Legale GPS-Überwachung von Firmenwagen: Darauf musst du achten

Springen wir ein paar Jahrzehnte zurück: Vor nicht allzu langer Zeit war die Disposition in der Logistik von einem Informationsmangel geprägt. Wer in der Zentrale saß und Fahrten zuteilen musste, wusste nie genau, welche Fahrerinnen und Fahrer wo und wann im Einsatz waren. Disponenten haben Fahrten meist nach telefonischer Rücksprache verteilt und was danach passierte – wer konnte da schon sicher sein? Den tatsächlichen Standort von Fahrzeugen musste man jederzeit schätzen oder erneut erfragen.

Heute hast du es einfacher. Über GPS-Tracking kannst du jederzeit den Standort deiner Fahrzeuge auf wenige Meter genau einsehen und hast damit vollen Überblick über den Einsatz deiner Flotte. Du weißt, wo die Fahrzeuge stehen oder fahren, kannst sogar die Auslastung analysieren und Kraftstoffkosten den jeweiligen Strecken zuordnen. Mittels Geofencing kannst du sogar feststellen, wenn Fahrzeuge unautorisiert von ihrem Parkplatz entfernt werden.

Selbst für deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können durch die Technik Vorteile entstehen. Im Konflikt mit Kunden kann beispielsweise über das GPS-Tracking nachgewiesen werden, wann und wie lange ein Fahrer vor Ort im Einsatz war.

Doch trotz aller Vorteile ist die Überwachung per GPS nicht per se erlaubt. Wie so oft steht hier der Datenschutz auf dem Programm. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) greifen beim GPS-Tracking der Flotte. Zusätzlich gibt es in einigen Bundesländern noch gesonderte Gesetze und Verordnungen zu beachten.

Grund dafür sind die personenbezogenen Daten, die durch den Einsatz von Trackern entstehen. Bewegungs- und Standortdaten der Fahrerinnen und Fahrer gelten auch dann als sensibel, wenn sie im Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Die Verarbeitungen der Daten ist jedoch nicht per se unzulässig – du musst nur einige Dinge beachten.

Der Datenschutz im Fuhrpark hat nicht zum Ziel, die Effizienz der Flotte zu beeinträchtigen. Wenn das Tracking zur Disposition von Fahrten oder die Abrechnung von Einsätzen im Außendienst notwendig ist, ist die Technik in der Regel mit Zustimmung der FahrerInnen erlaubt. Grundsätzlich muss es für den Einsatz von GPS-Trackern eine betriebliche Notwendigkeit oder ein berechtigtes Interesse bestehen.

Ein grundlegender Gedanke des Datenschutzes ist außerdem die Zweckmäßigkeit der Datenerhebung. So ist es erlaubt, die GPS-Daten zur Zuteilung von Fahrten zu nutzen. Persönliche Bewegungsmuster von Arbeitnehmern dürfen aber nicht erstellt werden. Dient das System dazu, die Leistung und das Verhalten der Mitarbeitenden zu kontrollieren, ist es ebenfalls unzulässig – auch wenn es aus Arbeitgeberperspektive gewisse Vorteile brächte. Dementsprechend dürfen Daten auch nicht ohne Anlass ausgewertet werden und müssen auf Anfrage gelöscht werden können.

Wie bei der Erhebung aller sensiblen Daten ist auch beim GPS-Tracking darauf zu achten, wer Zugriff auf die Daten hat. Die Daten dürfen nur von MitarbeiterInnen eingesehen werden, welche sie für die Arbeit benötigen. Die Weitergabe der Daten an Dritte ist untersagt, dementsprechend solltest du genaustens darauf achten, wo die Server des Anbieters stehen und welche Datenschutzmaßnahmen dieser zum Schutz der Daten ergreift.

Um das GPS-Tracking zu nutzen, benötigst du letztlich immer die Zustimmung deiner FahrerInnen. Diese muss freiwillig geschehen – darf also bei Ablehnung keine negativen Konsequenzen haben – und muss widerrufbar sein. Es bietet sich an, den Einsatz von GPS-Tracking gleich in der Dienstwagen- oder Poolfahrzeug-Vereinbarung zu verankern, um nachträglichen Missverständnissen aus dem Weg zu gehen.

Holst du schon frühzeitig den Betriebsrat mit ins Boot, ist die Umsetzung wesentlich leichter, da Vorbehalte gleich zu Beginn diskutiert und beseitigt werden können. Laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes hat der Betriebsrat bei der Einführung neuer technischer Systeme zur Überwachung schließlich per Gesetz ein Mitentscheidungsrecht.

Unzulässig ist die Überwachung außerhalb der Arbeitszeit deiner FahrerInnen. Das ist besonders dort relevant, wo Dienstwagen auch privat genutzt werden. Dementsprechend muss der Einsatz des Trackers auch für die Arbeitnehmer ersichtlich sein.

Viele Systeme setzen auf eine sichtbar angebrachte Kontrolleinheit mit LED-Signal bei aktivem Tracking, um Unsicherheiten aus dem Weg zu räumen. Fahrerinnen und Fahrer müssen zudem geschult werden, wie sie den Tracker für Fahrten außerhalb der Arbeitszeit abschalten können. Eine heimliche Überwachung ist in jedem Fall strengstens untersagt.

Die Einführung von GPS-Tracking bei LKW oder PKW im dienstlichen Rahmen ist an viele Bedingungen geknüpft – doch das sollte nicht von den Vorteilen der Technik ablenken. Der Datenschutz im Fuhrpark muss keine Schikane sein.

Ähnlich wie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle gilt: Ein System, das die Interessen der Nutzer und des Betriebs zusammenbringt, hat Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber und kann die Effizienz des Fuhrparks merklich steigern. Ein Augenmerk solltest du daher auf die Details richten. Die gut überlegte Auswahl von Anbietern neuer technischer Lösungen spart dir langfristig Zeit und Arbeitsaufwand.