DriversCheck automatisiert den Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle

Beim Umgang mit den personenbezogenen Daten von FahrerInnen im Unternehmen gibt es einiges zu beachten. In diesem Beitrag beleuchten wir die Prozesse bei der elektronischen Führerscheinkontrolle von DriversCheck genauer.
25. April 2022

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Nils Heininger

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DriversCheck automatisiert den Datenschutz bei der Führerscheinkontrolle

Beim Umgang mit den personenbezogenen Daten von FahrerInnen im Unternehmen gibt es einiges zu beachten. In einer Beitragsserie zum Thema Datenschutz im Fuhrpark setzen wir uns deshalb mit den Anforderungen der DSGVO auseinander – und wie Fuhrparkmanager die Aufgabe Datenschutz am besten bewältigen.

In vorangegangen Beiträgen haben wir die Anforderungen des Datenschutzes im Detail betrachtet und die unterschiedlichen Methoden der elektronischen Führerscheinkontrolle nach Aspekten des Datenschutzes untersucht. In diesem Beitrag beleuchten wir die Prozesse hinter der elektronischen Führerscheinkontrolle von DriversCheck genauer.

Der Datenschutz sollte im Fuhrpark nicht übersehen werden

Spätestens seit der Verabschiedung der DSGVO ist klar: Im Unternehmen haben alle MitarbeiterInnen das Recht auf gewissenhaften Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Europaweit müssen seitdem Arbeitsprozesse an die neuen Regelungen angepasst werden. Die Umstellung auf rechtskonforme und zugleich effiziente Prozesse der Datenverarbeitung dauert bis heute an. Selbst dort, wo Datenschutz zunächst kein großes Thema war.

Im Fuhrpark werden personenbezogene Daten wohl nur im seltensten Fall bewusst zweckentfremdet genutzt. Dennoch greifen die Vorschriften des Datenschutzes dort genauso wie überall im Unternehmen. Die MitarbeiterInnen müssen daher über alle Datenerhebungen und deren Zwecke aufgeklärt werden – und diesen jederzeit widersprechen können. Selbst vier Jahre nach Inkrafttreten der DSGVO ist das noch immer keine Selbstverständlichkeit.

Die Arbeit mit einem lückenhaften Datenschutz kann lange Zeit gut gehen –  bis die Prozesse von außen kontrolliert werden. Bei Missachtung der Vorschriften öffnen Arbeitgeber eine weite Flanke für teilweise hohe Strafen. Besonders bei Rechtsstreitigkeiten bei Beendigung des Arbeitsverhältnis ist der Datenschutz ein beliebtes Druckmittel auf Seiten der ehemaligen MitarbeiterInnen.

Und nicht zuletzt ist der Betriebsrat stets am Schutz der Rechte der Belegschaft interessiert. Der Datenschutz steht dementsprechend oft ganz oben auf der Checkliste, wenn es um die Einführung neuer Technologien und Prozesse im Unternehmen geht.

So sicher läuft die Führerscheinkontrolle bei DriversCheck

Als Kooperationspartner von Fuhrparks in Großkonzernen kennen wir bei DriversCheck die Anforderungen der Betriebsräte nur zu gut. Doch unsere Kontrollsoftware überzeugt sowohl Belegschaft als auch Unternehmensleitung immer wieder aufs Neue. Nicht umsonst, haben wir unsere Lösung von Grund auf entlang der rechtlichen Vorgaben entwickelt und für den Betriebsalltag immer weiter optimiert. DriversCheck garantiert die Einhaltung der rechtlichen Vorschriften auf allen Ebenen – und das mit geringstmöglichem Aufwand.

Schon bei der Ersterhebung der Daten wird nur das Nötigste gespeichert

Da die Führerscheinkontrolle im Gesetz fest verankert ist und im Zweifelsfall vom Unternehmen auch nachgewiesen werden muss, ist die Erhebung von Daten unumgänglich. Während jedoch bei der manuellen Führerscheinkontrolle häufig Kopien von Führerscheinen gemacht werden, und dabei auch unnötige Bilddaten anfallen, setzt DriversCheck auf die minimale Datenerhebung.

