Führerscheinkontrolle im Fuhrpark: Alle Infos auf einen Blick

Rechtlich verpflichtend, dokumentarisch aufwendig, zeitlich intensiv: Die Führerscheinkontrolle im Fuhrpark ist oft ein Dorn im Auge der zuständigen Fuhrparkleitung. In diesem Artikel erfahren Sie alles über die unbeliebte Routineaufgabe. Von Ursprung und Sinnhaftigkeit bis hin zur Art und Weise der ordnungsgemäßen Durchführung klären wir hier die wichtigsten Fragen. Rechtliche Grundlagen treffen Best Practice – damit die Führerscheinkontrolle in Ihrem Unternehmen nicht in einer rechtlichen oder wirtschaftlichen Tragödie endet.

Wen betrifft die Führerscheinkontrolle?

Es spielt keine Rolle, ob Sie den Fuhrpark eines millionenschweren DAX-Konzerns mit hunderten Poolfahrzeugen führen oder nur ein kleines Unternehmen mit wenigen Dienstfahrzeugen: Sobald es einen Fuhrpark im Unternehmen gibt, müssen auch die Führerscheine der Fahrer und Fahrerinnen kontrolliert werden – zwei Mal im Jahr ist dabei im Sinne des Gesetzgebers ausreichend.

Die Pflicht zur Führerscheinkontrolle ergibt sich aus der Halterhaftung. Als Halter eines Fahrzeugs gilt generell diejenige Person, welche den Nutzen aus der Verwendung des Fahrzeugs zieht und für dessen Kosten aufkommt. Der Halter ist gleichsam die Person, welche die indirekte Verfügungsgewalt des Fahrzeugs besitzt und damit über dessen Verwendung bestimmen kann.

Hierzu entschied das Oberlandesgericht Köln:

„Halter ist, wer das Fahrzeug für eigene Rechnung in Gebrauch hat und wer diejenige Verfügungsgewalt darüber besitzt, die ein solcher Gebrauch voraussetzt […] Für eigne Rechnung wird das Fahrzeug von demjenigen gebraucht, der die Nutzungen aus dessen Verwendung zieht und die Kosten dafür bestreitet. Die erforderliche Verfügungsgewalt besitzt, wer als Fahrzeugbenutzer Anlass, Ziel und Zeit seiner Fahrten selbst bestimmen kann […] Die Haltereigenschaft ist demnach weniger ein rechtliches als vielmehr ein wirtschaftliches Verhältnis.“

– OLG Köln, Beschluss vom 08.10.1993 – Ss 414 / 93

Sofern die Halterverantwortlichkeit nicht weiter geregelt ist, liegt sie in den Händen der Unternehmensleitung, welche entsprechend des obengenannten Beschlusses als Fahrzeughalter gilt. Es ist jedoch möglich, die Halterhaftung durch ordnungsgemäße, d. h. eine rechtswirksame Delegation an die Fuhrparkleitung zu übertragen.

Warum gibt es die Führerscheinkontrolle?

Doch warum legt der Gesetzgeber so viel Wert auf regelmäßige Führerscheinkontrollen? Zunächst wird der Betrieb eines Kraftfahrzeugs generell als potenzielle Gefahrenquelle für die Allgemeinheit angesehen. Um das Risiko so gering wie möglich zu halten, wird der Halter des Fahrzeugs vom Gesetzgeber in die Pflicht genommen.

„(1) Wird bei dem Betrieb eines Kraftfahrzeugs oder eines Anhängers, der dazu bestimmt ist, von einem Kraftfahrzeug mitgeführt zu werden, ein Mensch getötet, der Körper oder die Gesundheit eines Menschen verletzt oder eine Sache beschädigt, so ist der Halter verpflichtet, dem Verletzten den daraus entstehenden Schaden zu ersetzen.”

– § 7 StVG

Die meisten der Halterpflichten wird jeder Autobesitzer kennen: die Versicherungspflicht, die Zahlung der Kfz-Steuer, die Mitteilungspflicht bei Änderung der Halterdaten, die Pflicht zur Instandhaltung der Betriebserlaubnis und die Gewährleistung der Verkehrssicherheit. Diese Halterpflichten gelten gleichsam für gewerbliche und private Fahrzeuge. Nutzen andere Fahrzeugführer Ihr Fahrzeug, ist es allerdings notwendig, ein paar Termine mehr einzuplanen als die bloße Abgas- oder Hauptuntersuchung.

