Fahrtenbuch-Pflicht bei Dienstwagen und Poolfahrzeugen

Bei Fahrzeugen, die im Unternehmen von verschiedenen Fahrern nur für die Arbeit genutzt werden, gibt es keine generelle Pflicht zum Führen eines Fahrtenbuchs. FahrerInnen von Dienstwagen, die sowohl für die Arbeit als auch für Privatfahrten genutzt werden, müssen abhängig von der Versteuerung jedoch unter Umständen ein Fahrtenbuch führen.

Was zunächst ungewöhnlich klingt, ist leicht erklärt: Das Fahrtenbuch ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, um den Fahrer oder die Fahrerin eines Fahrzeugs im Falle von Ordnungswidrigkeiten zu ermitteln, sondern um Privatfahrten und Dienstfahrten steuerlich trennen zu können.

Ein Dienstwagen, der auch privat genutzt werden darf, gilt steuerlich als geldwerter Vorteil. Das bedeutet, dass die private Nutzung des Fahrzeugs vom Finanzamt ähnlich wie der monetäre Lohn behandelt wird: Sie muss versteuert werden.

Um die Abrechnung von Privatfahrten einfacher zu gestalten, können MitarbeiterInnen von der 1-Prozent-Regel Gebrauch machen. Den Dienstwagen müssen sie dann monatlich mit einem Prozent des Bruttolistenneupreises versteuern. Generell ist diese Versteuerung bei Neuwagen mit geringem Listenpreis sowie einem hohen Anteil an privaten Fahrten vorteilhaft.

Hat der Wagen jedoch einen hohen Listenpreis oder wurde er gebraucht gekauft und wird er wenig für private Zwecke genutzt, könnte die Versteuerung über das Fahrtenbuch die günstigere Variante sein. Hier wird der tatsächliche Anteil der Privatfahrten ermittelt, um die Höhe der Steuerlast für die MitarbeiterInnen zu bestimmen. Um den Anteil an Privatfahrten genau nachzuweisen, ist das Führen eines Fahrtenbuchs notwendig.

Die jeweilige Methode zur Versteuerung muss immer für ein Jahr gewählt werden und kann zwischendrin nicht gewechselt werden. Spätestens mit der ersten Lohnabrechnung des Jahres muss feststehen, welche Art der Versteuerung des Dienstwagens für das gesamte Kalenderjahr gewählt wird.

Greift das Unternehmen pauschal auf die 1-Prozent-Regelung zurück oder sind Privatfahrten ohnehin ausgeschlossen, kann das Unternehmen auf das Fahrtenbuch verzichten. In diesem Fall sieht der Gesetzgeber keine Pflicht zum Fahrtenbuch vor – auch nicht bei Poolfahrzeugen, die von vielen FahrerInnen genutzt werden.

Sind Privatfahrten möglich, aber die FahrerInnen nehmen sie nicht in Kauf, muss dennoch nach 1-Prozent-Regelung versteuert oder ein Fahrtenbuch geführt werden, um nachzuweisen, dass nur dienstliche Fahrten unternommen wurden. Nur wenn private Nutzung wirksam ausgeschlossen und kontrolliert wird, kann dieses Prozedere entfallen.

Aber was passiert bei Ordnungswidrigkeiten durch die Fahrer? Wird das Fahrzeug des Unternehmens zum Beispiel falsch geparkt, ist der Fahrzeughalter nicht pauschal verpflichtet, die Person festzustellen. Gleiches gilt bei Geschwindigkeitsüberschreitungen. Allerdings kann der Fahrzeughalter von den Behörden dazu verpflichtet werden, ein Fahrtenbuch zu führen, sollte er die verantwortliche Person nicht nennen können. Dann gibt es beim nächsten Mal keine Ausreden.

Die Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs ist laut einem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts im Mai 1995 schon bei der „Verletzung von Verkehrsvorschriften in nennenswertem Umfang“ gerechtfertigt. Experten übersetzen dies mit Ordnungswidrigkeiten, die mit einem Punkt in Flensburg geahndet werden. Parkverstöße fallen allerdings – mit Ausnahme von speziellen Einzelfällen oder wiederholten Verstößen – nicht dazu.

Die Auflage gilt meist für sechs Monate, kann aber auch mehrere Jahre lang andauern. Wird trotz der Aufforderung kein Fahrtenbuch geführt, kann das dem Unternehmen bis zu 100 Euro Bußgeld kosten.

Als Auflage oder aus steuerlichen Gründen: Ein Fahrtenbuch muss vollständig und detailliert ausgefüllt werden. Dazu gehören:

• Name des Fahrers/der Fahrerin
• Datum und Uhrzeit beim Start
• Kilometerstand beim Start
• Ziel der Fahrt
• Zweck der Fahrt (fällt bei Privatfahrten weg)
• Datum und Uhrzeit am Ziel
• Kilometerstand am Ziel

Die Daten dürfen zudem im Nachhinein nicht leicht veränderbar sein. Ein handschriftliches Fahrtenbuch im Fahrzeug bietet sich dementsprechend an. Auch ein digitales Produkt, welches rechtlich geprüft ist, kann benutzt werden. Grundsätzlich darf es bei elektronischen Fahrtenbüchern nicht möglich sein, nachträglich Änderungen vorzunehmen. Dementsprechend ist eine Exceltabelle nicht gültig.

Während Dienstwagen und Poolfahrzeuge in vielen Situationen kein Fahrtenbuch benötigen, gibt es andere Regeln für die Güterbeförderung.

In kommerziellen Lieferfahrzeugen mit 2,8 bis 3,5 zulässigem Gesamtgewicht muss immer eine Art Fahrtenbuch geführt werden. Das sogenannte Tageskontrollblatt dient dazu nachzuweisen, dass die Lenk- und Ruhezeiten eingehalten wurden.

Bei LKW mit über 3,5 Tonnen zulässiger Gesamtmasse ist für den Nachweis sogar ein elektronischer Fahrtenschreiber vorgeschrieben. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann hohe Bußgelder zur Folge haben.