Poolfahrzeug oder Dienstwagen: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Carsharing im Fuhrpark: Mit Poolfahrzeugen lassen sich gegenüber Dienstwagen oft Kosten einsparen. Wir schauen uns die Unterschiede und Gemeinsamkeiten an.
16. Juli 2021

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Nils Heininger

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Auf einen Blick

Was ist der Unterschied zwischen Dienstwagen und Poolfahrzeugen?

Sowohl Poolfahrzeuge als auch Dienstwagen gehören dem Unternehmen und können von den MitarbeiterInnen genutzt werden. Beim Dienstwagen handelt es sich um ein personengebundenes Fahrzeug, Poolfahrzeuge stehen hingegen einer Gruppe von MitarbeiterInnen zur Verfügung.

Dürfen Dienstwagen und Poolfahrzeuge in der Freizeit genutzt werden?

Viele MitarbeiterInnen dürfen ihre Dienstwagen auch in der Freizeit nutzen. Dies wird in der Überlassungsvereinbarung festgelegt. Bei Poolfahrzeugen ist die Freizeitnutzung mit erhöhtem Organisationsaufwand verbunden, rechtlich steht der privaten Nutzung jedoch ebenfalls nichts entgegen. Wird das Firmenfahrzeug in der Freizeit genutzt, ist es als geldwerter Vorteil zu bewerten und muss entsprechend versteuert werden.Obwohl die FahrerInnen – besonders im Falle der eigenen Dienstwagen – das Dienstfahrzeug wesentlich öfter sehen als die Fuhrparkleitung, gilt das Unternehmen weiterhin als Fahrzeughalter. In der Regel wird dem Fuhrparkmanagement die Halterverantwortung übertragen. TÜV, UVV und die regelmäßige Führerscheinkontrolle gehören damit zur Pflicht für FuhrparkleiterInnen.

Wer ist für das Firmenfahrzeug verantwortlich?

Obwohl die FahrerInnen – besonders im Falle der eigenen Dienstwagen – das Dienstfahrzeug wesentlich öfter sehen als die Fuhrparkleitung, gilt das Unternehmen weiterhin als Fahrzeughalter. In der Regel wird dem Fuhrparkmanagement die Halterverantwortung übertragen. TÜV, UVV und die regelmäßige Führerscheinkontrolle gehören damit zur Pflicht für FuhrparkleiterInnen.

Text

Eigener Dienstwagen oder Poolfahrzeuge?

Corporate Carsharing – so wird das Konzept hinter Poolfahrzeugen häufig genannt. Zu Deutsch bedeutet das: Dienstwagen teilen. Was für den privaten Kfz-Gebrauch immer populärer wird, hat sich längst in vielen Betrieben etabliert. Nicht jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin benötigt schließlich einen eigenen Dienstwagen.

Beim herkömmlichen Dienstwagen läuft es einfach ab: MitarbeiterInnen, welche beruflich auf ein Fahrzeug angewiesen sind, bekommen Zugriff auf ein Dienstfahrzeug. Dabei wird jedem Fahrer oder jeder Fahrerin ein eigenes Fahrzeug zugewiesen. Poolfahrzeuge hingegen können von mehreren FahrerInnen genutzt werden. Oft bietet es sich an, einer Abteilung ein oder mehrere Fahrzeuge zur Verfügung zu stellen, welche von den Angestellten genutzt werden können. So können Kosten leicht lokalisiert und zugeordnet werden.

Poolfahrzeuge sind keine neue Erfindung, selbst wenn das Stichwort Corporate Carsharing ihnen einen modernen Anstrich verleiht. Allerdings vereinfachen moderne digitale Buchungs- und Verwaltungsmöglichkeiten die Zuteilung von Poolfahrzeugen, sodass die Organisation von Fahrten und Fahrerdaten zunehmend erleichtert wird. Dadurch lassen sich Kosten sparen: nicht nur in der Anschaffung der Fahrzeuge, sondern auch bei der regelmäßigen Wartung, UVV-Kontrollen und den Einsparungen an Stellplätzen.

Andererseits kann es bei einer unzureichenden Menge an Poolfahrzeugen schnell zu Engpässen kommen. Gerade wenn Ihre MitarbeiterInnen viel unterwegs sind, sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass immer genügend Fahrzeuge vorhanden sind. Dazu gehört, dass mit Ausfällen, Reparaturen und Verspätungen zu rechnen ist.

Viele Unternehmen stellen daher beide Optionen zur Verfügung. VielfahrerInnen bekommen einen zugeordneten Dienstwagen, während die Poolfahrzeuge von den gelegentlichen NutzerInnen in Anspruch genommen werden.

Private Fahrten im Dienstwagen oder Poolfahrzeug

Ob private Dienstfahrten zulässig sind oder nicht, muss vorab zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geklärt werden. Dies gilt sowohl für Dienstwagen als auch für Poolfahrzeuge. Private Fahrten sind alle Fahrten, welche nicht im direkten Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit stehen. Um Zuwiderhandlungen vorzubeugen, wird in der Überlassungsvereinbarung festgelegt, inwiefern die Firmenfahrzeuge genutzt werden dürfen.

