Kosten für Firmenwagen: Übernahme, steuerliche Aspekte und Optimierungsmöglichkeiten

Wie beim Privatkauf sind die Kosten für den Firmenwagen abhängig von verschiedenen Faktoren – allem voran die Modell- und Ausstattungswahl. In der Regel kann man jedoch sagen, dass der monatliche Preis eines Firmenwagens für den Arbeitnehmer irgendwo zwischen 150 und 800 Euro liegt.

Zusätzlich bestimmt die Art der Anschaffung über die monatlichen Kosten. Beim Fahrzeugkauf oder der Finanzierung ist das Fahrzeug irgendwann abbezahlt, beim Firmenleasing zahlt das Unternehmen eine monatliche Leasingrate, wird jedoch nicht Eigentümer des Fahrzeugs. Dafür hat das Leasing viele andere Vorteile – wie zum Beispiel besser kalkulierbare Kosten und einen Fuhrpark auf dem aktuellen Stand der Technik.

Die Kosten für den Arbeitnehmer sind abhängig davon, ob der Dienstwagen als Bonus bereitgestellt wird und so nur die zusätzlichen Abgaben durch den geldwerten Vorteil entstehen oder ob der Arbeitnehmer im Gegenzug zum Dienstwagen auf einen Teil seines Gehalts verzichtet.

Wer seinen Angestellten einen Firmenwagen zur Verfügung stellt, muss einen Großteil der Kosten hierfür tragen. Allerdings kommt es sowohl auf die Art der Nutzung als auch auf die Ausgestaltung der Fahrzeugüberlassung an. Die Kosten eines Firmenwagens entstehen durch die Anschaffung, die laufenden Kosten und die Steuern und Abgaben.

Ziemlich deutlich zeichnen sich die Anschaffungskosten des Fuhrparks in der Bilanz ab. In vielen Unternehmen machen sie einen großen Teil der Ausgaben aus. Wenn du deinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellst, trägst du schließlich die Kosten dafür – egal, ob du zur Fahrzeugbeschaffung die Finanzierung, das Leasing oder den Kauf gewählt hast. Auch bei Privatnutzung der Firmenwagen zahlt das Unternehmen die Anschaffungskosten.

Allerdings lassen sich die Kosten zum Teil einsparen: Wenn deine MitarbeiterInnen auf einen Gehaltsbonus verzichten und stattdessen einen Dienstwagen als Kompensation wählen, zahlst du im Verhältnis weniger dazu.

Die Anschaffungskosten sind abhängig vom Fahrzeugpreis, der Ausstattung und eventuellen Rabatten, wie zum Beispiel beim Flottenleasing. Generell greifen viele Unternehmen bei der Bereitstellung von Dienstwagen auf Leasingfahrzeuge zurück. Hier zahlt das Unternehmen eine festgelegte Leasingrate und bleibt dadurch liquide. Außerdem lassen sich die Leasingraten in der Buchhaltung als Ausgaben verbuchen. Die Fahrzeuge schlagen somit nicht in der Bilanz zu Buche.

Ähnlich wie bei den Anschaffungskosten sieht es bei den laufenden Kosten eines Firmenwagens aus. Dazu gehören die Versicherung, die Wartung, Reparaturen und Betriebskosten wie der Kraftstoff.

Die Versicherung schließt das Unternehmen als Fahrzeughalter ab und auch die Kfz-Steuern werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Firmenwagen müssen ebenfalls, wie jedes andere Fahrzeug auch, gewartet und gegebenenfalls repariert werden. Hierfür kommt in der Regel das Unternehmen oder – abhängig von den Verträgen – der Leasinggeber auf.

Ob der Arbeitgeber vollständig die Betriebskosten (Benzinkosten, Motoröl, Mautgebühren usw.) des Arbeitnehmers übernimmt, ist nicht festgelegt. Es besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Kosten getrennt abzurechnen, sie vollständig zu übernehmen oder durch eine Pauschale vom Arbeitnehmer bezahlen zu lassen.

Unabhängig davon, ob du deinen Mitarbeitern den Firmenwagen als Bonus oder als Gehaltsersatz zur Verfügung stellst, müssen diese das Fahrzeug bei Privatnutzung als geldwerten Vorteil versteuern. Allerdings ist dies in der Regel deutlich günstiger als eine private Anschaffung eines PKWs.

