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Auf einen Blick
Was ist bei bei der Schlüsselvergabe im Fuhrpark zu beachten?
Im Fuhrpark sollten Schlüssel eindeutig gekennzeichnet und sicher aufbewahrt werden. Die Vergabe kann zentral auf manuellem oder automatisierten Wege erfolgen. Dabei ist auf die genaue Protokollierung der Schlüsselübergaben zu achten.
Wie läuft die Protokollierung der Schlüsselvergabe ab?
Die Protokollierung von Schlüsselübergaben erfolgt bei der manuellen Vergabe meist händisch und daher mit Arbeitsaufwand zur Ausführung und Dokumentation. Bei elektronischen Lösungen werden die Protokolle direkt digital gespeichert – ohne Arbeitsaufwand beim Fuhrparkmanagement oder den FahrerInnen.
Wie kann das Schlüsselmanagement im Fuhrpark dezentral organisiert werden?
Über spezielle Schließsysteme im Auto können Fahrzeuge in Kombination mit entsprechenden Apps zur Freischaltung auch dezentral geöffnet werden. Meist befindet sich der eigentliche Schlüssel dann zusätzlich gesichert im Handschuhfach.
Einheitlichkeit als Herausforderung in der Schlüsselverwaltung des Fuhrparks
Was bei der Fahrzeugbeschaffung und des einheitlichen Auftritts des Unternehmens von Vorteil sein kann, ist im Schlüsselmanagement eine Herausforderung: Je einheitlicher der Fuhrpark, desto besser muss deine Schlüsselverwaltung organisiert sein. In einheitlichen Fuhrparks sehen schließlich fast alle Schlüssel gleich aus und ohne ein System zur Schlüsselverwaltung, sei es noch so simpel, wirst du schnell in Schwierigkeiten kommen und nervös in deinen Schubladen nach dem passenden Schlüssel suchen.
Unabhängig vom gewählten System zur Schlüsselverwaltung im Fuhrpark bilden daher die genaue Kennzeichnung und feste Aufbewahrungsplätze die Grundlage jedes Schlüsselmanagements – genau wie die penible Dokumentation von Entnahmen und Rückgaben. Schließlich willst du immer wissen, wer mit welchem Fahrzeug zu welcher Zeit unterwegs war.
Dokumentation ist im Schlüsselmanagement essenziell
Die Dokumentation von Schlüsselübergaben im Fuhrpark kann nicht genau genug ausgeführt werden. Einerseits bewahrt sie das Unternehmen vor der Fahrtenbuchauflage, welche angeordnet werden kann, wenn die zuständigen Behörden bei Verkehrsdelikten nicht die zuständige Fahrer oder die zuständige Fahrerin ausfindig machen können. Andererseits hast du auch ein Auge auf den Einsatz der Fahrzeuge, kannst die Daten mit angeordneten Einsätzen und dem Fahrtenbuch abgleichen und damit unerlaubten Privatfahrten vorbeugen.
Der wichtigste Punkt einer genauen Dokumentation am Fahrzeug sind jedoch Schäden. Bei freiem Zugang zu Fahrzeugen, ohne ein genaues System zur Schlüsselverwaltung im Poolfahrzeug und ohne Übergabeprotokolle können kleine und große Schäden schnell untergehen. Verpflichtende Dokumentation und eine nachvollziehbare Schlüsselübergabe erhöhen die Überprüfbarkeit und damit auch das Verantwortungsbewusstsein von Fahrerinnen und Fahrern.
Im Fuhrpark ist die Halterhaftung eine unvermeidbare Aufgabe. Regelungen zu den Pflichten von Fahrzeughaltern finden sich im Gesetz an verschiedenen Stellen. Wir haben hier für dich die wichtigsten Informationen zur Halterhaftung zusammengeführt.
Manuelles Schlüsselmanagement im Fuhrpark
Während sich die Digitalisierung von Prozessen im Bereich der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen Fahrerunterweisung schon in kleinen Fuhrparks rechnet, und auch die Frage, wie oft eine Führerscheinkontrolle durchzuführen ist, klar geregelt ist, musst du die Schlüsselübergabe nicht zwangsläufig elektronisch steuern. Auch als Übergangslösung ist die manuelle Schlüsselübergabe akzeptabel. Der freie Zugang zum Aufbewahrungsort ist nicht ratsam, da Schlüssel verschwinden können, ohne dass klar ist, wer welchen Schlüssel entnommen und tatsächlich zurückgegeben hat.
