Nils Heininger
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Die Tankkarte für Firmen: Viele Vorteile, keine Nachteile

Stell dir einen Fuhrpark mit hundert Fahrzeugen vor – und jeder Fahrer bringt dir am Ende des Monats einen Stapel mit Quittungen zur Abrechnung der Tankkosten vorbei. Davon sind noch einmal 10 Prozent verloren gegangen. Damit es solche buchhalterischen Horrorszenarien nicht gibt, arbeiten Unternehmen mit Tankkarten. Dabei kommt es weder auf das Gewerbe, noch auf die Größe der Firmen an: Eine Tankkarte lohnt sich fast immer.
21. Mai 2024

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Nils Heininger

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Auf einen Blick

Was ist eine Firmentankkarte?

Die Tankkarte für Unternehmen erlaubt die einfache Bezahlung von Kraftstoffs. Beim Tanken mit der Karte muss eine PIN und der Kilometerstand des Fahrzeugs angegeben werden

Was sind die Vorteile einer Tankkarte im Unternehmen?

Mit einer Tankkarte müssen FahrerInnen nicht in finanzielle Vorleistung gehen und auch die Buchhaltung profitiert von einer gesammelten Rechnung. Außerdem geben einige Anbieter Rabatte bei der Zahlung mit der Tankkarte.

Welche ist die beste Tankkarte?

Tankkarten werden von verschiedenen Anbietern zu unterschiedlichen Konditionen angeboten. Die meisten Tankkarten kosten nichts, sondern geben unter Umständen sogar Rabatte auf Kraftstoff. Die beste Tankkarte ist abhängig von den Bedürfnissen des Fuhrparks.

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Wie funktioniert eine Tankkarte?

Eine Tankkarte ist für gewöhnlich an ein spezifisches Firmenfahrzeug gebunden. MitarbeiterInnen können mit der Tankkarte alle Tankfüllungen bezahlen, sofern die Tankstelle teil des entsprechenden Partnernetzwerks ist. In diesem Sinne funktioniert sie wie eine Kreditkarte, die an entsprechende Anbieter gebunden ist.

Damit die Tankkarte nicht von jeder Person genutzt werden kann, funktioniert sie nur mit einem PIN-Code. Außerdem verlangt das Kartenlesegerät bei der Zahlung auch den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs.

Vorteile der Tankkarte für Unternehmen

Einige Vorteile der Firmentankkarte sind universell, andere ergeben sich aus den Details der Nutzungsbedingungen.

1) FahrerInnen gehen nicht in Vorleistung

Gerade bei Dienstfahrten wirkt es schon etwas komisch, wenn die MitarbeiterInnen deines Betriebs die Tankkosten vorstrecken und hinterher bei dir einfordern müssen. Ganz zu schweigen von dem unnötigen Aufwand für FahrerIn und Buchhaltung müssen FahrerInnen mit der Tankkarte nicht in Vorleistung gehen.

2) Eine Abrechnung pro Fahrzeug

Anstelle einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft mit getackerten Tankquittungen ermöglicht die Tankkarte die Abrechnung der Kosten über eine gesammelte Rechnung. Das erleichtert die Buchhaltung und gestattet mehr Übersicht. Es ist dennoch zu empfehlen, die Quittungen aufzubewahren.

3) Lokalisation von Kosten

Durch die zentrale Abrechnung pro Fahrzeug kannst du im Fuhrpark leicht die Übersicht behalten: Welches Fahrzeug verursacht die meisten Kosten im Fuhrpark? Wie sieht der Kraftstoffverbrauch im Vergleich zu anderen Fahrzeugen aus?

4) Rabatte bei Tankfüllungen

Viele Anbieter von Tankkarten geben Unternehmen Rabatte beim Tanken. Vor allem bei Dieselbetankungen kann man hier ein paar Cent pro Liter sparen. Die Bedingungen hängen hier oft von Größe und Art des Fuhrparks ab.

5) Zahlungen weiterer Services

Nicht nur beim Kraftstoff entstehen Kosten während der Fahrt. Auch gelegentliche Autowäschen, Parkplätze und Mautzahlungen können mit einigen Tankkarten bezahlt werden. Manche Anbieter erlauben sogar die Bezahlung der Haupt- und Abgasuntersuchung oder Bremsen-, Reifen- und Scheibenservices.

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Kosten einer Tankkarte für Unternehmen

Die Konditionen für die Tankkarten sind von Anbieter zu Anbieter verscheiden. Doch eins haben die meisten Tankkarten gemeinsam: Sie kosten dich nichts. Keine Einrichtungsgebühr, keine Grundgebühr und keine Mindestabnahme. Gezahlt wird lediglich der Kraftstoff, den deine FahrerInnen tanken.

Gelegentlich kann es bei großen Fuhrparks oder Fuhrparks mit LKW vorkommen, dass die Anbieter eine Nutzungsgebühr veranschlagen, diese jedoch über Tankrabatte schnell wieder ausgeglichen sind.

