Mit gutem Schadensmanagement im Fuhrpark Kosten und Zeit sparen

Gerade in großen Fuhrparks nimmt das Schadenmanagement die Fuhrparkleitung besonders stark in Anspruch. Schäden entstehen ja schließlich nicht nur bei Unfällen. Auch Steinschläge, kleine Dellen und Kratzer bei misslungenen Einparkversuchen oder Probleme vom Motor bis hin zur Elektrik müssen bearbeitet werden.

Obwohl sich viele Probleme mit der richtigen Fahrerunterweisung und ordnungsgemäßen Fahrzeugprüfungen lösen lassen, sind Schäden im Fuhrpark langfristig nicht vermeidbar. Dabei ist der schnelle und routinierte Ablauf im Schadenmanagement auch für die Kosten entscheidend. Nicht nur der Schaden selbst verursacht schließlich Kosten, die Erfassung und Reparatur hat Ausfälle von Mitarbeitenden zur Folge. Nicht zuletzt muss bei akuten Schäden auch der aktuelle Arbeitsauftrag abgebrochen werden – das schadet der Bilanz und dem Image des Unternehmens.

Das Schadenmanagement im Fuhrpark sollte so organisiert sein, dass es einen Fahrplan gibt, der Schritt für Schritt klärt, was bei einem Unfall oder Schaden zu tun ist und wer für die Abwicklung zuständig ist. Die FahrerInnen müssen ebenso geschult werden wie die Verantwortlichen im Fuhrparkmanagement. Dazu gehören auch eventuelle Urlaubsvertretungen.

Eine schriftliche Anleitung zur Abwicklung – inklusive der Kurzfassung, welche in den Firmenwagen hinterlegt wird – sorgt dafür, dass keine Verwirrungen entstehen. Zum Schadenmanagement gehört nicht nur die Zuständigkeit und Notfallkontakte, sondern auch das Verhalten am Unfallort. Geben FahrerInnen die Schuld bei der Unfallaufnahme zu, kann dies beispielsweise sogar Auswirkungen auf die Versicherung haben.

Das Schadenmanagement kommt nicht erst durch den Schaden selbst ins Laufen. Schon die Prävention von Schäden gehört dazu. Diese kann durchaus über die gesetzlichen Vorschriften im Rahmen der Fahrerunterweisung nach UVV hinausgehen.

Auch die Sicherheitsausstattung der Firmenwagen gehört zum Schadenmanagement dazu. Können Einparkhilfen, Rückfahrkameras und Navigationssysteme Unfällen vorbeugen, sind die Mehrkosten häufig gerechtfertigt.

Außerdem ist der Zustand der Fahrzeuge – inklusive der entsprechenden Kontrollen – relevant. Kleine Steinschläge können zu Rissen führen, schwer sichtbare Beschädigungen unter dem Fahrzeug können sogar Schäden am Getriebe zur Folge haben. Die Einhaltung der regelmäßigen Inspektionen, sowie gesetzlich vorgeschriebene Fahrzeugkontrollen helfen, Probleme rechtzeitig zu erkennen. Ebenso können regelmäßige Kontrollen und Übergabeprotokolle bei der Erkennung und Begrenzung von Schäden hilfreich sein.

Um deine eigene Checkliste für das Schadenmanagement bereitzustellen und den individuellen Fahrplan für deinen Fuhrpark zu entwickeln, musst du im Vorfeld einige Fragen klären, Kontakt mit Werkstätten aufnehmen und ein System zur Dokumentation und Auswertung der Schäden entwickeln. Hier findest du einen typischen Ablauf vom Schaden über die Aufnahme bis hin zum Reporting.

Wenn ein Schaden entstanden ist, sind ganz unterschiedliche Szenarien möglich. Vom Unfall auf der Autobahn bis hin zum Schaden beim Ausparken ist alles denkbar. In jedem Fall müssen FahrerInnen hier wissen, wie sie vorgehen müssen, damit keine Zeit verloren geht.

• Absicherung einer Unfallstelle und Alarmierung von Polizei und Rettungsdienst, sowie erste Hilfe haben höchste Priorität.
• Schulungen zur Absicherung der Unfallstelle und Verhalten in Notfällen (im Rahmen der jährlichen Fahrerunterweisung)
• Bereitstellung von Notfallnummern und Prozessen im Ausland

Ist die Unfallstelle gesichert, muss das Unternehmen über den Vorfall informiert werden, damit die zuständige Person im Unternehmen möglichst zeitnah weitere Arbeitsprozesse in Gang setzen kann.