Um einen Fahrer oder eine Fahrerin im System zu registrieren, haben Fuhrparkverantwortliche drei Optionen: Entweder legen Sie die Daten der Person in Verbindung mit einer Sichtkontrolle der Führerscheine selbst im System an, führen einen Nutzerimport durch oder Sie lassen sich die Arbeit vom VideoIdent-Verfahren von DriversCheck abnehmen.

In diesem Prozess wird nur der Name, das Geburtsdatum, das Ablaufdatum des Führerscheins sowie die Führerscheinklassen und ein Kontrollmerkmal eingetragen. Dabei handelt es sich je nach Führerscheintyp um eine Führerschein- oder Siegelnummer. Die gespeicherten Daten verbleiben bei DriversCheck als primärer Ansprechpartner und werden nicht von Dritten genutzt.

Wichtig für das datenschutzkonforme Vorgehen ist ebenfalls die Transparenz: Alle FahrerInnen werden vor dem Prozess mittels digitaler Datenschutzerklärung über Zweck und Verwendung der Daten sowie über ihre diesbezüglichen Rechte aufgeklärt. Eine einzige Bestätigung anstelle von zahlreichen Kopien und Unterschriften.

Bei der regelmäßigen Überprüfung fallen nur die wichtigsten Daten an

Als einzige Software auf dem Markt kann DriversCheck den deutschen EU-Kartenführerschein ohne den Rückgriff auf Menschen fälschungssicher erkennen. Dies erledigt die Software über die Kamera des Smartphones. Entscheidend für den Datenschutz ist hierbei, dass die Software kein Bild des Führerscheins aufnimmt, sondern lediglich dessen Echtheit überprüft und dann die erfolgte Kontrolle bestätigt.

Gleiches gilt für die Siegelkontrolle. Über ein zuvor auf dem Führerschein angebrachten, kopiergeschützten QR-Code kann DriversCheck den vorhandenen Führerschein überprüfen, ohne andere Daten mit aufzunehmen. Durch die Überprüfung mittels QR-Siegel entkoppelt DriversCheck die Führerscheinkontrolle von personenbezogenen Daten – datenschutzkonformer geht es nicht.

Löschung der Daten bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Jeder Fahrer und jede Fahrerin hat auf Wunsch oder nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses das Recht auf Löschung aller personenbezogenen Daten. In Fuhrparkbüros, die auf Dokumentationsordner und Aktenschränke setzen, ist dies mit hohem Aufwand verbunden. Schließlich müssen die Daten selbst nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch für einige Zeit aufbewahrt werden, um für eventuelle Rechtsstreitigkeiten als Nachweis zu dienen.

So finden sich in vielen Fuhrparks noch etliche Daten ehemaliger MitarbeiterInnen, die schon lange hätten entfernt werden müssen. Bei digitalen Lösungen ist das Risiko hierfür gleich null. Über die Browserapplikation können Administratoren ohne großen Aufwand FahrerInnen aus dem System entfernen. Die Löschung der Daten geschieht dann automatisch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. Die Löschfrist legen die Kunden von DriversCheck dabei selbst fest. Damit auch nach Löschung der Daten keine Zweifel übrig bleiben, protokolliert DriversCheck sogar die Löschung der Daten.

Verschlüsselte Übertragung statt verschlossene Schränke

Zu den Pflichten des Arbeitgebers gehört nicht nur die ordnungsgemäße Erhebung und Löschung der Daten, sondern auch deren sichere Aufbewahrung. Während im Fuhrpark der Vergangenheit schmucklose, verschließbare Aktenschränke die Daten der MitarbeiterInnen vor unbefugtem Zugriff schützten, setzt der moderne Fuhrpark mit DriversCheck auf digitale Sicherheitsmechanismen.

Bei der Übertragung aller erfolgten Kontrolldaten setzt DriversCheck auf verschlüsselte Kommunikationswege. Die Daten der FahrerInnen werden anschließend auf sicheren, TÜV-zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert und sind nach Onlinebanking Standards vor fremdem Zugriff geschützt. Dritte haben zu keiner Zeit Zugriff auf die gespeicherten Daten.

Dank moderner Technologie: Rechtssicherheit trotz minimaler Datenerhebung

Obwohl DriversCheck nur mit minimaler Datenerhebung arbeitet, können Fuhrparkverantwortliche alle Kontrollen innerhalb weniger Klicks abrufen. Im Falle eines Rechtsstreits weisen Arbeitgeber so die regelmäßig erfolgten Führerscheinkontrollen lückenlos nach.

