Führerscheinkontrolle per App – spart das Handy Kosten?

Zusätzliche Kosten, wohin das Auge reicht? Gerade bei smarter Technologie lohnt sich ein zweiter Blick auf deine Kalkulation. Denn oft sind Ausgaben für neue Systeme eine dauerhaft kostensenkende Investition. Bei der Führerscheinkontrolle per App kannst du beispielsweise Einiges sparen. Wir zeigen dir, welche versteckten Kosten die manuelle Führerscheinkontrolle enthält und wie sich die Investition in ein smartes Kontrollsystem für dich rechnen kann.

Oftmals werden vor der Einführung neuer Technologien voreilige Schlüsse gezogen: „Elektronische Führerscheinkontrolle? Das kostet doch alles nur wieder Geld“ – ein weitgeläufiger Irrtum. Denn bei genauerer Betrachtung liegen die Ausgaben für eine App zur Führerscheinkontrolle weit unter denen einer manuellen Führerscheinkontrolle. Tatsächlich ist die elektronische Führerscheinkontrolle eine Investition, mit der du laufenden Kosten spürbar senken kannst.

Denn die manuelle Führerscheinkontrolle kostet viel Geld – du siehst es nur nicht auf Anhieb. Kein zusätzlicher Kostenpunkt taucht in deiner Bilanz auf, keine Rechnungen erreichen dich. Das hat seinen Grund: Die Kosten der manuellen Führerscheinkontrolle verstecken sich auf der Gewinnseite deiner Bilanz. Wann immer du oder deine Fahrer mit der manuellen Führerscheinkontrolle beschäftigt seid, könnt ihr nicht produktiv arbeiten.

Wird die Führerscheinkontrolle hingegen mobil mit der App erledigt, lässt sich die Unterbrechung der Arbeitsabläufe vernachlässigen. Das macht sich am Ende des Jahres durchaus bemerkbar. Wir zeigen dir anhand eines Vergleichs aus der Praxis, wie gravierend die Einsparungen sein können, wenn du die Führerscheinkontrolle per App erledigst.

Manfred M. arbeitet als Fuhrparkleiter in einem Dienstleistungsunternehmen mit 130 MitarbeiterInnen. Darunter sind 120 MitarbeiterInnen, die entweder einen eigenen Dienstwagen fahren oder gelegentlich Poolfahrzeuge nutzen. Nicht alle davon befinden sich am Hauptsitz des Unternehmens: Ca. 50 FahrerInnen arbeiten dezentral und kommen im Alltag nur selten oder gar nicht in die Nähe des Büros von Herrn M.

Doch es hilft nichts: Die regelmäßige Führerscheinkontrolle aller FahrerInnen mit Zugriff auf die Fahrzeuge des Unternehmens ist Pflicht. Um dieser Pflicht zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle gerecht zu werden, arbeitet Herr M. mit einer selbst angefertigten Exceltabelle. Hier trägt er alle Daten der FahrerInnen ein und kontrolliert halbjährlich ihre Führerscheine – so wie es die Grundsätze der Halterverantwortlichkeit vorschreiben.

Eigentlich geht Herr M. davon aus, dass er fehlerfrei arbeitet. Für die Führerscheinkontrolle blockt er extra einige Tage im Kalender und kontrolliert alle FahrerInnen in einem festen Zeitraum. Hierfür schickt er zunächst eine Rundmail mit einem Link zu einem Buchungssystem für die Termine inklusive Follow-Up E-Mail und einen persönlichen Anruf für die MitarbeiterInnen, welche sich nicht eingebucht haben.

Nur der Datenschutz macht Herrn M. zu schaffen. Das Thema ist relativ neu für ihn, allerdings hat er sich einen verschließbaren Aktenschrank in sein Büro gestellt. Das macht den Raum wahrlich nicht schöner. Doch Herr M. weiß, dass die Daten der MitarbeiterInnen auf keinen Fall für andere Personen zugänglich sein dürfen.

Bisher sind Herrn M. nur wenige Führerscheine durch die Lappen gegangen. Wie der Zufall es will, hat es eine Fahrerin geschafft, über drei Kontrollen hinweg jedes Mal im Urlaub zu sein. Zwar fährt die Fahrerin nur selten mit dem Poolfahrzeug, aber Herrn M. ist angst und bange geworden, als er den Flüchtigkeitsfehler bemerkte. Schließlich hat er bereits von den straf- und zivilrechtlichen Folgen bei Missachtung der Halterpflichten sowie der Halterhaftung im Fuhrpark gelesen.