Bei der manuellen Schlüsselübergabe solltest du auf folgende Dinge achten:
- Dokumentation und Protokolle müssen unmittelbar geschehen und dürfen nicht manipulierbar sein
- Schlüssel sollten mit eigenen Fahrzeugnummern oder Kennzeichen markiert werden
- Aufbewahrung sollte sicher in einem Safe stattfinden. Hier sollte nicht unnötig gespart werden, da Diebe sonst schnell Zugriff auf den gesamten Fuhrpark erlangen können.
- Für Krankheitsfälle sollten mehrere MitarbeiterInnen in das System eingewiesen werden
- Für Rückgaben außerhalb der Arbeitszeiten sollte ein sicherer Schlüsselkasten oder ein ähnliches System bereitgestellt werden
Die manuelle Kontrolle erlaubt dir den genauen Überblick und volle Kontrolle über die Schlüsselausgabe. Allerdings bist du auch komplett in den Prozess involviert und musst gegebenenfalls andere Arbeiten abbrechen und bei Außenterminen einen Stellvertreter organisieren. Dazu gehört auch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gegebenenfalls auf dich zurückkommen und nach Fahrzeugverfügbarkeit fragen, da diese für sie zentral nicht einsehbar ist.
Elektronisches Schlüsselmanagement mit Schlüsselschrank
Um die Schlüssel im Fuhrpark automatisch zu verwalten, kannst du ebenfalls auf elektronisch gesicherte Schlüsselschränke zurückgreifen. Diese verursachen in der Anschaffung zwar relativ hohe Kosten, dafür arbeitet das System langfristig automatisch.
Schlüsseltresore mit digitaler Verwaltung können per PIN-Codes, RFID-Chips oder Apps gesteuert werden. Fahrerinnen und Fahrer können damit vor Fahrtantritt verschiedene Schlüssel beantragen und diese aus dem Tresor entnehmen. Herstellerabhängige Sicherungssysteme sorgen dafür, dass nur der beantragte Schlüssel entnommen werden kann. Teilweise sorgen sogar LEDs dafür, dass die Angestellten ihre Schlüssel schnell finden. Ein weiterer Vorteil ist, dass du bei vielen digitalen Systemen gleich im Vorfeld die Berechtigungen auf unterschiedliche Schlüssel vergeben kannst. So haben nicht alle Fahrerinnen und Fahrer Zugriff auf jedes Fahrzeug.
Besonders hilfreich ist auch die Protokollierung: Mit digital gesteuerten Schlüsselschränken gibt es keine Manipulationsmöglichkeiten. Das System erkennt in der Regel auf die Sekunde genau, wer welchen Schlüssel entnommen hat. Und noch wichtiger: Wann dieser zurückgegeben wurde. Dennoch erfordert das System einen zentralen Aufbewahrungsort, welcher immer in der Nähe der Fahrzeuge liegen sollte.
Die UVV-Fahrzeugprüfung gehört zu den rechtlichen Vorschriften im Fuhrpark des Unternehmens. In diesem Beitrag klären wir, warum die Fahrzeugprüfung nach DGUV Vorschrift 70 nötig ist und wie Sie die jährliche Prüfung ihres Fuhrparks am besten organisieren.
Elektronisches Schlüsselmanagement als Gesamtsystem
Der Nachteil der oben genannten Systeme ist der ausschließlich zentrale Zugang zu Fahrzeugen. Gerade bei Poolfahrzeugen mit wechselndem Standort und vielen wechselnden Fahrern kann es von Vorteil sein, das Schlüsselmanagement komplett dezentral zu steuern. Allerdings benötigt dieses System auch einige Eingriffe und Umbauten am Firmenwagen. Hier musst du gerade bei Leasingfahrzeugen gegenprüfen, ob es im Rahmen der Vertragsbedingungen liegt.
