Car Allowance: Wann lohnt sich die Dienstwagen-Alternative?

Während sich die meisten MitarbeiterInnen und Führungskräfte der Unterschiede zwischen Poolfahrzeugen und Dienstwagen bewusst sind, ist die Car Allowance hierzulande noch nicht überall bekannt. Das Modell soll ebenfalls dafür sorgen, das Mitarbeiterinnen mit einem eigenen PKW mobil bleiben.

Im Gegensatz zum Dienstwagen ist der PKW hierbei jedoch nicht im Besitz des Unternehmens, sondern der Privatwagen der FahrerInnen. Das Unternehmen gilt dementsprechend nicht als Fahrzeughalter, sondern bezuschusst lediglich den Einsatz der Privatwagen seiner MitarbeiterInnen. Dementsprechend ist auch die Übersetzung der „Car Allowance“ einleuchtend. Im Deutschen bedeutet es etwa „Auto Zulage“ oder „Auto Zuschuss“.

Unkompliziert ausgedrückt handelt es sich bei der Bezuschussung also nur um eine Gehaltserhöhung als Belohnung für den Einsatz des Privatwagens für dienstliche Zwecke. Dennoch hat das Modell viele rechtliche Konsequenzen sowie Vor- und Nachteile für beide Beteiligten.

Als Zuschuss zum Gehalt muss die Car Allowance ganz normal versteuert werden. Die Höhe hängt hier vom jeweiligen Steuersatz ab. Auch Sozialabgaben fallen für den Zuschuss an. Sonderregelungen gibt es nicht. Allerdings ist es möglich, die geschäftlichen Fahrten zum Teil als Werbekosten in der Steuererklärung abzusetzen.

Bei einem Dienstwagen hingegen wird entweder mit der 1-Prozent-Regel oder der genauen Abrechnung der Privat bzw. Dienstfahrten über ein Fahrtenbuch gerechnet. In vielen Fällen ist dies als steuerliche Begünstigung im Gegensatz zu einer reinen Gehaltserhöhung anzusehen. Dieser Vorteil entfällt bei der Car Allowance.

Ob sich die Car Allowance für MitarbeiterInnen dennoch rechnet, ist stark vom individuellen Fall abhängig. Es kommt dabei auf den Wert des Fahrzeugs, die Höhe der Bezuschussung und die Kilometerleistung an.

Nicht außer Acht zu lassen ist jedoch die Zuständigkeit für ein Fahrzeug: Während bei Dienstwagen der Arbeitgeber in der Verantwortung ist, müssen Reparaturen, Wartung, Inspektionen und mehr von den FahrerInnen übernommen werden. Rechtlich gelten sie für ihren Privatwagen nämlich als Halter. Bei Dienstwagen trägt das Unternehmen die Halterverantwortung mitsamt der daraus resultierenden Pflichten. Sonderkonditionen, wie kürzere Wartezeiten und günstigere Reparaturen, welche es bei Dienstwagen häufig gibt, entfallen bei der Car Allowance meist.

Genauso sieht es bei der Fahrzeugbeschaffung aus. Während Dienstwagen häufig mit Rabatten angeschafft werden können, haben Privatpersonen hier nur geringen Spielraum. Allerdings bleibt ihnen im Rahmen der Car Allowance mehr Freiraum bei der Auswahl des Fahrzeugs und dessen Ausstattung – schließlich handelt es sich um ihren Privatwagen. Doch das Unternehmen hat hier ebenfalls ein Wörtchen mitzureden: So können Sportwagen eventuell ausgeschlossen werden, genauso wie Fahrzeuge, die nicht dem Image des Unternehmens oder dem Prestige der Position der MitarbeiterInnen im Unternehmen entsprechen. Der Einfluss des Unternehmens bei Detailfragen ist jedoch begrenzt.

