Gehaltsumwandlung Firmenwagen: Das solltest du wissen

Nicht jeder Firmenwagen wird vom Arbeitgeber einfach so bereitgestellt – meist gibt es solche Zugeständnisse nur für Führungspersonal und Mitarbeitende mit regelmäßigen Außenterminen. Doch manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden den Dienstwagen zusätzlich über eine sogenannte Gehaltsumwandlung zur Verfügung.

Das bedeutet, du wandelst einen Teil deines bestehenden Bruttogehalts in eine Sachleistung um – in diesem Fall einen Firmenwagen, den du auch privat nutzen darfst. Es ist auch möglich, dass du anstelle einer Gehaltserhöhung einen Dienstwagen zur Verfügung gestellt bekommst.

In beiden Fällen finanzierst du den Wagen anteilig selbst – mit steuerlichen Vorteilen. Das kann je nach Steuerklasse und Nutzung deutlich günstiger sein als ein privat finanziertes Fahrzeug. Daher wird ein solches Entgegenkommen des Arbeitgebers auch als „Motivationsleasing“ bezeichnet.

Motivationsleasing ist damit vor allem ein Modell für Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden ein attraktives Zusatzangebot machen wollen – ohne gleich die Lohnkosten dauerhaft zu erhöhen. Für dich als Fahrer kann sich das rechnen, wenn du deinen Wunschwagen zu fairen Konditionen über den Arbeitgeber bekommst.

Ein Firmenwagen über Gehaltsumwandlung kann dir gegenüber einem privat finanzierten Fahrzeug spürbare Vorteile bringen – vor allem steuerlich. Obwohl dein Bruttogehalt auf dem Konto entsprechend sinkt, kannst du unter Umständen über diese Methode viel Geld sparen und in vielerlei Hinsicht profitieren:

• Attraktiver geldwerter Vorteil: Der geldwerte Vorteil, den du versteuern musst, liegt oft unter dem tatsächlichen Leasingwert – dadurch ist der Firmenwagen steuerlich günstiger als ein vergleichbares Privatleasing.
• Verminderte Steuerlast für E-Fahrzeuge: Für reine Elektroautos und bestimmte Hybride liegt der geldwerte Vorteil aktuell nur bei 0,25 % des Bruttolistenpreises – statt der üblichen 1 %.“
• Großkundenkonditionen: Arbeitgeber verhandeln meist bessere Leasingpreise als Privatpersonen.
• Fixkosten inklusive: Je nach Modell übernimmt der Arbeitgeber Kosten für Wartung, Versicherung oder Reifen.
• Geringer Aufwand: Alles läuft über die Firma – du musst dich nicht selbst um Verträge oder Services kümmern.

Unterm Strich bekommst du ein attraktives Gesamtpaket – besonders dann, wenn du Wert auf Komfort und ein Auto auf dem aktuellen Stand der Technik legst. In der Regel wechselst du Leasingwagen schließlich nach spätestens drei Jahren.

Bei der 1 %-Regel wird jeden Monat 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs (also der Neupreis laut Hersteller) als geldwerter Vorteil für den Firmenwagen versteuert. Dazu kommen ggf. 0,03 % pro Kilometer für den Arbeitsweg. Ein Beispiel:

• Bruttolistenpreis: 40.000 €
• Privatnutzung: 1 % davon = 400 € pro Monat (als geldwerter Vorteil)
• Arbeitsweg 15 km: 0,03 % × 40.000 € × 15 km = 180 €
• Gesamter geldwerter Vorteil: 580 € monatlich (steuerpflichtig)

Der geldwerte Vorteil bei Elektroautos beträgt in diesem Beispiel sogar nur 280 Euro im Monat, denn die Privatnutzung wird hier nur zu 0,25 % statt der üblichen 1 % angerechnet.

Wenn du deinen Wagen kaum privat nutzt, kannst du alternativ ein Fahrtenbuch führen und den geldwerten Vorteil anhand des realen Nutzungsanteils berechnen. Dabei wird jeder betrieblich gefahrene Kilometer genau dokumentiert – mit Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand. Die privaten Fahrten notierst du nur über den Kilometerstand. Am Ende des Jahres wird dann genau berechnet, wie hoch der Anteil der privaten Nutzung war. Nur dieser Anteil muss als geldwerter Vorteil versteuert werden.

Das Fahrtenbuch ist potenziell bei Fahrzeugen mit hohem Bruttolistenpreis und geringer Privatnutzung von Vorteil. Wenn du unsicher bist, kannst du das Fahrtenbuch nutzen und am Ende des Jahres nachrechnen, was sich eher gelohnt hätte. Ein Wechsel der Methode ist jedoch nur zum Jahreswechsel möglich.