Firmentankkarten sind größtenteils sicher

Vor allem, weil sie nichts dich nichts kosten, gibt es kaum Nachteile einer Tankkarte. Theoretisch können deine FahrerInnen mit einer Tankkarte einen Betrug begehen und unerlaubt Kraftstoff für private Zwecke abzapfen. Durch die genaue und übersichtliche Auflistung der zurückgelegten Kilometer und der Tankmenge pro Fahrzeug lassen sich Ungereimtheiten allerdings leichter feststellen als es bei einer Sammlung von Quittungen der Fall wäre.

Auch gegen Diebstahl ist die Karte mit ihrer PIN relativ gut geschützt. Außerdem warnen einige Systeme die Kartenbesitzer, wenn ungewöhnlich hohe Mengen an Kraftstoff bezahlt wurden. Die meisten Karten lassen sich in solchen Fällen wie gewöhnliche EC- und Kreditkarten schnell sperren.

Diese Anbieter gibt es

Tankkarten werden unter anderem von Mineralölfirmen selbst angeboten. Die größten Vertreter sind in Deutschland Aral (BP), Shell, Jet (Phillips 66), Total und Esso. Einige dieser Anbieter erlauben im Rahmen des „Roamings“ ebenfalls die Nutzung der eigenen Tankkarte bei anderen Anbietern, eventuell gegen Aufpreis. Auch unabhängige Mineralölimporteure wie Avia sowie Handelsunternehmen wie Westfalen bieten eigene Tankkarten mit einem ausgeweiteten Netzwerk an.

Daneben gibt es noch Anbieter, welche nicht zu den Tankstellenbetreibern selbst gehören, sondern lediglich als Zahlungsanbieter tätig sind. Die bekanntesten Vertreter sind hier DKV und UTA. Beide Unternehmen haben sehr große Netzwerke aufgebaut. Sie sind nicht nur in ganz Deutschland, sondern auch in Europa vertreten.

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Welche ist die beste Tankkarte?

Welche Tankkarte für dein Unternehmen die beste ist, hängt von deinem Standort und deiner Nutzung ab. Wer vor allem auf eine großflächige Abdeckung setzt, wird mit den Karten der DKV Mobility oder UTA am besten beraten sein. So gehören zum UTA-Netzwerk etwa 52.000 Tankstellen in ganz Europa, bei der DKV sind es sogar 60.000. Beide Tankkarten erlauben zusätzlich die Bezahlung an tausenden E-Ladesäulen.

Außerdem spricht ebenfalls nichts gegen mehrere Tankkarten – außer der doppelten Abrechnung. So könnte jedoch eine Tankkarte als Hauptkarte für ein Fahrzeug festgelegt werden, während eine Ersatzkarte nur in Fällen eingesetzt wird, wenn keine Partnertankstelle für die Hauptkarte zur Verfügung steht.

Die Tankkarte bei Dienstwagen versteuern

Stellt dein Unternehmer einigen MitarbeiterInnen Dienstwagen zur Verfügung, werden diese meist mit einer Tankkarte ausgestattet. Die Versteuerung der Privatfahrten mit dem Firmenwagen funktioniert bei der Nutzung einer Tankkarte genauso wie bei der Barzahlung der Kraftstoffkosten.

Entweder werden die Privatfahrten mit dem Firmenwagen über ein entsprechendes Fahrtenbuch genau nach Nutzung als geldwerter Vorteil versteuert oder deine FahrerInnen greifen auf die 1-Prozent-Regel zurück, bei welcher monatlich pauschal 0,1 Prozent des Bruttolistenpreises versteuert werden müssen.

Nutzen deine FahrerInnen den Wagen außerhalb der Dienstzeit lediglich zum Pendeln zwischen Arbeitsplatz und Wohnsitz, gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten zur Versteuerung des geldwerten Vorteils. Entweder fallen monatlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer zwischen Arbeitsplatz und Wohnsitz an oder es wird die tatsächliche Nutzung berücksichtigt. Dann werden 0,002 Prozent des Listenpreises pro tatsächlich zurückgelegtem Pendelkilometer der kürzesten Strecke zwischen Arbeitsplatz und Wohnort versteuert.

Tankkarten lohnen sich für große Konzerne und Kleinunternehmen

Egal, für welchen Anbieter du dich letztlich entscheidest: Eigentlich bringt dir jede Tankkarte Vorteile. Dabei ist es egal, ob du ein Kleinunternehmen leitest oder den Fuhrpark eines Konzerns managst. Je größer dein Fuhrpark, desto eher kannst du jedoch beim Anbieter auf individuelle Angebote hoffen und dir günstige Konditionen und Rabatte sichern.

Aber auch in kleinen Fuhrparks sparst du mit der Tankkarte in der Regel mehrfach: Erstens beim Arbeitsaufwand und zweitens durch Tankrabatte, während auf der anderen Seite keine Kosten auf dich zukommen.

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