Entweder wird vom Firmenwagen pauschal ein Prozent des Bruttolistenpreises versteuert oder die Angestellten müssen ein Fahrtenbuch führen, um die tatsächliche private Nutzung nachzuweisen. Letzteres lohnt sich vor allem bei geringer Privatnutzung und einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs.

Ist im Überlassungsvertrag eine Beteiligung der Arbeitnehmer an den laufenden Kosten des Firmenwagens vereinbart, mindert dies den geldwerten Vorteil. Die Nutzungsgebühr wird in diesem Fall schließlich direkt vom Nettolohn abgezogen.

Ebenfalls sinkt die Steuerlast, wenn FahrerInnen an Kosten beteiligt werden. Vom Arbeitnehmer übernommene Kosten für Benzin, Versicherung und Steuern des Dienstwagens können seit 2016 in der Regel als Werbekosten abgesetzt werden.

Selbst bei vorsichtiger Fahrweise sind Dienstwagen nicht vom Schicksal gelegentlicher Unfälle befreit. Wer beim Unfall mit dem Dienstwagen die Kosten übernimmt, wird im Überlassungsvertrag geregelt. Meist ist der Arbeitgeber, bzw. die Versicherung des Arbeitgebers zuständig. Bei fahrlässigen Unfällen übernimmt, abhängig von den Abmachungen, gegebenenfalls der Arbeitnehmer die Selbstbeteiligung.

Bei grober Fahrlässigkeit oder sogar Vorsatz kann hingegen der Arbeitnehmer für die Kosten des Unfalls aufkommen. In der Regel zahlt die Kfz-Versicherung jedoch Schäden, die bei Dritten entstanden sind.

Fahrzeuge sind teuer, doch in den meisten Unternehmen sind sie notwendig. Daher steht an allererster Stelle die Effizienz des Fuhrparks. Übertriebene Einsparungen bei den Anschaffungskosten können schnell zu Problemen beim Regelbetrieb führen. Ebenso ist die Qualität der Fahrzeuge relevant für die Häufigkeit von Werkstattbesuchen.

Die Kosten von Firmenwagen lassen sich häufig jedoch etwas drücken, indem du auf deine eigene Hebelwirkung setzt. Große Fuhrparks bekommen durch Flottenleasing gegebenenfalls attraktive Rabatte und auch bei Versicherern kannst du mit der Anmeldung mehrerer Fahrzeuge sparen.

Auch die Anschaffung umweltfreundlicher Fahrzeuge macht sich durchaus positiv bemerkbar, da diese weniger Steuern verursachen. Allen voran gilt dies bei E-Fahrzeugen. Hier spart zusätzlich auch der Arbeitnehmer: E-Autos bis 70.000 Euro werden statt mit einem Prozent des Listenpreises nur mit 0,25 Prozent als geldwerter Vorteil versteuert. Ob dies den höheren Anschaffungspreis gegenüber Verbrennern ausgleicht, kann nur im konkreten Fall berechnet werden. E-Autos „tanken“ zusätzlich auch steuerfrei an der Ladestation des Arbeitgebers, wodurch auch laufende Kosten eingespart werden.

Selbst hinsichtlich der Werkstattkosten punkten E-Fahrzeuge, da sie einen geringeren Wartungsaufwand haben als Verbrenner. Generell kannst du bösen Überraschungen aus dem Weg gehen, indem du beim Leasinggeber direkt einen Vertrag zum Full-Service-Leasing abschließt. Bei dieser Leasingart zahlst du zwar eine höhere Rate, dafür kümmert sich der Leasinggeber um alle Belange rund ums Fahrzeug.

Letztlich bleibt die Anschaffung eines Dienstwagens eine wirtschaftliche Entscheidung für das Unternehmen. Lohnt sich der Bonus, um qualifizierte MitarbeiterInnen anzulocken? Und werden alle Kosten für den Firmenwagen übernommen?

Beim Dienstwagen spielt die finanzielle Situation und nicht zuletzt die Branche des Unternehmens eine wichtige Rolle. In vielen Unternehmen ist der Dienstwagen ohnehin unausweichlich und die private Nutzung ist nur ein kleiner Bonus für die Arbeitnehmer. In anderen Situationen spielt der Dienstwagen für den Betrieb des Unternehmens keine große Rolle, wohl aber für die Zufriedenheit des Personals. Ob dies die Kosten rechtfertigt, ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Für Arbeitnehmer lohnt sich der Dienstwagen jedoch in den allermeisten Fällen.