Führerscheinkontrolle per App – spart das Kosten?


Gute Softwarelösungen müssen teuer sein – ein häufiger Irrglaube. Wir verraten Ihnen, wie Sie mit der elektronischen Führerscheinkontrolle DriversCheck Ihr Fuhrparkmanagement entlasten und ganz nebenbei versteckte Kosten aufdecken und einsparen.


Zusätzliche Kosten, wohin das Auge reicht? Gerade bei smarter Technologie lohnt sich ein zweiter Blick auf die Kalkulation. Denn oft sind Ausgaben für neue Systeme eine dauerhaft kostensenkende Investition. Bei der Führerscheinkontrolle per App können Sie beispielsweise Einiges sparen. Wir zeigen Ihnen, welche versteckten Kosten die manuelle Führerscheinkontrolle enthält und wie sich die Investition in ein smartes Kontrollsystem rechnen kann.

Offensichtliche und tatsächliche Kosten der Führerscheinkontrolle

Oftmals werden vor der Einführung neuer Technologien voreilige Schlüsse gezogen: „Elektronische Führerscheinkontrolle? Das kostet doch alles nur wieder Geld“ – ein weitgeläufiger Irrtum. Denn bei genauerer Betrachtung liegen die Ausgaben für eine App zur Führerscheinkontrolle weit unter denen einer manuellen Führerscheinkontrolle. Tatsächlich ist die elektronische Führerscheinkontrolle eine Investition, mit der Sie laufenden Kosten spürbar senken können.

Denn die manuelle Führerscheinkontrolle kostet viel Geld – man sieht es nur nicht auf Anhieb. Kein zusätzlicher Kostenpunkt taucht in der Bilanz auf, keine Rechnungen erreichen die Fuhrparkleitung. Das hat seinen Grund: Die Kosten der manuellen Führerscheinkontrolle verstecken sich auf der Gewinnseite der Bilanz. Wann immer die Fuhrparkleitung oder die Fahrer mit der manuellen Führerscheinkontrolle beschäftigt sind, können sie nicht produktiv arbeiten.

Wird die Führerscheinkontrolle hingegen mobil mit der App erledigt, lässt sich die Unterbrechung der Arbeitsabläufe vernachlässigen. Das macht sich am Ende des Jahres durchaus bemerkbar. Wir zeigen Ihnen anhand eines Vergleichs aus der Praxis, wie gravierend die Einsparungen sein können, wenn Sie die Führerscheinkontrolle per App erledigen.

Unternehmen A: Führerscheinkontrolle ohne App

Manfred M. arbeitet als Fuhrparkleiter in einem Dienstleistungsunternehmen mit 130 MitarbeiterInnen. Darunter sind 120 MitarbeiterInnen, die entweder einen eigenen Dienstwagen fahren oder gelegentlich Poolfahrzeuge nutzen. Nicht alle davon befinden sich am Hauptsitz des Unternehmens: ca. 50 FahrerInnen arbeiten dezentral und kommen im Alltag nur selten oder gar nicht in die Nähe des Büros von Herrn M.

Doch es hilft nichts: Die regelmäßige Führerscheinkontrolle aller FahrerInnen mit Zugriff auf die Fahrzeuge des Unternehmens ist Pflicht. Um dieser Pflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle gerecht zu werden, arbeitet Herr M. mit einer selbst angefertigten Exceltabelle. Hier trägt er alle Daten der FahrerInnen ein und kontrolliert halbjährlich ihre Führerscheine – so wie es die Grundsätze der Halterverantwortlichkeit vorschreiben.

Führerscheinkontrolle im Fuhrpark: Alles auf einen Blick

Rechtlich verpflichtend, dokumentarisch aufwendig, zeitlich intensiv: Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ist oft ein Dorn im Auge der zuständigen Fuhrparkleitung. In diesem Artikel erfahren Sie alles über diese unbeliebte Routineaufgabe. Von Ursprung und Sinnhaftigkeit, bis hin zur Art und Weise der ordnungsgemäßen Durchführung klären wir die wichtigsten Fragen.