Nach § 31 der Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) darf der Fahrzeughalter die Nutzung eines Fahrzeugs nur anordnen, wenn der Fahrende bestimme Voraussetzungen erfüllt. Dazu zählen neben der Fahrtüchtigkeit insbesondere die Zulassung für die verschiedenen Fahrzeugklassen. Hier muss sich der Fahrzeughalter mit einer gründlichen Erstkontrolle der Führerscheine rechtlich absichern.

„(2) Der Halter darf die Inbetriebnahme nicht anordnen oder zulassen, wenn ihm bekannt ist oder bekannt sein muss, dass der Führer nicht zur selbstständigen Leitung geeignet oder das Fahrzeug, der Zug, das Gespann, die Ladung oder die Besetzung nicht vorschriftsmäßig ist oder dass die Verkehrssicherheit des Fahrzeugs durch die Ladung oder die Besetzung leidet.“

– § 31 StVZO

Die Fahrtüchtigkeit der MitarbeiterInnen im Auge behalten

Doch wie steht es um die Absicherung vor Situationen, in denen die Fahrerlaubnis Ihrer MitarbeiterInnen nachträglich erlischt? Diese können eintreten, wenn ihre MitarbeiterInnen unzureichend fahrtüchtig sind. Dazu gehören etwa gesundheitliche Einschränkungen wie starke Erkältungen und eingeschränkte Beweglichkeit, aber auch psychische Beeinträchtigungen wie schwere Depressionen oder latenter Schlafmangel.

Darüber hinaus ist oftmals die Einnahme von Drogen, starken Medikamenten oder Alkohol ein Auslöser für mangelnde Fahrtüchtigkeit. Sollten Sie einen begründeten Verdacht haben, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin fahruntüchtig ist, gilt es, dem Verdacht in jedem Fall nachzugehen. Eine Anordnung zur Dienstfahrt könnte Sie hier rechtlich in Schwierigkeiten bringen und das Wohl Ihrer MitarbeiterInnen gefährden.

Einen weiterer Fall bildet der Verdacht auf Führerscheinentzug. Generell können Sie davon ausgehen, dass Ihre FahrerInnen nach einer gründlichen Erstkontrolle im Besitz der Fahrerlaubnis bleiben. Das bedeutet, dass Sie nicht vor jeder Fahrt die Führerscheine prüfen müssen – dennoch gilt die Kontrollpflicht. In der Regel können Sie dieser Pflicht mit regelmäßigen, halbjährlichen Führerscheinkontrollen nachkommen.

Die Ausnahme: Sobald Sie den Verdacht haben, dass ein Fahrer oder eine Fahrerin den Führerschein abgeben musste, sind sie verpflichtet der Vermutung nachzugehen. Dies ist beispielweise der Fall, wenn Ihnen vermehrt Bescheide über Ordnungswidrigkeiten oder sogar Straftaten im Straßenverkehr vorliegen. Hinweisen und Informationen aus der Belegschaft sollten Sie ebenfalls mit der nötigen Vorsicht nachgehen.

Bußgelder und strafrechtliche Folgen

Die Führerscheinkontrolle wird oft auf die leichte Schulter genommen. Doch eine halbherzige Kontrolle kann rechtlich einige Probleme mit sich bringen. Im Schadensfall – verursacht durch einen Mitarbeiter ohne Fahrerlaubnis – kann der Nachweis regelmäßiger Führerscheinkontrollen eine wichtige Rolle spielen. Denn aufgrund der Halterpflichten kann die Fuhrparkleitung für die Anordnung der Fahrt ebenfalls belangt werden. Aus dem Gesetzestext lassen sich sowohl zivil- als auch strafrechtliche Konsequenzen ableiten.

Zu den zivilrechtlichen Folgen zählen alle Ansprüche, die andere Bürger gegen Sie geltend machen können. Liegt dem Unfall grobe Fahrlässigkeit zugrunde, so erlischt nach § 28 des Versicherungsvertragsgesetzes (VVG) der Versicherungsschutz für Sach- und Personenschäden. Sofern die Führerscheinkontrolle nicht regelmäßig durchgeführt wurde, kann das dazu führen, dass die Kosten der Schäden vom Fahrzeughalter übernommen werden müssen.

