Das ist Fuhrparkmanagement: Definition, Pflichten und Aufgaben

Die Definition des Fuhrparkmanagements ist relativ offen gehalten, da die tatsächlichen Aufgaben von FuhrparkmanagerInnen vor allem von der Fuhrparkgröße und der Branche abhängig sind. Da “Fuhrparkmanager” außerdem kein Ausbildungsberuf ist, kann die Definition nur sehr allgemein gefasst werden.

„Unter Fuhrparkmanagement versteht man allgemein die Planung, Beschaffung, Verwaltung und Überwachung aller durch das Unternehmen bereitgestellten Fahrzeuge. Dazu gehört insbesondere die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften im Rahmen der Halterhaftung.“

Synonyme zum Fuhrparkmanagement sind „Flottenmanagement“, „Fuhrparkleitung“, „Mobilitätsmanagement“ oder auch „Fuhrpark Administration“. Dementsprechend werden FuhrparkmanagerInnen häufig auch als „MobilitätsmanagerInnen“, „Fuhrparkleitung“ oder „Fuhrparkverantwortliche“ bezeichnet.

Als FuhrparkmanagerInnen bezeichnet man im Unternehmen die Personen, welche für die Fahrzeuge des Unternehmens (Flotte) zuständig sind. Sie tragen Verantwortung für die Einhaltung rechtlicher Vorschriften im Rahmen der Halterhaftung, sorgen für den sicheren Einsatz sowie die Instandhaltung der Fahrzeuge und steuern deren Kosten hinsichtlich der Beschaffung, Verwaltung und Nutzung.“

In vielen kleineren Betrieben wird die Tätigkeit als FuhrparkmanagerIn als Nebentätigkeit anderer Positionen ausgeübt. Dies ist mit Blick auf die vielfältigen Aufgaben und rechtlichen Vorschriften im Fuhrpark sehr beachtlich. Einige Aufgaben wie die Einhaltung der UVV und die regelmäßige Führerscheinkontrolle können dabei an entsprechende Dienstleister ausgelagert werden, sodass zumindest die Einhaltung der rechtlichen Pflichten der Halterhaftung automatisiert abläuft und keine Strafen drohen.

Kein Fuhrpark gleicht dem anderen. Je nach Branche und Größe des Unternehmens fallen spezifische Aufgaben an. Zu den wichtigsten Aufgaben im Fuhrpark gehören jedoch:

1. Flottenplanung und Fahrzeugbeschaffung
2. Verwaltung der Fahrzeuge
3. Einhaltung der Halterpflichten
4. Instandhaltung und Wartung der Flotte
5. Unfallmanagement und Vorgehen bei Verkehrsdelikten
6. Kostenverwaltung und Reporting
7. Branchenspezifische Aufgaben und Sicherheitsmanagement

Innerhalb der einzelnen Aufgaben gibt es viele weitere Teilbereiche, die je nach Struktur und Größe des Fuhrparks auf weitere MitarbeiterInnen aufgeteilt werden können. Gerade bei Fuhrparks großer Unternehmen mit teilweise mehr als 100 Fahrzeugen ist der Arbeitsaufwand im Fuhrpark nur im Team zu bewerkstelligen.

Viele Mobilitätsmanager sind bereits für die Beschaffung von Fahrzeugen zuständig. Dazu gehört die Absprache mit anderen Abteilungen und die Analyse der benötigten Anzahl an Fahrzeugen. Hierbei spielen auch Ersatzfahrzeuge für den Fall von Ausfällen und die Prognose für zukünftige Entwicklungen im Unternehmen eine Rolle. Außerdem müssen FuhrparkmanagerInnen den Bedarf hinsichtlich spezieller Ausstattung von Fahrzeugen analysieren.

Anschließend stellt sich die Frage nach der Art der Beschaffung: Leasing bietet heutzutage für viele Unternehmen eine günstige Beschaffung für Dienstwagen. Spezialausstattungen und Umbauten lassen sich jedoch nur über gekaufte Fahrzeuge realisieren. Mit diesem Wissen geht es dann in die Verhandlungen mit Autohäusern, Leasinganbietern und Co. Auch der Weiterverkauf von ausgedienten Fahrzeugen kann in die Verantwortung der Mobilitätsmanager fallen.

Als Fahrzeughalter gilt grundsätzlich die Unternehmensleitung. Doch es ist gängige und legale Praxis, die Halterverantwortlichkeit an die Fuhrparkleitung zu übertragen. Die Halterverantwortung liegt bei der,in der Regel die Unternehmensleitung, weshalb zur Administration des Fuhrparks in der Regel viele rechtliche Belange gehören.

Der Halter eines Fahrzeugs ist zuständig für den Zustand, die Verwaltung und den Zugriff auf die Fahrzeuge. Dazu gehören Anmeldung, Versicherung und Wartung, aber auch Aufgaben, die spezifisch für den Einsatz von Firmenwagen sind.

FuhrparkmanagerInnen müssen zweimal im Jahr die Führerscheine aller Fahrerinnen und Fahrer kontrollieren, zusätzlich zur Hauptuntersuchung jährlich eine UVV-Prüfung durchführen lassen und ihre MitarbeiterInnen einmal im Jahr durch eine UVV Unterweisung im Umgang mit dem Fahrzeug zu schulen.

Um den Organisationsaufwand und die Kosten möglichst gering zu halten, lohnt sich hier der Einsatz von smarter Technologie. Allerdings sollte man die Methoden der elektronischen Führerscheinkontrolle im Voraus genauer betrachten, denn Standards des Datenschutzes unterscheiden sich teilweise erheblich.