Ist die Privatfahrt mit dem Firmenwagen erlaubt, so gilt die Fahrzeugnutzung im privaten Rahmen als geldwerter Vorteil. Geldwerte Vorteile sind Begünstigungen für Arbeitnehmer, welche als Einkommen versteuert werden müssen. Wie hoch die Besteuerung ist, hängt dabei von der Nutzung, dem Wert des Fahrzeugs und der Art der Versteuerung ab. Grundsätzlich bieten sich hier zwei Optionen an:

Info

1% Methode

Die Nutzung des Dienstwagens oder Poolfahrzeugs im privaten Rahmen kann pauschal über die 1 %-Methode versteuert werden. Das bedeutet, dass ein Prozent des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Wagens als geldwerter Vorteil angerechnet wird. Zusätzlich werden bei Nutzung für den Arbeitsweg 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer der FahrerInnen veranschlagt.

Info

Berechnung per Fahrtenbuch

Alternativ können die steuerpflichtigen Vorteile auf den Kilometer genau für alle FahrerInnen individuell über das Fahrtenbuch organisiert werden. Hierfür wird der Anteil der Privatfahrten der jeweiligen FahrerInnen an der Gesamtnutzung des Fahrzeugs berechnet. Dieser Prozentsatz an den Gesamtaufwendungen des Dienstwagens wird dann auf das zu versteuernde Jahreseinkommen hinzugerechnet. Allerdings muss das Fahrtenbuch hierfür lückenlos geführt werden.

Als Faustregel lässt sich sagen, dass sich das Fahrtenbuch für Arbeitnehmer lohnt, wenn der Bruttolistenpreis sehr hoch ist und das Fahrzeug seltener genutzt wird.

Durch die Besteuerung von geldwerten Vorteilen können NutzerInnen von Poolfahrzeugen ebenfalls sparen: Bei der 1 %-Methode wird der zu besteuernde Betrag auf alle FahrerInnen mit privater Nutzung aufgeteilt. Für vier Personen, welche Zugriff auf ein einzelnes Fahrzeug haben, führt die 1 %-Methode somit zu einer Beteiligung von 0,25 % für jede Person. Allerdings müssen die FahrerInnen mit Zugriff auf mehrere Fahrzeuge einen Anteil an jedem Fahrzeug versteuern.

Halterhaftung bei Dienstwagen und Poolfahrzeugen

Während Kosten und Nutzen sowohl für Unternehmen als auch Angestellte immer vom konkreten Fall abhängen, bleiben die allgemeinen Pflichten der Fahrzeughalter gleich. Denn sowohl bei Dienstfahrzeugen als auch bei Poolfahrzeugen gilt: Halter ist in der Regel das Unternehmen.

Fahrzeughalter ist immer diejenige Person, welche die Verfügungsgewalt über das Fahrzeug hat und für Kosten verantwortlich ist bzw. den Nutzen aus dem Betrieb des Fahrzeugs zieht. Bei Dienst- und Poolfahrzeugen ist dies meist das Unternehmen bzw. die Unternehmensleitung. Diese kümmert sich allerdings oft um andere Aufgaben als die Verwaltung des Fuhrparks. Daher kann die Unternehmensleitung die Halterverantwortlichkeit an die Fuhrparkleitung übertragen. Die Übertragung der Halterverantwortlichkeit ist an bestimmte Formalitäten gebunden und sollte sorgfältig dokumentiert werden.

Zu der Halterverantwortlichkeit gehören die Steuer-, Versicherungs- und Mitteilungspflicht sowie die Aufrechterhaltung der Betriebserlaubnis und der Verkehrssicherheit. Neben den wirtschaftlichen Aspekten spielt die Sicherheit eine besondere Rolle. Die Fuhrparkleitung ist zuständig für die Instandhaltung und Wartung der Fahrzeuge sowie der gesetzlich vorgeschriebenen regelmäßigen Kontrollen und Unterweisungen. Kommt die Fuhrparkleitung diesen Pflichten nicht nach, kann sie im Rahmen der Halterhaftung sogar persönlich haftbar gemacht werden.

Nicht vergessen: Die grundlegenden Pflichten im Fuhrpark

Da Poolfahrzeuge dem Unternehmen erlauben, gleichzeitig eine Vielzahl an FahrerInnen zu mobilisieren, kann es schnell unübersichtlich werden. Wichtige Routinen wie die regelmäßige Führerscheinkontrolle oder die Fahrerunterweisung können dadurch schnell in Vergessenheit geraten. Die Terminfindung wird ebenfalls durch unregelmäßige Nutzung und Abwesenheiten verkompliziert.

Im Rahmen der regelmäßigen Führerscheinkontrolle bietet sich daher eine automatisierte Lösung an. Mittels der elektronischen Führerscheinkontrolle von DriversCheck kontrollieren FahrerInnen jederzeit und überall den eigenen Führerschein per Smartphone-App. Sie werden halbjährlich an die bevorstehende Kontrolle erinnert, während die Fuhrparkleitung nur im Falle einer überzogenen Frist tätig werden muss.

Die jährliche Pflicht der UVV-Fahrerunterweisung ist besonders im großen Fuhrpark eine Mammutaufgabe – sofern man sie mit konventionellen Methoden durchführt. Anstelle von Gruppenunterweisungen mit langwieriger Terminfindung eignen sich durchdachte E-Learning Systeme wesentlich besser. Ihre MitarbeiterInnen können die Fahrerunterweisung bequem am Smartphone oder Rechner erledigen – und die Fuhrparkleitung wird spürbar entlastet.

Bei allen Pflichten spielt es keine Rolle, ob Sie Ihren FahrerInnen eigene Dienstwagen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen. In beiden Fällen gelten die Verpflichtungen der Halterverantwortlichkeit. Wer sich hier über entsprechende Software gut organisiert, spart sich Zeit, Aufwand und die Sorge um rechtliche Konsequenzen.

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Nils Heininger

Nils Heininger

Freier Redakteur
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