Und dann gab es noch den Fahrer, der ihn verwundert darauf aufmerksam machte, dass seine Kollegen jedes halbe Jahr die Führerscheine kontrollieren ließen, er jedoch bisher nur die Erstkontrolle mitgemacht hatte. Ein Zahlendreher im Datum der Kontrollliste: Herr M. hat es natürlich sofort behoben und die Liste noch einmal komplett überarbeitet.

Alles in allem arbeitet Herr M. allerdings sehr gewissenhaft. Doch arbeitet er auch effizient? „Klar!“, denkt Herr M. Schließlich ist er ein sehr organisierter Mensch – so wie es sich im Fuhrpark gehört. Deshalb integriert Herr M. die Führerscheinkontrolle in seinen Arbeitsalltag. Zwar sind das eine oder andere Mal wichtige Aufgaben liegen geblieben, doch er konnte sie im Laufe der Zeit nacharbeiten.

Die zentralen MitarbeiterInnen benötigen für die Führerscheinkontrolle im Durchschnitt eine halbe Stunde Zeit. Dazu gehören die Terminfindung und der eigentliche Gang zum Büro des Fuhrparkmanagements. Die 50 dezentralen MitarbeiterInnen können die Fahrt zur Zentrale in den Arbeitsalltag integrieren, benötigen dennoch etwas mehr Zeit für die Anfahrt. Hier fällt pro Führerscheinkontrolle eine Stunde Arbeitszeit an. Da die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark des Unternehmens – wie empfohlen – zwei Mal im Jahr stattfindet, fallen bei Herrn M. also folgende versteckte Kosten an:

Frauke F. übernimmt gerade in einem ähnlichen Unternehmen die Fuhrparkleitung. Der Fuhrpark versorgt 70 zentrale MitarbeiterInnen mit Poolfahrzeugen, die sowohl dienstlich als auch privat genutzt werden. Zusätzlich fahren die 50 Außendienstler mit Dienstwagen. Für Frau F. macht es keinen Unterschied, ob die FahrerInnen täglich mit dem Dienstwagen fahren oder nur gelegentlich die Poolfahrzeuge nutzen: Alle Führerscheine müssen kontrolliert werden.

Frau F. ist mit ihrer Anstellung sogleich dem Bundesverbands Fuhrparkmanagement beigetreten. Als sie hier bei einer Fortbildungsveranstaltung mit einem Fuhrparkmanager eines großen DAX-Konzerns ins Gespräch kommt, fragt sie, ob dieser in so einem großen Unternehmen keine Probleme mit der Führerscheinkotrolle hätte. Der Fuhrparkmanager verweist mit einem Zwinkern, dass man so eine aufwendige Aufgabe heute doch an Experten auslagere. Führerscheinkontrolle per App – das sei modern und spare Kosten.

Ob sich das auch für ihren vergleichsweise kleinen Fuhrpark lohne? „Natürlich, rechnen Sie es mal durch. Sie haben mehr Zeit, Ihre Kollegen ebenfalls. Zusätzlich laufen Sie nicht Gefahr, etwas falsch zu machen. Achten Sie nur darauf, dass das System ortsunabhängig funktioniert. Prüfstationen sind meiner Meinung nach eher halbherzige Lösungen. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen außerdem für die flexible Lösung dankbar sein.

Ob sich das auch für ihren vergleichsweise kleinen Fuhrpark lohne? „Natürlich, rechnen Sie es mal durch. Sie haben mehr Zeit, Ihre Kollegen ebenfalls. Zusätzlich laufen Sie nicht Gefahr, etwas falsch zu machen. Achten Sie nur darauf, dass das System ortsunabhängig funktioniert. Prüfstationen sind meiner Meinung nach eher halbherzige Lösungen. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen außerdem für die flexible Lösung dankbar sein.“

Die Entlastung durch die Einführung von DriversCheck macht sich im Arbeitsalltag von Frau F. deutlich bemerkbar. Insgesamt spart sie über zwei Wochen Organisationsaufwand pro Jahr. Die Unterbrechung der Arbeitsläufe ihrer KollegInnen gehört ebenfalls der Vergangenheit an. Frau F. schaut gelegentlich in die Webapplikation zur Führerscheinkontrolle: Doch hier läuft alles automatisch ab – ganz ohne ihr Eingreifen.