Die Verwaltung der Fahrzeuge beginnt mit der Zuteilung der Fahrzeuge und entsprechenden Dienstwagenüberlassungsverträgen. Sind Privatfahrten erlaubt, hat dies auch erhebliche Auswirkungen auf die Versteuerung, denn Dienstwagen gelten als geldwerter Vorteil. Dementsprechend lohnt sich häufig die Einführung eines Fahrtenbuches.

Bei Poolfahrzeugen müssen zusätzlich Schlüsselausgaben oder Ausgabesysteme eingeführt werden und gegebenenfalls sogar Fahrzeuge disponiert werden. All dies kann in den Aufgabenbereich des Fuhrparkmanagements fallen.

Fahrzeuge sind Gebrauchsgegenstände und besonders von vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern genutzte Poolfahrzeuge bleiben von Wartungsarbeiten nicht verschont. FuhrparkmanagerInnen müssen den Zustand von Fahrzeugen regelmäßig prüfen, Übergabeprotokolle kontrollieren und für die Verkehrstüchtigkeit, unter anderem im Rahmen der HU und AU, sorgen.

Hinzu kommt die Arbeitssicherheit. Dies schließt eine Gefährdungsbeurteilung durch einzelne Fahrzeuge ein und überschneidet sich mit den obengenannten Vorgaben zur UVV im Rahmen der Halterpflichten.

Auch von Schäden und Verkehrsdelikten bleibt der Fuhrpark nicht verschont. Der Fahrplan für Unfälle und Schäden mit Firmenwagen sollte bereits im Dienstwagenüberlassungsvertrag abgesteckt werden, genauso wie eventuelle Kostenübernahmen durch den Unfallverursacher. So wissen Fahrerinnen und Fahrer im Fall des Falles, wie sie Schäden abwickeln. Dadurch lässt sich unnötiger Aufwand für FuhrparkmanagerInnen vermeiden.

Bei Verstößen gegen die Straßenverkehrsordnung landen Strafzettel und Blitzerfotos in der Regel beim Fahrzeughalter – also im Fuhrparkbüro. Für FuhrparkmanagerInnen ist es ratsam, diese nicht stiefmütterlich zu behandeln, sondern den Behörden bei der Ermittlung der verantwortlichen Personen zu helfen. Ansonsten droht die Fahrtenbuchauflage – und damit erhöhter Arbeitsaufwand.

Neben der Übernahme der rechtlichen Verantwortung sind die Kosten im Fuhrpark für die Unternehmensleitung von besonderer Bedeutung. Obwohl die meisten Fuhrparks nur unterstützend wirken und keine direkten Einkünfte erzielen (die Ausnahme bilden bspw. Logistikunternehmen, Lieferdienste oder Mietservices), kommt dem Fuhrparkmanagement eine besondere Bedeutung zu. Denn der Einsatz von Fahrzeugen verursacht häufig sehr hohe Kosten – mit hohen Einsparungspotenzialen.

Kraftstoffkosten zu minimieren und auch die versteckten Verwaltungskosten durch digital gestützte Prozesse zu optimieren, fällt in den Aufgabenbereich von FuhrparkmanagerInnen. Dementsprechend müssen diese nicht selten Berichte für die Unternehmensleitung erstellen und Lösungen zum kosteneffizienten Arbeiten finden.

Neben den allgemeinen Tätigkeitsfeldern im Fuhrpark gibt es noch branchenspezifische Aufgaben. So unterliegen Fahrzeuge für den Transport von Gefahrengütern oder Lebensmitteltransport spezifischen rechtlichen und technischen Anforderungen. Außerdem kann der Fuhrpark auch aus mehr als LKW und PKW bestehen. Auch Motorroller, Fahrräder und E-Bikes gehören dazu. Entsprechend können spezifische Sicherheitsschulungen für das Personal langfristig Kosten senken.

Auch das Nachhaltigkeitsmanagement wird immer wichtiger. Nicht nur für die Umwelt, sondern auch für das Image eines Unternehmens. Elektroautos können für bestimmte Branchen sogar finanzielle Vorteile bieten – doch sind sie meist auch an die Einrichtung eines eigenen Ladeparks gebunden.

Wer einen Fuhrpark managen möchte, braucht aufgrund der Vielfältigkeit der Aufgaben spezielle Fähigkeiten und Kenntnisse. FuhrparkmanagerInnen haben in der Regel Erfahrungen in der Verwaltung von Fahrzeugen gesammelt und kennen sich mit den rechtlichen Bestimmungen der Halterhaftung aus. Dabei spielt auch der richtige Umgang mit den Vorgaben des Datenschutzes eine Rolle. Da es sich nicht um eine Berufsausbildung handelt, können Fortbildungen den Einstieg in die Tätigkeit erheblich erleichtern.

Neben den Kenntnissen und Erfahrungen müssen FuhrparkmanagerInnen auch die nötigen sozialen Kompetenzen mitbringen, denn sie haben nicht nur mit Fahrzeugen, sondern auch mit Menschen zu tun. Dazu gehören einerseits Verhandlungen bei der Fahrzeugbeschaffung, aber auch die Zusammenarbeit mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf allen Ebenen des Unternehmens. Schließlich werden Dienstwagen sowohl von CEOs als auch von Angestellten gefahren – die rechtlichen Pflichten gelten jedoch für alle.

Nicht zuletzt spielen bei der erfolgreichen Arbeit im Fuhrparkmanagement auch Flexibilität und die Freude an Entwicklungen eine wichtige Rolle. Durch smarte Lösungen lassen sich rechtliche Risiken beseitigen und gleichzeitig Kosten und Arbeitsaufwand reduzieren. Das Fuhrparkmanagement ist keine statische Aufgabe, sondern verändert sich kontinuierlich mit neuen Gesetzen und Entwicklungen in der Branche.