Kostendeckelung Firmen-PKW: Wann es sich lohnt, die 1-Prozent-Regel zu begrenzen
Der Firmenwagen ist abbezahlt und kostet dich monatlich weniger, als du versteuerst? Das muss nicht sein: Die Kostendeckelung kann die 1-Prozent-Regel für den Firmenwagen erheblich reduzieren. Erfahre hier, wann sie greift, wie sie berechnet wird und welche Fahrzeuge häufig betroffen sind.
Auf einen Blick
Wann greift die Kostendeckelung?
Wenn die 1-%-Regel höher ist als die tatsächlichen jährlichen Fahrzeugkosten, wird der geldwerte Vorteil auf diese Kosten begrenzt.
Wie werden Steuern für den Firmenwagen gedeckelt?
Die Kostendeckelung verhindert, dass ein Firmenwagen steuerlich höher bewertet wird, als er tatsächlich kostet – besonders relevant bei alten, abgeschriebenen oder wenig genutzten Fahrzeugen.
Ist die Kostendeckelung günstiger als die Fahrtenbuch-Methode?
Nein, da die Kostendeckelung die Gesamtkosten und die Fahrtenbuch-Methode nur einen Teil davon als Bemessungsgrundlage nimmt. Der Vorteil der Kostendeckelung liegt jedoch im geringeren Verwaltungsaufwand.
Kostendeckelung gilt für Nutzung der 1-Prozent-Regel
Wenn Unternehmer den Firmenwagen privat nutzen, müssen sie dafür Steuern zahlen. Um die entsprechenden Abgaben zu bemessen, können sie entweder ein Fahrtenbuch führen und den privaten Anteil der Firmenwagennutzung genau berechnen oder die 1-Prozent-Regel als Pauschale nutzen.
- Fahrtenbuch: Der genaue Anteil der privat zurückgelegten Kilometer von den insgesamt gefahrenen Strecken wird ermittelt. Anschließend wird das zu besteuernde Einkommen entsprechend aus den Betriebsausgaben abgeleitet.
- 1-Prozent-Regel: Monatlich wird 1 % des Bruttolistenpreises (inkl. USt) zur Besteuerung angesetzt.
Bei gewissen Elektrofahrzeugen gelten zusätzliche Regelungen, welche den zu versteuernden Anteil auf 0,5 % bzw. 0,25 % des Bruttolistenpreises senken. In solchen Fällen greift die Kostendeckelung selten, da die Bemessungsgrundlage bereits sehr niedrig ist.
Gerade bei abbezahlten und vollständig abgeschriebenen Fahrzeugen kommt es jedoch dazu, dass die tatsächlichen Betriebsausgaben pro Monat unter 1 % des Bruttolistenpreises liegen. In diesem Fall greift die Kostendeckelung.
Anwendung der Kostendeckelung
Die Kostendeckelung besagt, dass die Privatnutzung eines Firmenwagens steuerlich nicht höher angesetzt werden darf als die tatsächlichen jährlichen Fahrzeugkosten.
Entsprechend wird der zu versteuernde Betrag geringer ausfallen, sobald die Kosten 1 % des Bruttolistenpreises unterschreiten. Dies ist zum Beispiel häufig bei teuren, vollständig abgeschriebenen und selten genutzten Fahrzeugen der Fall.
Die Kostendeckelung gilt sowohl für Unternehmer als auch Arbeitnehmer. Beim Unternehmer werden die Abgaben für das Fahrzeug als Privatentnahmen verbucht, bei Arbeitnehmern sind sie als geldwerter Vorteil Teil des Gehalts.
Beispiel für die Berechnung der Kostendeckelung eines Firmenwagens
Geldwerter Vorteil nach 1-%-Regel
| Bruttolistenpreis | 45.000 € |
| 1-%-Regel pro Jahr | 450 € x 12 = 5.400 € |
Tatsächliche Fahrzeugkosten pro Jahr
| Abschreibung | 0 € (vollständig abgeschrieben) |
| Kraftstoff | 1.500 € |
| Versicherung | 900 € |
| Wartung/Reparatur | 800 € |
| Kfz-Steuer | 200 € |
| Gesamtkosten | 3.400 € |
In diesem Beispiel fallen besonders die ausbleibenden Abschreibungen ins Gewicht. Bei einem Grenzsteuersatz von 35 % ergibt sich aus der Differenz von 2.000 € eine Steuerersparnis von rund 700 € pro Jahr. Die Kostendeckelung sollte hier genutzt werden.