Ein Dienstwagen per Gehaltsumwandlung lohnt sich besonders, wenn du durch die steuerliche Bewertung weniger versteuern musst, als das Auto tatsächlich kostet. Hier ein Beispiel mit konkreten Zahlen:

Ausgangslage:

• Monatliches Bruttogehalt (vor dem Firmenwagen): 4.500 €
• Bruttolistenpreis des Fahrzeugs: 40.000 €
• Monatliche Leasingrate: 750 €
• Entfernung zur Arbeit: 10 km (einfach)

Berechnung des geldwerten Vorteils:

• Privatnutzung: 1 % von 40.000 € = 400 € (100 € bei E-Auto)
• Arbeitsweg: 0,03 % × 40.000 € × 10 km = 120 € (30 € bei E-Auto)
• Gesamter geldwerter Vorteil: 520 € pro Monat (130 € bei E-Auto)

Auswirkung auf das steuerlich relevante Bruttogehalt:

1. Abzug Gehaltsumwandlung (Leasingrate):500 € – 750 € = 3.750 €
2. Zusätzlicher geldwerter Vorteil: 3.750 € + 520 € = 4.270 € steuerlich relevantes Bruttogehalt (3.880 € bei E-Auto)

Trotz zusätzlicher Versteuerung fährst du in diesem Fall steuerlich günstiger, weil du nur 520  Euro versteuern musst – obwohl das Auto 750 Euro wert ist. Die Differenz von 230  Euro, bzw. 620 Euro beim E-Auto, ist dein steuerlicher Vorteil. Bei einem E-Auto sparst du sogar deutlich mehr. Außerdem sind bei deinem Fahrzeug Versicherung, Wartung und andere Sonderkosten in der Regel inklusive.

So attraktiv das Firmenwagenmodell über Gehaltsumwandlung auch sein kann – es gibt ein paar Punkte, die du unbedingt kennen solltest, bevor du dich dafür entscheidest. Denn es entstehen auch potenzielle Nachteile und Fallstricke mit der Gehaltsumwandlung.

• Reduziertes sozialversicherungspflichtiges Gehalt: Durch die Gehaltsumwandlung sinkt dein offizielles Bruttogehalt. Das kann langfristig Auswirkungen auf deine Sozialabgaben und Ansprüche auf Sozialleistungen haben.
• Weniger Netto bei Gehaltsverzicht: Auch wenn du steuerlich profitierst: Du bekommst am Ende des Monats weniger Netto ausgezahlt. Rechne daher vorher genau durch, ob du dir den Firmenwagen leisten willst – oder ob du den gleichen Betrag lieber privat nutzen würdest.
• Langfristige Bindung an Leasingvertrag: Einmal entschieden, läuft der Leasingvertrag meist über 36 Monate oder mehr – unabhängig davon, ob du das Fahrzeug später noch nutzen möchtest oder sich deine Lebensumstände ändern.
• Versteuerung bleibt – auch bei Nichtnutzung: Selbst wenn du den Wagen gerade kaum privat nutzt, fällt der geldwerte Vorteil trotzdem an. Ist dein Fahrzeug wirklich nötig – oder nur „nice to have“?

Die meisten Regelungen – auch, was bei Kündigung mit dem Dienstwagen geschieht – werden im Dienstwagenüberlassungsvertrag geregelt. Diesen solltest du dir in jedem Fall gründlich durchlesen – und Fragen rechtzeitig klären.

Dir steht in deiner Position ein Dienstwagen zu, doch du nutzt ihn eigentlich gar nicht? In manchen Unternehmen besteht die Möglichkeit, stattdessen einen finanziellen Ausgleich zu erhalten – meist in Form eines monatlichen Zuschlags zum Gehalt, der allerdings voll versteuert wird.

Allerdings gilt: Wenn dir das Unternehmen einen Dienstwagen zur Verfügung stellen möchte und dies vertraglich vorgesehen ist, dann in der Regel nicht ohne Grund. Oft spielt dabei auch eine repräsentative Funktion eine Rolle.

Einen rechtlichen Anspruch auf einen finanziellen Ausgleich bei Verzicht auf den Wagen hast du daher nicht automatisch – das hängt ganz von der Firmenpolitik ab. Solltest du den Firmenwagen privat kaum nutzen, kannst du dies auch über das Fahrtenbuch nachweisen – und zumindest den geldwerten Vorteil gering halten.

Ein Firmenwagen per Gehaltsumwandlung kann eine clevere Lösung sein – vor allem, wenn der geldwerte Vorteil unter den tatsächlichen Leasingkosten liegt. Du profitierst steuerlich, hast meist weniger organisatorischen Aufwand und bekommst oft ein rundum gepflegtes Fahrzeug inklusive Service, Versicherung und mehr. Besonders bei E-Autos ist der Steuervorteil derzeit erheblich.

Trotzdem solltest du genau hinschauen: Dein Bruttogehalt sinkt, was sich auf Sozialversicherungen auswirken kann, und du bindest dich langfristig an einen Leasingvertrag. Ob sich das Modell für dich lohnt, hängt also stark von deiner individuellen Situation ab – eine gründliche Rechnung und ein Blick in die Vertragsdetails zahlen sich aus.