E-Bike-Leasing: Wenn der Arbeitgeber das Elektrofahrrad bereitstellt

Im Rahmen des E-Bike-Leasings stellst du als Arbeitgeber interessierten Mitarbeitenden ein E-Bike bereit. Die E-Bikes selbst werden über einen Leasinggeber beschafft, der jedoch meist freie Modellwahl erlaubt.

Die Vertragsdauer zwischen deiner Firma und dem Leasinggeber läuft in der Regel 36 Monate und enthält häufig eine Versicherung sowie Reparatur- und Wartungsleistungen. Nach Ablauf des Vertrags geht das E-Bike zurück – oder kann vom Arbeitnehmer zu einem verhältnismäßig geringen Preis übernommen werden.

Doch was unterscheidet das E-Bike Leasing von einem Ratenkauf? Durch die Bereitstellung durch den Arbeitgeber können unter Umständen erhebliche steuerliche Vorteile für deine MitarbeiterInnen entstehen.

Als Arbeitgeber schließt du im Rahmen des E-Bike-Leasings einen Vertrag mit einem Leasinggeber ab. Bekannte Leasinggeber sind Jobrad, Mein Dienstrad oder Business Bike. Doch es gibt noch viele weitere Anbieter mit ähnlichen Konditionen.

Meist ist das System recht einfach: Deine MitarbeiterInnen suchen sich bei einem Fahrradhändler ihr gewünschtes Modell aus. Aus dem Kaufpreis, der Vertragslaufzeit und den gewählten Zusatzleistungen errechnet der Leasinggeber dann eine entsprechende Leasingrate für das E-Bike.

Für ein herkömmliches E-Bike-Leasing nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG eignen sich lediglich Elektrofahrräder, die nicht als Kraftfahrzeuge einzustufen sind. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn:

• die Motorunterstützung ab 25 km/h aussetzt,
• die Nennleistung weniger als 250 Watt beträgt und
• der Motor nur bei Pedalbetrieb aktiviert wird (Ausnahme sind hier Anfahr- und Schiebehilfe bis zu 6 km/h)

Bei den im Fachhandel üblichen E-Bikes (auch „Pedelecs“ genannt) sind diese Umstände in der Regel gegeben, es sei denn, die Elektrofahrräder sind als „S-Pedelec“ gekennzeichnet und unterstützen bis zu 45 km/h. Diese E-Bikes gelten bereits als Kraftfahrzeuge und unterliegen damit anderen Bedingungen.

Als Arbeitgeber schließt du sowohl mit dem Leasinggeber als auch mit deinen MitarbeiterInnen einen Vertrag ab. In einem Überlassungsvertrag mit den Arbeitnehmern werden die Nutzungsbedingungen des E-Bikes geregelt. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vertragsdauer
• Rückgabedatum und -details
• Genaues Modell
• Was passiert mit dem E-Bike im Falle einer Kündigung?
• Welche Nutzungseinschränkungen gibt es? (bspw. Wettkampfeinsatz)
• Pflichten bei Nutzung (bspw. Helmpflicht oder Durchführung von Inspektionen/ Wartungen)
• Kostenübernahmen bei Wartung, Reparatur, Versicherung, Diebstahl, Schäden etc.

Die meisten Leasinggeber stellen Arbeitgebern ein Muster für einen Überlassungsvertrag zur Verfügung, der an entsprechenden Stellen im Sinne des Unternehmens angepasst werden kann.

Wenn du dich für das Firmenleasing eines E-Bikes entscheidest, ist eine der entscheidenden Fragen, in welcher Form die E-Bikes deinen MitarbeiterInnen zur Verfügung gestellt werden. Bezahlen sie die Raten durch einen verminderten Lohn, also eine sogenannte „Gehaltsumwandlung“? Oder stellt dein Unternehmen ihnen bzw. ausgewählten MitarbeiterInnen das E-Bike ohne Gegenleistung, als sogenanntes „Gehaltsplus“ zur Verfügung?

Besonders profitabel für deine MitarbeiterInnen ist das E-Bike als Gehaltsplus – aus gleich zwei Gründen. Einerseits müssen sie für die Nutzung des E-Bikes nichts bezahlen, denn dies übernimmt dein Unternehmen. Andererseits ist die Nutzung bei Überlassung als Gehaltsplus seit 1. Januar 2019 sogar steuerfrei. Es muss entsprechend kein geldwerter Vorteil für das E-Bike versteuert werden.