Fahrtenbuch lohnt sich meist eher
Wird die Kostendeckelung angewendet, werden die gesamten Betriebskosten des Fahrzeugs als Privatentnahme oder geldwerter Vorteil versteuert. Beim Fahrtenbuch wird jedoch immer nur der entsprechende Anteil der tatsächlichen Privatnutzung versteuert. Damit ist die Versteuerung per Fahrtenbuch in der Regel günstiger als die Berechnung per Kostendeckelung.
Die Kostendeckelung macht die 1-%-Regel also fairer – sie macht sie aber nicht günstiger als ein Fahrtenbuch. Der eigentliche Vorteil der Kostendeckelung liegt im geringeren Verwaltungsaufwand. Nicht für jeden Betrag lohnt es sich, die Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs in Kauf zu nehmen.
Gelegentlich fällt der Vorteil der Kostendeckelung ohnehin erst im laufenden Jahr auf. Wurde in dem entsprechenden Steuerjahr kein Fahrtenbuch geführt, kann nur die 1-Prozent-Methode oder die Kostendeckelung angewendet werden. Die Berechnung per Kostendeckelung ist dann die beste verbleibende Option.
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In diesen Fällen greift die Kostendeckelung
Der Fall der Kostendeckelung wird nicht automatisch bei der Steuererklärung erkannt. Daher muss als Privatentnahme oder geldwerter Vorteil der entsprechende Betrag angegeben werden. Zur Absicherung bei Nachfragen sollte eine Auflistung aller Kosten und die Gegenüberstellung zur 1-Prozent-Regel bereitgehalten werden.
Diese Faktoren führen dazu, dass eventuell die Kostendeckelung greift:
Fahrzeuge mit hohem Listenpreis: Je höher der Listenpreis, desto eher unterschreiten die Gesamtausgaben die Schwelle zur Kostendeckelung.
Gebrauchtfahrzeuge: Unabhängig vom Alter des Fahrzeugs bleibt der ursprüngliche Listenpreis die Grundlage der 1-%-Regel. Gebrauchtwagen als Firmenwagen verursachen jedoch – zumindest in der Anschaffung – weniger Kosten.
Abgeschriebene Fahrzeuge: Ist ein Fahrzeug (in der Regel nach 6 Jahren) komplett abgeschrieben, verursacht es im Betrieb nur noch laufende Kosten. Die Verringerung der Gesamtkosten durch die ausbleibende Abschreibung von Firmenwagen senkt die tatsächlichen Gesamtkosten deutlich.
Geringe Jahresfahrleistung: Fahrzeuge, die wenig genutzt werden, verursachen auch weniger Kosten. Dementsprechend kann eine geringe Fahrleistung dafür sorgen, dass die tatsächlichen Ausgaben die Pauschalversteuerung unterschreiten.
Günstiges Leasing: Besonders günstige Leasingangebote können ebenfalls dazu führen, dass die Kosten des Fahrzeugs die 1-Prozent-Bemessungsgrundlage unterschreiten.
Kostendeckelung und Fahrtenbuch mit Steuerberater prüfen
Die Kostendeckelung ist kein Steuertrick, sondern ein legitimes Korrektiv der 1-Prozent-Regel – und wird dennoch häufig übersehen. Wer einen älteren, abgeschriebenen oder günstig geleasten Firmenwagen fährt, sollte die tatsächlichen Jahreskosten einmal gegen die pauschale Bemessungsgrundlage gegenrechnen. Der Aufwand ist gering, das Ergebnis kann sich lohnen.
Da die Kostendeckelung nicht automatisch greift, empfiehlt es sich, das Thema einmal jährlich gemeinsam mit dem Steuerberater zu prüfen. Idealerweise sollte dann auch erwogen werden, in der Zukufnt ein Fahrtenbuch zu führen.
