Abschreibung und Nutzungsdauer für PKW in der Firma

Damit ein PKW steuerlich abgeschrieben werden kann, muss er fest zum Betriebsvermögen gehören. Dies ist nur bei gekauften Firmenwagen möglich. Beim Leasing, das heutzutage im Fuhrpark sehr üblich ist, ist eine Abschreibung der PKW nicht möglich. Schließlich ist der Leasinggeber während der Vertragszeit weiterhin der Eigentümer der Fahrzeuge. Die Leasingraten verbuchst du in diesem Fall als Betriebsausgaben.

Gekaufte Firmenwagen gehören jedoch eindeutig ins Betriebsvermögen des Unternehmens, sofern sie überwiegend betrieblich genutzt werden. Der Fuhrpark ist in der Bilanz als Anlagevermögen zu aktivieren und jährlich abzuschreiben.

Firmeneigene PKW listest du auf der Aktivseite der Bilanz beim Anlagevermögen unter der Position Sachlagen als „andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“ auf. In der verkürzten Bilanzgliederung für kleine Kapitalgesellschaften und Kleinstkapitalgesellschaften aktivierst du sie als Sachlagen oder Anlagevermögen.

Der Wert der PKW mindert sich dabei jährlich um einen festgelegten Anteil, der den aktuellen Vorgaben der AFA zu entnehmen ist. Momentan liegt der Abschreibungszeitraum bei sechs Jahren und der Satz der jährlichen Abschreibung entsprechend bei 16,67 Prozent (1/6). Bei LKW liegt der Zeitraum der Abschreibung bei 9 Jahren und der Satz entsprechend bei 11,11 Prozent (1/9).

Nicht nur der eigentliche Kaufpreis eines Fahrzeugs fällt unter die Abschreibung. Auch etwaige Sonderausstattungen gehören dazu. Ist dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig (also kein Kleinunternehmen), nimmst du den Nettopreis des Fahrzeugs in die Bilanz auf.

Zusätzlich aktivierst du auch die Anschaffungsnebenkosten in der Bilanz und schreibst sie im Nutzungsverlauf entsprechend ab. Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören:

• Überführungs- und Transportkosten
• Zulassungskosten und Nummernschilder
• Kosten für Umbauten

Etwaige Ausgaben für die Aufbereitung, z.B. die werbliche Gestaltung eines Fahrzeugs, oder auch die erste Tankfüllung gehören nicht mehr zum Anlagevermögen, sondern werden als Aufwendungen oder Betriebskosten aufgenommen.

Mit jedem Nutzungsjahr mindert sich der Wert eines hauptsächlich betrieblich genutzten Dienstwagens lauf AfA-Tabelle um 16,67 Prozent. Die Abschreibung nimmst du linear vor, das bedeutet, dass sie jährlich mit dem gleichen Prozentsatz berechnet wird.

Nur für Anschaffungen zwischen dem 01.01.2020 und 31.12.2021 ist auch eine degressive Abschreibung möglich, bei welcher die ersten Abschreibungen höher sind. Dies wurde aufgrund des höheren Wertverlustes in den ersten Nutzungsjahren begründet.

Wird ein Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen deines Unternehmens von den MitarbeiterInnen auch privat genutzt, fallen Sonderregelungen an: Das Fahrzeug muss als geldwerter Vorteil per 1-Prozent-Regel oder Fahrtenbuch versteuert werden. Der Abschreibungszeitraum verlängert sich außerdem auf 8 Jahre zu einem entsprechenden Satz von 12,5 Prozent pro Jahr.

Im Anschaffungsjahr kannst du nicht immer die vollen 16,67 Prozent abschreiben. Dies ist nur möglich, wenn du den Firmenwagen im Januar angeschafft hast. Ansonsten musst du eine anteilige Abschreibung vornehmen, die ab dem Monat der Anschaffung gültig ist.