Das Prinzip kennst du vielleicht von Mietwagen und Carsharing-Angeboten. Über eine App kannst du das Fahrzeug an jedem Ort öffnen. In dem Fahrzeug selbst findest du dann den Schlüssel und gegebenenfalls eine Tankkarte im Handschuhfach. Allerdings müssen Fahrzeuge entsprechend ausgestattet sein. Abhängig vom Anbieter kann es außerdem gelegentlich zu Problemen mit der Freischaltung kommen. Gerade in Parkhäusern oder Tiefgaragen gestaltet sich die mobile Freischaltung hin und wieder schwierig. Außerdem muss der Fahrer oder die Fahrerin eine App auf dem eigenen Smartphone oder dem Diensthandy installieren und sich anmelden, um Zugriff auf das Fahrzeug zu bekommen.
Der Vorteil der Technologie liegt jedoch auf der Hand: Fahrerinnen und Fahrer müssen nicht zum Safe oder Schlüsselschrank laufen und können das Fahrzeug überall für ihre Zwecke freischalten. Fahrerwechsel sind damit sogar außerhalb des Firmengeländes denkbar und können entsprechend protokolliert werden. Außerdem kann in der Software stets eingesehen werden, welches Fahrzeug in Gebrauch und welches Fahrzeug frei ist. Dies bietet mehr Flexibilität in der Planung der Fahrten.
Vor- und Nachteile unterschiedlicher Systeme zur Schlüsselverwaltung im Fuhrpark
Generell stellt sich kein System zur Schlüsselverwaltung im Fuhrpark als die pauschal beste Lösung dar. Gerade für kleine Fuhrparks mit sehr wenigen Fahrzeugen und wenigen Einsätzen kann die manuelle Schlüsselvergabe trotz des Arbeitsaufwands die kostengünstigste Möglichkeit sein. In schnell wachsenden Fuhrparks hingegen lohnt sich die Einführung des digitalen Schlüsselschranks, bei dem jedoch darauf zu achten ist, genug freie schlüsselplätze für zukünftige Zuwächse im Fuhrpark einzuplanen. Schließlich entstehen hier vor allem Anschaffungskosten.
Für die maximale Flexibilität lohnt sich hingegen die Einführung telematischer Schlüsselsysteme. Besonders bei großen Fuhrparks mit wechselndem und dezentral stationiertem Personal bietet die Freischaltung von Fahrzeugen per Apps große Vorteile im Arbeitsablauf, die gegebenenfalls die Kosten der Einführung der Systeme rechtfertigen.
- Kontrolle über Dokumentation
- Nachvollziehbare Fahrzeugnutzung
- Einschränkung des Zugriffs für unterschiedliche MitarbeiterInnen
- Meist Diebstahlsicher gebaut
- Dezentraler Zugang: Keine Schlüsselabholung nötig
- Einschränkung des Zugriffs für unterschiedliche MitarbeiterInnen
- Kein physischer Safe für Hauptschlüssel nötig
- Stellvertreter für Krankheit und Abwesenheit nötig
- App, RFID-Chip oder PIN-System nötig
- Hohe Anschaffungskosten
- App oder Endgerät nötig
- Geladener Akku und Netzempfang nötig
- Schließsystem muss in Fahrzeugen verbaut werden
Kein Führerschein vorhanden: Fahrzeugzugang begrenzen
Sowohl bei manuellen als auch bei elektronisch gestützten Schlüsselvergabesystemen muss darauf geachtet werden, wer welche Fahrzeuge überhaupt fahren darf. Dazu gehört nicht nur die Vorlage des Führerscheins beim ersten Fahrtantritt, sondern auch die gesetzlich vorgeschriebene, regelmäßige Führerscheinkontrolle.
Fahrerinnen und Fahrer müssen ihre Führerscheine halbjährlich zur Kontrolle Vorlegen, bzw. die vorhandene Fahrerlaubnis über eine Smartphone-Apps zur Führerscheinkontrolle nachweisen. Können sie dies nicht fristgerecht tun, sollte ihnen der Zugang zum Dienstwagen untersagt werden. Ansonsten drohen dir als Fuhrparkmanager im Falle einer Führerscheinkontrolle im Ernstfall empfindliche Strafen. Ein gutes Schlüsselmanagement – ob digital oder manuell – lässt solche Einschränkungen ebenfalls zu.