Eigentlich geht Herr M. davon aus, dass er fehlerfrei arbeitet. Für die Führerscheinkontrolle blockt er extra einige Tage im Kalender und kontrolliert alle FahrerInnen in einem festen Zeitraum. Hierfür schickt er zunächst eine Rundmail mit einem Link zu einem Buchungssystem für die Termine, inklusive Follow-Up E-Mail und einen persönlichen Anruf für die MitarbeiterInnen, welche sich nicht eingebucht haben.

Nur der Datenschutz macht Herrn M. zu schaffen. Das Thema ist relativ neu für ihn, allerdings hat er sich einen verschließbaren Aktenschrank in sein Büro gestellt. Das macht den Raum wahrlich nicht schöner. Doch Herr M. weiß, dass die Daten der MitarbeiterInnen auf keinen Fall für andere Personen zugänglich sein dürfen.

Kosten der manuellen Führerscheinkontrolle

Bisher sind Herrn M. nur wenige Führerscheine durch die Lappen gegangen. Wie der Zufall es will, hat es eine Fahrerin geschafft, über drei Kontrollen hinweg jedes Mal im Urlaub zu sein. Zwar fährt die Fahrerin nur selten mit dem Poolfahrzeug, aber Herrn M. ist angst und bange geworden, als er den Flüchtigkeitsfehler bemerkte. Schließlich hat er bereits von den straf- und zivilrechtlichen Folgen bei Missachtung der Halterpflichten gelesen.

Und dann gab es noch den Fahrer, der ihn verwundert darauf aufmerksam machte, dass seine Kollegen jedes halbe Jahr die Führerscheine kontrollieren ließen, er jedoch bisher nur die Erstkontrolle mitgemacht hatte. Ein Zahlendreher im Datum der Kontrollliste: Herr M. hat es natürlich sofort behoben und die Liste noch einmal komplett überarbeitet.

Alles in allem arbeitet Herr M. allerdings sehr gewissenhaft. Doch arbeitet er auch effizient? „Klar!“, denkt Herr M. Schließlich ist er ein sehr organisierter Mensch – so wie es sich im Fuhrpark gehört. Deshalb integriert Herr M. die Führerscheinkontrolle in seinen Arbeitsalltag. Zwar sind das eine oder andere Mal wichtige Aufgaben liegen geblieben, doch er konnte sie im Laufe der Zeit nacharbeiten.

Aber wie sieht es mit dem Rest der Belegschaft aus?

Die zentralen MitarbeiterInnen benötigen für die Führerscheinkontrolle im Durchschnitt eine halbe Stunde Zeit. Dazu gehören die Terminfindung und der eigentliche Gang zum Büro des Fuhrparkmanagements. Die 50 dezentralen MitarbeiterInnen können die Fahrt zur Zentrale in den Arbeitsalltag integrieren, benötigen dennoch etwas mehr Zeit für die Anfahrt. Hier fällt pro Führerscheinkontrolle eine Stunde Arbeitszeit an. Da die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark des Unternehmens – wie empfohlen – zwei Mal im Jahr stattfindet, fallen bei Herrn M. also folgende versteckte Kosten an:

Führerscheinkontrolle App Kosten ohne App

Unternehmen B: Führerscheinkontrolle per App

Frauke F. übernimmt gerade in einem ähnlichen Unternehmen die Fuhrparkleitung. Der Fuhrpark versorgt 70 zentrale MitarbeiterInnen mit Poolfahrzeugen, die sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden. Zusätzlich fahren die 50 Außendienstler mit Dienstwagen. Für Frau F. macht es keinen Unterschied, ob die FahrerInnen täglich mit dem Dienstwagen fahren oder nur gelegentlich die Poolfahrzeuge nutzen: Alle Führerscheine müssen kontrolliert werden.

Frau F. ist mit ihrer Anstellung sogleich dem Bundesverbands Fuhrparkmanagement beigetreten. Als sie hier bei einer Fortbildungsveranstaltung mit einem Fuhrparkmanager eines großen DAX-Konzerns ins Gespräch kommt, fragt sie, ob dieser in so einem großen Unternehmen keine Probleme mit der Führerscheinkotrolle hätte. Der Fuhrparkmanager verweist mit einem Zwinkern, dass man so eine aufwändige Aufgabe heute doch an Experten auslagere. Führerscheinkontrolle per App – das sei modern und spare Kosten.