Kaufst du ein Fahrzeug Ende Juni, kannst du entsprechend nur die Hälfte der 16,67 Prozent abschreiben. Im letzten Kalenderjahr der Nutzungsdauer wird dann der Restbetrag abgeschrieben.

Weicht die Nutzungsintensität in deinem Fuhrpark stark von der Norm ab oder unterliegt sie Schwankungen, kannst du auch eine leistungsbezogene Abschreibung vornehmen. Dabei gilt die erwartete Laufleistung als Richtwert und du berechnest anhand eines Fahrtenbuches den tatsächlichen Anteil an der Gesamtlaufleistung pro Kalenderjahr.

In der Regel liegt die erwartete Laufleistung bei etwa 200.000 Kilometern. Fährt dein Fahrzeug pro Jahr mehr als 50.000 Kilometer, ist die Laufleistung bereits nach 4 Jahren erreicht. Entsprechend kannst du jährlich einen höheren Anteil abschreiben. Das Gleiche gilt für eine niedrigere Laufleistung: Fährt das Fahrzeug jährlich nur 10.000 Kilometer, kann weniger abgeschrieben werden.

Allerdings ist das Risiko dieser Methode die schlechtere Planbarkeit und die Nachweispflicht. Du musst mit dem Fahrtenbuch jederzeit nachweisen können, wie viele Kilometer pro Jahr geschäftlich zurückgelegt wurden.

Das Finanzamt erlaubt zusätzlich zu den oben genannten Vorgaben noch zwei weitere Sonderregelungen für alle Unternehmen, deren Betriebsvermögen nicht über 235.000 Euro liegt oder deren Gewinn aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) 100.000 Euro nicht übersteigt.

1. Fahrzeuge, die mehr als 90 Prozent betrieblich eingesetzt werden dürfen nach §7 Abs. 5 EstG mit einer 20-prozentigen Sonderabschreibung verrechnet werden. Der betriebliche Einsatz muss per Fahrtenbuch nachgewiesen werden.
2. Im Jahr der Kaufplanung, maximal drei Jahre vor Kauf des Fahrzeugs, können nach §7g Abs. 1 EstG bereits 50 Prozent der Anschaffungskosten als Betriebsausgaben abgezogen Auch hier muss das Fahrzeug zu 90 Prozent betrieblich eingesetzt werden.

Für die Abschreibung eines Gebrauchtwagens verwendest du ebenfalls die Anschaffungskosten als Berechnungsgrundlage, allerdings gehst du hier nicht nach der AfA Tabelle vor, sondern ermittelst den Faktor über die ausstehende Nutzungsdauer. Diese beträgt 6 Jahre minus das Alter des Fahrzeugs. Bei einem zwei Jahre alten Fahrzeug beträgt die weitere Nutzungsdauer also 4 Jahre und die jährliche Abschreibung entsprechend 25 Prozent.

Allerdings gilt für ältere Fahrzeuge eine Nutzungsdauer von mindestens zwei Jahren ab Kauf des Gebrauchtwagens und einer entsprechenden Abschreibung von maximal 50 Prozent – egal ob das Fahrzeug bei der Anschaffung 5 oder 7 Jahre alt ist.

Die richtige Abschreibung von PKW fällt klar in den Bereich der Buchhaltung des Unternehmens, welche hierfür mit dem Fuhrparkmanagement zusammenarbeiten muss.

Da die meisten Firmen-PKW heutzutage geleast werden und nicht als Anlagevermögen in die Bilanz aufgenommen werden, betrifft dies nicht alle Dienstwagen. Bei Spezialfahrzeugen oder fahrbaren Maschinen sieht dies jedoch anders – und komplizierter – aus. Diese sind oft Eigentum der Firma und es gelten aufgrund der typenabhängigen, unterschiedlichen Nutzungsdauern spezifische Regeln zur Abschreibung, die den AfA-Tabellen des entsprechenden Wirtschaftszweigs zu entnehmen sind.