Elektronische Führerscheinkontrolle gibt es viele – doch keine bietet einen so umfangreichen Schutz wie DriversCheck. Wer Halterhaftung und Datenschutz in sicheren Händen wissen will, setzt auf den Marktführer der elektronischen Führerscheinkontrolle.

Das wird bei der Prüfung auf Betriebssicherheit geprüft

Steht mit der Fahrzeugprüfung nach UVV auch die Hauptuntersuchung des Fahrzeugs auf dem Programm, wird bei der Fahrzeugprüfung lediglich die Arbeitssicherheit überprüft. Ist die Hauptuntersuchung allerdings erst im nächsten Jahr fällig, wird das Fahrzeug bei der UVV-Prüfung auf Verkehrs- und Arbeitssicherheit geprüft.

Info

Das wird im Rahmen der Arbeitssicherheit geprüft:

  • Befestigung Sitzplätze (oder bei Spezialfahrzeugen Liegeplätze)
  • Trittflächen, Stufen, Haltegriffe
  • Schalter und andere Betätigungseinrichtungen
  • Sicherung gegen unbefugte Nutzung (Schlösser)
  • Ladungssicherung
  • Bewegliche Fahrzeugteile (Türen, Motoraube, Kofferraum)
  • Vorhandene Warnkleidung
  • Ersatzradunterbringung
  • Vorhandensein der Betriebsanleitung des Herstellers
  • Befestigung der Einbauten, wie Navigationsgerät
Info

Das wird im Rahmen der Verkehrssicherheit geprüft:

  • Befestigung Sitzplätze (oder bei Spezialfahrzeugen Liegeplätze)
  • Trittflächen, Stufen, Haltegriffe
  • Schalter und andere Betätigungseinrichtungen
  • Sicherung gegen unbefugte Nutzung (Schlösser)
  • Ladungssicherung
  • Bewegliche Fahrzeugteile (Türen, Motoraube, Kofferraum)
  • Vorhandene Warnkleidung
  • Ersatzradunterbringung
  • Vorhandensein der Betriebsanleitung des Herstellers
  • Befestigung der Einbauten, wie Navigationsgerät

Ein Blick auf das Fahrzeug im Vorfeld kann sich durchaus lohnen, damit offensichtliche Mängel (z.B. fehlende Warnkleidung oder Betriebsanleitung) schon vor der Prüfung beseitigt werden können. Dadurch lässt sich der Erhalt der UVV-Prüfplakette ohne Mängelschein erhöhen.

Die drei Säulen der Fahrzeugprüfung

Ohnehin gehört die Sichtprüfung fest zur Arbeitssicherheit im Fuhrpark. Artikel 36 der DGUV Vorschrift 70 nimmt FahrerInnen in die Pflicht, ein Firmenfahrzeug vor Fahrtantritt auf die Funktionstüchtigkeit zu überprüfen. Mängel und Schäden, welche während der Nutzung entstanden sind, müssen ebenfalls dokumentiert und an Halter sowie nachfolgende FahrerInnen weitergegeben werden.

Die Arbeitssicherheit der Fahrzeuge steht somit grundsätzlich auf drei Säulen: der zweijährlichen Hauptuntersuchung, der jährlichen UVV-Prüfung sowie der täglichen Prüfung vor Fahrtantritt durch die FahrerInnen. Weil keine dieser Säulen die anderen mit einschließen oder ersetzen kann, gilt es, den Überblick zu behalten und alle Kontrollen sorgfältig zu organisieren.

Digitale Lösungen erleichtern die Organisation der Fahrzeugprüfung

Mit dem Erweiterungs-Modul “UVV Fahrzeugprüfung” bietet DriversCheck Fuhrparkverantwortlichen eine praktische und rechtssichere Lösung, um den Ansprüchen der Halterverantwortung gerecht zu werden.

Die Software sichert Sie sich nicht nur rechtlich ab, sondern erleichtert Ihnen ebenfalls den Arbeitsalltag. Durch reduzierte Organisations- und Kommunikationsprozesse sparen Sie Arbeitszeit – und damit Kosten.

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Nils Heininger

Nils Heininger

Freier Redakteur
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