• Klärung der Zuständigkeit für Unfälle und Schäden (inklusive Vertretung)
• Erreichbarkeit außerhalb regulärer Arbeitszeiten (evtl. Einrichtung einer Notfall-Hotline)
• Bereitstellung von detaillierten Schadenprotokollen in Fahrzeugen
• Anleitung zur Erstellung von Fotos der Unfallstelle und der Schäden

Manche Schäden machen die Weiterfahrt unmöglich. In diesem Fall muss nicht nur der Abtransport des Fahrzeugs geklärt werden, sondern auch der Verbleib der FahrerInnen. Rücktransporte mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Mietwagen oder sogar die Übernachtung in Hotels müssen gegebenenfalls organisiert werden.

• Feststellung, ob die Weiterarbeit mit Ersatz- oder Mietwagen sinnvoll ist
• Rücktransport durch ÖPNV, Mietwagen oder Abholung
• Organisation von externer Unterkunft (bei schnellen Reparaturen oder späten Schäden mit Rückreise am nächsten Tag)

Ist der Unfall aufgenommen und der Verbleib der MitarbeiterInnen geklärt, folgt als nächster Schritt die Koordination mit der Versicherung.

• Kontaktaufnahme mit Versicherung durch zuständige Person im Fuhrparkmanagement
• Klärung der Werkstattwahl (freie Wahl oder vorgegeben durch Leasinganbieter/Versicherung)
• Kontaktaufnahme mit Gutachter
• Kontaktaufnahme mit Versicherung des Schadenverursachers

Schon bei der Schadenaufnahme solltest du ein Auge darauf haben, ob eine Reparatur überhaupt Sinn ergibt oder ob die Anschaffung eines Neufahrzeugs gerechtfertigt ist. In beiden Fällen sollte auch der Einsatz eines Ersatzwagens berücksichtigt werden – schließlich geht der Arbeitsalltag weiter.

• Wenn möglich: Bereitstellung von Ersatzfahrzeug innerhalb des Fuhrparks
• Alternativ: Ersatzfahrzeug durch Versicherung, Werkstatt, Autovermietung
• Schnelle Reparatur durch frühzeitigen Aufbau von Netzwerk an Partnerwerkstätten
• Sonderkonditionen bei Partnerwerkstätten (höhere Priorität, Sonderpreise) sollten im Vorfeld ausgehandelt werden

Mit der Reparatur oder Anschaffung eines Neufahrzeugs ist der Prozess des Schadenmanagements im Fuhrpark noch nicht abgeschlossen. Um Muster und strukturelle Probleme im Fuhrpark zu erkennen, sollten Unfälle und Schäden gesammelt aufgenommen und analysiert werden.

• Reporting und Kalkulation der Schäden (auch für Rückgabe bei Restwert-Leasing relevant)
• Häufung von Schäden erkennen, ggf. mit anderen Fuhrparks vergleichen
• Kosten durch Unfälle, Schäden und Arbeitsausfälle ermitteln

Besonders, wenn sich bestimmte Schäden häufen, gilt es die Ursachen zu ermitteln und Konsequenzen zu ziehen. Ursachen können beispielsweise bei den FahrerInnen, bei Arbeitsabläufen, bei Fahrzeugen oder bei der Ausstattung liegen.

• Ausstattung von Fahrzeugen anpassen
• Einsatz anderer Fahrzeugmodelle erwägen
• Spezielle Schulungen in Erwägung ziehen
• Neue Prozesse in Arbeitsabläufen etablieren, um Schäden vorzubeugen
• Zeitdruck von Fahrerinnen und Fahrern beseitigen
• Sichere Parkmöglichkeiten kontrollieren

Einige Fuhrparks setzen beim Schadenmanagement auf Drittanbieter. Diese Entscheidung sollte jedoch innerhalb des Unternehmens gut abgewogen werden. Insgesamt sorgt das Outsourcing für erheblich weniger Administrationsaufwand und auch ein geringeres Risiko, falsche Entscheidungen zu treffen. Drittanbieter haben in der Regel bereits ein großes Netzwerk an Partnerwerkstätten – häufig sogar im Ausland. Dementsprechend fällt ein großer Teil des Organisationsaufwands weg. Auch die Abläufe sind von Anfang an ordentlich organisiert.

Allerdings geht durch ein ausgelagertes Schadenmanagement auch ein großer Teil an Kontrolle verloren, die vor allem Kosten und Kommunikation betreffen. Durch die Abhängigkeit von Dritten findet zudem keine oder nur wenig Wissensvermittlung statt, sodass das Unternehmen kein internes Wissen über Prozesse aufbaut. Die Auslagerung des Schadenmanagements hängt dementsprechend von vielen Faktoren wie z.B. der Belastung der Fuhrparkleitung und der Größe des Fuhrparks ab.