Poolfahrzeug-Vereinbarung: Erklärung und Muster

Was beim eigenen Dienstwagen der Dienstwagen-Überlassungsvertrag ist, entspricht bei von mehreren Personen genutzten Firmenwagen der Poolfahrzeug-Vereinbarung. Gerade weil mehrere Fahrerinnen und Fahrer Zugriff auf häufig sogar unterschiedliche Poolfahrzeuge haben, müssen hier allgemeingültige Vorschriften für den Umgang mit den Firmenwagen festgeschrieben werden.

Als Vertrag zwischen den MitarbeiterInnen und dem Unternehmen regelt die Poolfahrzeug-Vereinbarung den Zugriff, die Nutzungsbedingungen und sogar die Sanktionen im Falle eines Vertragsbruchs. Dadurch sichert sie sowohl Unternehmer als auch Arbeitnehmer ab. Dementsprechend ist die Poolfahrzeug-Vereinbarung sowohl als Vertrag als auch als Nutzungshandbuch zu verstehen.

Die Gegebenheiten sind von Fuhrpark zu Fuhrpark unterschiedlich, dementsprechend gelten je nach Unternehmen andere Regeln und andere Richtlinien.

Für deinen Betrieb gibt es daher keine Pauschallösung. Allerdings solltest du einige Aspekte bei der Ausarbeitung der Poolfahrzeug-Vereinbarung nicht vergessen.

Die Poolfahrzeug-Vereinbarung gilt für alle MitarbeiterInnen mit (potenziellem) Zugriff auf Poolfahrzeuge, dementsprechend musst du in ihr festlegen, wer überhaupt dazu gehört. Leicht fällt die Antwort hier in Branchen, bei denen die MitarbeiterInnen ihre Arbeit im Außendienst erledigen. Beim ambulanten Pflegedienst benötigt jede/r PflegerIn Zugriff auf Poolfahrzeuge. Doch wie sieht es in der Agentur für Kommunikationsdesign aus? Oder bei Versicherungen? Dazu musst du dir folgende Gedanken machen:

• Ab wie vielen Kilometern Fahrt pro Jahr für Kundenkontakt ist der Zugriff auf ein Poolfahrzeug gerechtfertigt?
• Ab welcher Position im Unternehmen sollte ein Fahrzeug bereitgestellt werden?

Des Weiteren solltest du dich in der Poolfahrzeug-Vereinbarung rechtlich absichern: Schreibe vor, dass Fahrzeuge des Unternehmens nur genutzt werden dürfen, wenn eine gültige Fahrerlaubnis vorhanden ist und das der Verlust des Führerscheins gemeldet werden muss. Außerdem kannst du hier bereits auf die halbjährliche Führerscheinkontrolle als Arbeitgeber hinweisen, die du als FuhrparkleiterIn vornehmen musst.

Außerdem kannst du weitere Einschränkungen festlegen. Zum Beispiel kannst du MitarbeiterInnen mit Einträgen von Verkehrsdelikten im polizeilichen Führungszeugnis (z.B. aufgrund von Fahrten unter Alkohol- oder Drogeneinfluss) von der Nutzung der Poolfahrzeuge ausschließen.

Wenn du deinen MitarbeiterInnen Fahrzeuge zur Verfügung stellst, haben beide Parteien gewisse Verpflichtungen. Diese sollten in der Poolfahrzeug-Vereinbarung genannt werden. Was genau dazu gehört ist häufig branchen- und unternehmensspezifisch. Einige Aspekte sollten jedoch immer Beachtung finden.

Obwohl manche Vorschriften selbstverständlich klingen, sollten sie mit aufgenommen werden. Die Poolfahrzeug-Vereinbarung sichert dich schließlich einerseits rechtlich ab, anderseits kann dein Unternehmen bei Verstößen auch arbeitsrechtliche Schritte wie Abmahnungen oder sogar Kündigungen einleiten.