Gerade, wenn MitarbeiterInnen bereits im Besitz eines Fahrzeugs sind, bietet die Car Allowance eine Alternative, um auf einen Zweitwagen zu verzichten. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses stehen MitarbeiterInnen ebenfalls nicht ohne Auto da. Im Gegensatz zum Dienstwagen behalten sie ihre Privatfahrzeuge schließlich – nur eben ohne die entsprechenden Zuschüsse für die Nutzung im Dienst. Das Fahrzeug können sie dafür überall privat einsetzen. Auslandsfahrten und Urlaube mit dem Privatwagen könne nicht verboten werden und auch Dritte dürfen unter Berücksichtigung der Versicherungsbedingungen mit dem Fahrzeug fahren.

Einer der Hauptgründe, die aus Sicht des Unternehmens für die Car Allowance sprechen, ist der geringe Verwaltungsaufwand im Fuhrpark. Die zusätzliche Arbeit für die Mobilhaltung der Mitarbeiterinnen ist recht überschaubar und betrifft vor allem die Personalabteilung und die Buchhaltung.

Durch die Auslagerung der Halterpflichten an die MitarbeiterInnen entstehen auch hier keine Pflichten der Einhaltung der UVV Fahrerunterweisung oder der Fahrzeugprüfung nach Vorschriften der DGUV und selbst die vorgeschriebene, regelmäßige Führerscheinkontrolle entfällt. Genauso gibt es kein Risiko, dass Leasingfahrzeuge durch schlechten Umgang an Wert verlieren und bei der Rückgabe höhere Kosten entstehen.

Bei der Car Allowance muss in vielen Fällen nicht einmal der Betriebsrat konsultiert werden, sofern die Summe der Bezuschussung in einem gewissen Rahmen bleibt. Durch die regelmäßigen, pauschalen Zahlungen für die Nutzung der Privatwagen sind die Ausgaben im Unternehmen dementsprechend auch kalkulierbar. Es gibt keine bösen Überraschungen wie hohe Reparaturkosten oder kostspielige Wartungsarbeiten am Firmenfahrzeug. Einzig und allein das Risiko der vorübergehenden Einschränkung der Mobilität im Falle von Schäden und Unfällen bleibt. Da FahrerInnen jedoch mit eigenen Fahrzeugen in der Regel schonender umgehen, ist das Risiko von Schäden insgesamt zumindest leicht reduziert.

Die Car Allowance klingt als Alternative zum Dienstwagen für Unternehmen zunächst verlockend, schließlich spart sie jede Menge Arbeitsaufwand. Mittlerweile gibt es für die Abwicklung von Routinearbeiten jedoch viele digitale Lösungen wie z.B. die elektronische Führerscheinkontrolle oder E-Learning-Angebote für die jährliche UVV Unterweisung.

Betrachtet man die Car Allowance aus gemeinsamer Sicht der MitarbeiterInnen und des Unternehmens, sprechen viele Argumente eher für den Dienstwagen. Steuerliche Begünstigungen und Vorteile in der Beschaffung, Wartung und Reparatur durch die Vernetzung und Verhandlungsmacht der Fuhrparkverantwortlichen entfallen bei der Car Allowance schließlich. Selten entstehen finanzielle Vorteile gegenüber einem Dienstwagen dementsprechend gleichermaßen bei Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Wollen MitarbeiterInnen jedoch keinen Firmenwagen erhalten, da sie schon im Besitz eines entsprechenden Privatwagens sind, könnte der Zuschlag für beide Seiten attraktiv sein. Aus Unternehmersicht ist jedoch zu beachten, ob die MitarbeiterInnen tatsächlich wirklich im entsprechenden Rahmen auf die Mobilität angewiesen sind und keine Zuschüsse ohne Gegenleistung bekommen.

Hier zeigt sich jedoch ein weiterer Vorteil der Car Allowance: Gerade MitarbeiterInnen, die laut der Dienstwagenrichtlinie des Unternehmens keinen Anspruch auf einen Dienstwagen haben, könnten eine Kompensation für ihre gelegentlichen oder regelmäßigen Dienstfahrten mit dem Privat-PKW erhalten.

Eine Alternative zur Car Allowance ist ebenfalls die Mobilitätspauschale, welche Unternehmen ihren MitarbeiterInnen auszahlen können, damit diese für dienstliche Zwecke mobil bleiben. Hier ist es den MitarbeiterInnen selbst überlassen, ob sie den eigenen PKW, das Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel nutzen.