Anders sieht dies bei der Überlassung über eine Gehaltsumwandlung aus. Hier muss monatlich ein Prozent des auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels des Bruttolistenpreises versteuert werden, also etwa 0,25 Prozent des Werts bei Kauf des E-Bikes.

Die üblichen Entfernungspauschalen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle können trotzdem weiterhin geltend gemacht werden. Eine Verpflichtung zur Nutzung des E-Bikes gibt es ebenfalls nicht.

Neben der kompletten Gehaltsumwandlung oder dem Gehaltsplus gibt es auch hybride Formen. So ist es möglich, dass der Arbeitnehmer zwar die Leasingraten übernimmt, der Arbeitgeber jedoch die Versicherungen oder andere Serviceleistungen zahlt. Auch hier fällt dementsprechend ein geldwerter Vorteil an.

Eigentümer des E-Bikes ist während und nach der Vertragslaufzeit der Leasinggeber. Er erlaubt lediglich die Nutzung durch die Arbeitnehmer des Unternehmens. Dies bedeutet auch, dass das E-Bike nach Ablauf des Leasingvertrags zurück an den Leasinggeber geht.

Allerdings ermöglichen viele Leasinggeber den Nutzern die Übernahme des E-Bikes zu einem Restwert. Diese darf jedoch vorher nicht festgelegt werden, da es sich dann rechtlich nicht um einen Leasingvertrag handeln würde. Dennoch geben einige Leasinganbieter ungefähre Richtwerte an. Business Bike und Jobrad rechnen beim Restwert mit etwa 18 Prozent der UVP, mein Dienstrad gibt die nicht garantierte Andienungsmöglichkeit bei 15 Prozent des Bruttolistenpreises nach 36 Monaten an (Stand: 1.11.2024).

Möchte der Arbeitnehmer das E-Bike nicht übernehmen bietet sich in Absprache mit dem Arbeitgeber ebenfalls ein neuer Leasingvertrag mit einem neuen E-Bike an.

Es ist offensichtlich: Vor allem den Mitarbeitenden kommt das E-Bike-Leasing zugute. Am deutlichsten zeigt sich dies in der steuerfreien Überlassung bei Nutzung eines Elektrofahrrads als Gehaltsplus. Doch auch bei der vergünstigten Versteuerung als geldwerter Vorteil spart der Arbeitnehmer im Vergleich zu einer Auszahlung des (höher versteuerten) Gehalts und dem Kauf eines E-Bikes.

Doch was springt eigentlich für dich dabei raus? Harte Zahlen für den Gewinn des Unternehmens aufzulisten fällt hier eher schwer, doch die Vorteile können mehr oder weniger direkt die Finanzen des Unternehmens betreffen. Fahren mehr Angestellte mit dem Fahrrad oder E-Bike zur Arbeit, müssen weniger Parkplätze bereitgestellt werden. Auch Verspätungen aufgrund von Staus oder dichtem Stadtverkehr werden reduziert.

Nicht zu verachten sind die Außenwirkung als ein zunehmend nachhaltig aufgestelltes Unternehmen sowie die Attraktivität als Arbeitgeber. Incentives sind am stark kommpetitiven Arbeitsmarkt immer gerne gesehen und E-Bikes sind ein interessanter Bonus gerade für Mitarbeitende, für die beispielsweise kein Dienstwagen infrage kommt.

Letztlich können auch die Fitness und Gesundheit der Mitarbeitenden durch die Nutzung von Fahrrädern und E-Bikes gesteigert werden, sofern sie diese regelmäßig nutzen. Gesundheit und Energie am Arbeitsplatz sind schließlich ein wichtiger Faktor für produktive Arbeit.

Letztlich lässt sich festhalten, dass E-Bike-Leasing für den Arbeitgeber keine Nachteile hat, wenn es im Rahmen der Gehaltsumwandlung geschieht. Hier zieht der Arbeitnehmer seine Vorteile rein aus den steuerlichen Regelungen. Der Arbeitgeber hingegen hat keine direkten zusätzlichen Kosten.

Lediglich der Vertragsabschluss kostet ein wenig Zeit zur Bearbeitung. Doch nach der Einrichtung der Verhältnisse mit dem Leasinggeber ist der Aufwand hier sehr überschaubar, da die Arbeitgeber den größten Teil der Arbeit selbst erledigen und schließlich nur die Verträge unterzeichnet werden müssen.