Zu den Verpflichtungen für FahrerInnen gehören:

• Buchung und Schlüsselübergabe von Poolfahrzeugen
• Fahrten nur bei Fahrtüchtigkeit (keine mentale oder körperliche Krankheit und kein Einfluss von Drogen, Alkohol oder Medikamenten)
• den Verkehrsregeln muss gefolgt werden
• FahrerInnen, die im Alltag eine Brille oder Kontaktlinsen tragen, müssen dies auch während der Fahrt tun
• Fahrzeuge müssen vor jeder Fahrt auf Fahrtauglichkeit überprüft werden. Festgestellte Schäden müssen unmittelbar an die Fuhrparkleitung gemeldet werden.
• Verfahren bei Unfällen und Verursachung von Schäden
• Nutzung eines Fahrtenbuchs für steuerliche Zwecke
• Rauchverbot in Poolfahrzeugen
• Dokumentation von Kosten wie Benzin oder Mautgebühren
• Pflegevorschriften und Zustand bei Rückgabe
• Parkplätze nach Nutzung der Fahrzeuge
• Privatnutzungsverbot von Poolfahrzeugen (sofern erwünscht)
• Meldung des Entzugs der Fahrerlaubnis

Zu den Verpflichtungen des Unternehmens gehören:

• Versicherung der Fahrzeuge
• Sicherstellung der Verkehrssicherheit (HU/AU)
• Sicherstellung der Arbeitssicherheit (UVV Fahrzeugprüfung)
• Wartung der Fahrzeuge
• Jährliche Fahrerunterweisung
• Führerscheinkontrolle
• Keine Übernahme von Bußgeldern und keine Zahlung von Kaution für Fahrer, die während der Arbeit wegen Verkehrsdelikten verhaftet wurden

Außerdem sollte die Poolfahrzeug-Vereinbarung auch die möglichen Sanktionen bei Verstößen gegen den Vertrag festlegen. Dazu können arbeitsrechtliche Maßnahmen wie Kündigungen oder Abmahnungen gehören.

Falls du dich fragst, wie du all diese Aspekte in einem Dokument unterbringst, stellen wir hier für dich eine Vorlage zur Poolfahrzeug-Vereinbarung bereit. Bitte beachte, dass es sich hierbei nicht um eine Rechtsberatung handelt, sondern um ein Muster, welches an die Gegebenheiten des eigenen Fuhrparks angepasst werden sollte. Grundsätzlich sollten Verträge von einem Rechtsexperten geprüft werden.

Punkte wie die Berechtigung auf den Zugriff der MitarbeiterInnen, die Art und Weise der Buchung oder die Pflicht, ein Fahrtenbuch richtig zu führen, sind in unserem Muster zur Poolfahrzeug-Vereinbarung nicht berücksichtigt, da sie individuell sind. Privatfahrten mit dem Firmenwagen sind in der Vorlage verboten, sofern dies nicht im Arbeitsvertrag erlaubt wird. Die Vorteile dieses Vorgehens erläutern wir in unserem Artikel zu Privatfahrten mit Poolfahrzeugen.

Die Poolfahrzeug-Vereinbarung sichert dich zwar rechtlich in gewissem Umfang ab, sie bewahrt dich jedoch nicht vor der Kontrollpflicht. Gerade, wenn es um die Führerscheine deiner MitarbeiterInnen geht, musst du regelmäßig tätig werden. Fahrzeughalter sind zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle verpflichtet. Darunter versteht man allgemein die halbjährliche Kontrolle, die jedoch auch von den Fahrerinnen und Fahrern ohne dein Zutun über die elektronische Führerscheinkontrolle erledigt werden kann.

Auch den Fahrzeugzustand der Poolfahrzeuge solltest du regelmäßig überprüfen. Übergabeprotokolle können ebenfalls helfen, deine MitarbeiterInnen an die tägliche Überprüfung zu erinnern – sowie an ihre eigene Sorgfaltspflicht. Allerdings bleibst du als Halter grundsätzlich für den Zustand und die Verkehrstüchtigkeit verantwortlich.

Bitte beachte: Dieser Artikel dient lediglich der Informationsvermittlung und stellt keine Rechtsberatung dar. Da vertragliche Belange nicht pauschal und verallgemeinert abgebildet werden können, kann die tatsächlich nötige Formulierung im Einzelfall von unseren Mustern abweichen. Im Zweifelsfall ist es ratsam, einen Anwalt zu Rate zu ziehen.