nur mit der Nutzung der Fahrzeuge. Sobald ein Fahrzeug bewegt wird, verbraucht es nicht nur Kraftstoff, sondern verursacht auch weitere Kosten durch Verschleiß. Auch die Anzahl von Unfällen und Schäden am Fahrzeug steigt bei häufiger Nutzung. Um die Kosten im Fuhrpark zu senken, lohnt es sich für das Fuhrparkmanagement, die variablen Kosten pro Fahrzeug im Auge zu behalten. Hier zeichnet sich schnell ab, ob einige Fahrzeuge häufiger in die Werkstatt müssen, einen höheren Verbrauch haben und gegebenenfalls ein Ersatzfahrzeug die günstigere Alternative wäre.

Zu den variablen Kosten im Fuhrpark gehören:

• Leistungsabhängige Abschreibungen
• Wertminderungen bei Fahrzeugrückgabe
• Kosten für Kraftstoff, Öl und Schmierstoffe
• Abnutzung der Reifen
• Weiterer Verschleiß und Wartungskosten
• Inspektionen
• Reparaturen und Selbstbeteiligungen bei Unfällen
• Reinigung der Fahrzeuge
• Abgaben für Maut

Mischkosten und Prozesskosten

Nicht immer lassen sich Kosten genau einer Kostenart zuordnen. Beim Wertverlust eines Fahrzeugs handelt es sich beispielsweise um eine Mischung aus nutzungsunabhängigen und nutzungsabhängigen Faktoren. Einerseits verliert ein Fahrzeug selbst während der Standzeit an Wert, andererseits ist der Wertverlust auch abhängig von der Laufleistung.

Ebenfalls kompliziert wird es bei der Berechnung von Prozesskosten. Als Prozesskosten werden in der BWL die Kosten bezeichnet, welche durch vorgeschriebene Abläufe im Unternehmen entstehen. Im Fuhrpark gibt es sogar eine ganze Reihe von Prozessen, welche rechtlich vorgeschrieben sind. So muss das Fuhrparkmanagement zweimal pro Jahr die Führerscheine aller Fahrer und Fahrerinnen des Unternehmens prüfen, um hohe Bußgelder zu vermeiden. Einerseits handelt es sich hierbei um wiederkehrende Fixkosten, andererseits entstehen diese nur bei Bedarf durch den Arbeitsausfall der entsprechenden Angestellten. Gleiches gilt für die jährliche Fahrerunterweisung im Sinne der UVV: Die Kosten sind im Sinne der Fixkosten unabhängig von den gefahrenen Kilometern, fallen jedoch nur bei Nutzung der Fahrzeuge an.

Kosten im Fuhrpark sparen

Eine Pauschallösung, um Kosten im Fuhrpark zu sparen, gibt es nicht. Die Analyse der verschiedenen Kostenstellen und möglichen Alternativen sind von Fall zu Fall unterschiedlich. Ratsam ist es jedoch, sich nicht nur auf die offensichtlichen und großen Kostentreiber wie Leasingraten, Reparaturkosten oder Kraftstoffverbrauch zu fokussieren, sondern alle Kostenstellen im Blick zu halten.

So lässt sich beispielsweise durch die Einführung einer elektronischen Führerscheinkontrolle rechtliche Sicherheit herstellen und gleichzeitig die Arbeitszeit der Mitarbeitenden sparen. Gleiches gilt für die Verschiebung von Fahrerunterweisungen in Präsenz hin zu digitalen Lösungen zur Erfüllung der UVV.

An anderer Stelle lohnt es sich, erhöhte Ausgaben gegenüber dem finanziellen Nutzen zu betrachten. So können Leasingverträge mit Wartungs- und Verschleiß-Service zwar höhere Ausgaben mit sich bringen, diese Kosten jedoch ggf. an anderer Stelle wieder einspielen. Gerade bei der Instandhaltung der Fahrzeuge sollte ebenfalls nur mit Bedacht gespart werden: Regelmäßige Inspektionen können Reparaturen – und noch viel wichtiger: Fahrzeugausfällen – vorbeugen. Schließlich gilt bei allen Kostenberechnungen: Ist das Unternehmen auf die Fahrzeuge angewiesen, um Umsätze zu generieren, sollte der Betrieb der Flotte zu jedem Zeitpunkt gesichert sein.