Mit dem Firmenwagen in den Urlaub – Ist das erlaubt?

Grundsätzlich hängt die Nutzung eines Firmenwagens während des Urlaubs von den Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ab. Gibt es keine Erlaubnis zur Privatnutzung, gilt der Dienstwagen als reines Arbeitsmittel, das ausschließlich für berufliche Zwecke überlassen wird. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber das Recht, den Wagen während des Urlaubs zurückzufordern, da keine private Nutzung vorgesehen ist. Da der Firmenwagen dann kein Bestandteil der Vergütung ist, entsteht auch kein Anspruch auf Nutzungsausgleich.

Wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung im Urlaub gestattet, ändert sich die Situation erheblich. In diesem Fall wird der Dienstwagen zu einem Sachbezug und Teil der Vergütung des Arbeitnehmers, wodurch der Arbeitnehmer auch während des Urlaubs den Wagen privat nutzen darf. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer Anspruch auf die Nutzung des Fahrzeugs hat, selbst wenn er keinen beruflichen Verpflichtungen nachgeht. In der Regel bleibt ein geldwerter Vorteil, den der Dienstwagen darstellt, auch im Urlaub bestehen, und die private Nutzung des Dienstwagens ist dann erlaubt.

Der Arbeitnehmer sollte jedoch sicherstellen, dass alle Bedingungen für die private Nutzung klar im Vertrag festgehalten sind und keine Einschränkungen bestehen, die die Privatnutzung im Urlaub begrenzen könnten, etwa hinsichtlich der gefahrenen Kilometer oder der Nutzung des Firmenwagens im Ausland. Klare Vereinbarungen und schriftliche Bestätigungen dieser Regelungen sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die volle Nutzung des Dienstwagens während der Urlaubszeit zu gewährleisten.

Die Möglichkeit, mit dem Dienstwagen ins Ausland zu reisen, hängt ebenfalls von der vertraglich vereinbarten Privatnutzung des Fahrzeugs ab. Ist im Vertrag festgehalten, dass der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat nutzen darf, schließt dies in vielen Fällen auch Urlaubsreisen ins Ausland ein. Es ist jedoch wichtig, diese Regelungen genau zu prüfen.

Bevor die Reise angetreten wird, ist es ratsam, sich die Genehmigung für eine Auslandsnutzung schriftlich bestätigen zu lassen. Dies schafft Klarheit und dient als Beweis im Falle von Auseinandersetzungen. Zudem sollten die länderspezifischen Versicherungsanforderungen sorgfältig überprüft werden. Nicht alle Kfz-Versicherungen decken automatisch Schäden oder Haftungsfälle im Ausland ab und es könnte notwendig sein, zusätzliche Versicherungspolicen abzuschließen oder eine sog. Grüne Versicherungskarte mitzuführen.

Ein Firmenwagen, der auch zur privaten Nutzung freigegeben ist, bietet viele Vorteile, insbesondere Flexibilität bei der Reiseplanung. Dennoch sollten alle vertraglichen Vereinbarungen und Versicherungsbedingungen genau eingehalten werden, um unerwartete Probleme zu vermeiden. Eine gründliche Vorbereitung und Absprache mit dem Arbeitgeber sind daher entscheidend, um die Reise sowohl angenehm als auch rechtskonform zu gestalten.

Ein kleiner Tipp: In vielen Ländern außerhalb der EU ist oft ein internationaler Führerschein notwendig, um dort überhaupt ein Fahrzeug führen zu dürfen. Daher ist es ratsam, sich rechtzeitig darüber zu informieren und diesen bei den zuständigen Behörden zu beantragen.

Wer den Firmenwagen fahren darf, ist häufig in der Car Policy oder im Dienstwagenüberlassungsvertrag des Unternehmens festgelegt. In der Regel ist der Firmenwagen ausschließlich dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt, doch es können auch Ausnahmen existieren:

1. Erweiterte Fahrerlaubnis: Einige Arbeitgeber erlauben, dass auch andere Personen, wie der Ehepartner oder volljährige Kinder, den Firmenwagen nutzen dürfen. Diese Regelungen sollten jedoch explizit im Vertrag festgehalten sein.
2. Haushaltsmitglieder: Manche Firmen gestatten die Nutzung des Dienstwagens durch im gleichen Haushalt lebende Personen, vorausgesetzt, die Bedingungen und Versicherungspolicen wurden entsprechend angepasst.
3. Besondere Vereinbarungen: Es kann individuelle Absprachen geben, in denen der Arbeitgeber einer erweiterten Nutzung zustimmt, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.

Es ist wichtig, bei der Nutzung durch andere Personen sicherzustellen, dass alle Beteiligten in der Car Policy oder dem Dienstwagenvertrag genannt werden, um den Versicherungsschutz nicht zu gefährden. Klare vertragliche Regelungen sind entscheidend, um Haftungsfragen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Bei Unsicherheiten sollte eine schriftliche Klarstellung der erlaubten Nutzung vom Arbeitgeber angefordert werden.

Die Nutzung von Tankkarten im Ausland unterliegt häufig speziellen Regelungen, die Arbeitgebern wirtschaftliche Vorteile verschaffen und gleichzeitig klare Richtlinien für Arbeitnehmer schaffen:

• 1%-Regelung: In der Car Policy oder im Dienstwagenüberlassungsvertrag wird häufig die Nutzung von Tankkarten im Ausland thematisiert. Fuhrparkleiter können, trotz der 1%-Versteuerung, die Übernahme von Tankkosten im Ausland und während der Freizeit ausschließen.
• Tankkartennutzung: Es besteht ebenso die Möglichkeit, die Tankkarte für Firmen für die Nutzung im Ausland zu sperren. Diese Sperrung kann betriebswirtschaftlich vorteilhaft sein, da sie Probleme mit Umrechnungskursen vermeidet und oft höhere Tankkosten sowie fehlende Tankrabatte im Ausland berücksichtigt.