Ob sich das auch für ihren vergleichsweise kleinen Fuhrpark lohne? „Natürlich, rechnen Sie es mal durch. Sie haben mehr Zeit, Ihre Kollegen ebenfalls. Zusätzlich laufen Sie nicht Gefahr, etwas falsch zu machen. Achten Sie nur darauf, dass das System ortsunabhängig funktioniert. Prüfstationen sind meiner Meinung nach eher halbherzige Lösungen. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen außerdem für die flexible Lösung dankbar sein.“

Kostenersparnis durch Führerscheinkontrolle per App

Frau F. vergleicht sofort am nächsten Arbeitstag verschiedene elektronische Kontrollsysteme und berechnete das Einsparungspotenzial. Ihre Wahl fällt schnell auf DriversCheck, eine sehr günstige Option zur Führerscheinkontrolle per App – zudem ortsunabhängig und in allen Bereichen Datenschutzkonform. Die Kosten für das System sind leicht zu berechnen, denn es ist völlig egal, ob die Mitarbeiter im Innen- oder Außendienst beschäftigt sind. Die Kontrolle dauert nur wenige Sekunden, trotzdem rechnet Frau F. zur Sicherheit mit fünf Minuten pro Kontrollvorgang. Die laufenden Kosten für die elektronische Führerscheinkontrolle sind ebenfalls schnell aufgeschlüsselt:

Führerscheinkontrolle App Kosten mit DriversCheck

Damit ist die elektronische Führerscheinkontrolle nicht nur aus Perspektive des Datenschutzes und der Betriebssicherheit die bessere Wahl. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht, ist das System konkurrenzlos: knapp 3500 € würden sich mit der Einführung von DriversCheck einsparen lassen. Frau F. unterbreitet der Betriebsleitung schnell den Vorschlag: Die FahrerInnen sollten in Zukunft ihre Führerscheine per App kontrollieren können. Selbst die Unternehmensleitung würde profitieren. Schließlich können auch sie die App nutzen und Führerscheine ortsunabhängig und zu jeder Zeit kontrollieren.

Der neue Arbeitgeber ist begeistert und lobt Frau F. für ihr vorausschauendes Engagement. Doch ein letzter Zweifel muss noch beseitigt werden: „Ist so ein System denn nicht teuer in der Anschaffung?“, wird sie gefragt. Frau F. winkt ab: „Die Einrichtungsgebühr beträgt nur 99 Euro. Das ist weniger als ein Stahlschrank zum Verschließen der Dokumente der manuellen Führerscheinkontrolle.“ Das Thema Datenschutz überlässt sie ohnehin lieber den Experten.

Führerscheinkontrolle per App – günstig im Betrieb, entlastend im Fuhrpark

Die Entlastung durch die Einführung von DriversCheck macht sich im Arbeitsalltag von Frau F. deutlich bemerkbar. Insgesamt spart sie über zwei Wochen Organisationsaufwand pro Jahr. Die Unterbrechung der Arbeitsläufe ihrer KollegInnen gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Frau F. schaut gelegentlich in die Webapplikation zur Führerscheinkontrolle: Doch hier läuft alles automatisch ab – ganz ohne ihr Eingreifen.

Währenddessen plant Herr M. akribisch seine manuelle Führerscheinkontrolle und ist dennoch nicht gefeit vor Flüchtigkeitsfehlern und rechtlichen Grauzonen. Ganz nebenbei trägt das Unternehmen nicht unerhebliche Opportunitätskosten – die niemand bemerkt. Die Beschwerden kommen nur dann auf, wenn die MitarbeiterInnen ihren Arbeitsfluss unterbrechen müssen, um zur halbjährigen Führerscheinkontrolle anzutreten.

Die FahrerInnen bei Frau F. erledigen die Führerscheinkontrolle jedoch selbstständig per App, das System erinnert sie regelmäßig daran. Das ist smart, sicher und spart Zeit. Diese Zeit kann Frau F. nun für andere wichtige Aufgaben nutzen, wie zum Beispiel der Fahrerunterweisung nach UVV. Moment! Gab es da nicht sogar ein Erweiterungsmodul? Frau F. stellt sogleich einen Kostenvergleich an.


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