Aus dem Öffentlichen Recht ergeben sich hingegen strafrechtliche Folgen. Das Öffentliche Recht regelt das Verhältnis zwischen Staat und Bürger, im Sinne eines geregelten gesellschaftlichen Zusammenlebens. Dazu gehört auch die Vermeidung von Gefahren für andere Mitbürger, die beispielsweise auch durch Fahrten ohne Fahrerlaubnis entstehen. Aus diesem Grund drohen neben den zivilrechtlichen auch strafrechtliche Konsequenzen bei Missachtung der Regelungen zur Führerscheinkontrolle.

Nach Artikel § 21 des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) drohen so bei unterlassener Führerscheinkontrolle Geld- und im schlimmsten Falle sogar Freiheitsstrafen:

„(1) Mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer […] als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist.“

– § 21 StVG

Ordnungsgemäße Führerscheinkontrollen

Daraus folgt, dass rechtliche Konsequenzen nur durch eine ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation der Führerscheinkotrolle ausgeschlossen werden können. Hierfür ist die Revisionssicherheit der durchgeführten Führerscheinkontrollen entscheidend. Durch eine Erstkontrolle der Führerscheine legen sie einen soliden Grundstein. Die daran anschließenden regelmäßigen Kontrollen sowie die Kontrollen auf Verdacht sorgen dafür, dass Sie im Zweifelsfall rechtlich abgesichert sind.

Die Ersterfassung

Die Ersterfassung des Führerscheins sollte sehr genau erfolgen. Hierbei werden alle relevanten Daten der Fahrerlaubnis der MitarbeiterInnen erstmalig aufgenommen. Dazu gehören die Führerscheinnummer, die erlaubten Fahrzeugklassen, der Name sowie das Datum der Erstkontrolle. In vielen Fällen fertigen FuhrparkleiterInnen zusätzlich eine Kopie des Führerscheins an – hier sollten Sie jedoch Vorsicht walten lassen. Aus Gründen des Datenschutzes müssen Sie die Besitzer des Führerscheins einerseits über die Verwendung der Daten aufklären und dürfen andererseits lediglich relevante Daten dokumentieren. Sobald diese nicht mehr benötigt werden, gehört auch die Vernichtung der Unterlagen zu Ihren Pflichten.

In der Regel sollte die Erstkontrolle bei Einstellung bzw. am ersten Arbeitstag der MitarbeiterInnen erfolgen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die Führerscheinkontrolle nicht in Vergessenheit gerät und die MitarbeiterInnen im Zweifelsfall das Dienstfahrzeug sofort nutzen können.

Regelmäßige Kontrollen

In der Regel sollten nach der Erstkontrolle weitere Führerscheinkontrollen im halbjährlichen Abstand erfolgen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Kontrollpflicht – wie vom Gesetzgeber gefordert – erfüllt ist. Denken Sie daran, dass auch diese Kontrollen notiert, gegengezeichnet und revisionssicher abgelegt werden müssen.

Des Weiteren gehören zu den verschiedenen Halterpflichten die gelegentlichen Kontrollen auf Verdacht. Wurde einer Ihrer FahrerInnen häufig geblitzt? Gibt es Gerüchte, dass er oder sie den Führerschein verloren hat? Dann gilt es der Sache nachzugehen und eine Führerscheinkontrolle außerhalb der halbjährlichen Routine durchzuführen.

Bei allen Maßnahmen ist die lückenlose Dokumentation entscheidend. Eine nicht-dokumentierte Führerscheinkontrolle kann im Rechtsstreit einer nicht-durchgeführten Führerscheinkontrolle gleichkommen. Daher gilt: Nur Kontrollen, die Sie im Zweifelsfall nachweisen können, sichern Sie umfassend ab. Daher müssen alle Daten über einen langen Zeitraum sicher und geordnet aufbewahrt werden. Achten Sie darauf, dass die Verwahrung aus Gründen des Datenschutzes nur an Orten zulässig ist, die für unautorisierte Personen nicht zugänglich sind.

Elektronische Führerscheinkontrolle

Auch wenn sie einen wichtigen Zweck erfüllt, stellt die manuelle Führerscheinkontrolle im Arbeitsalltag von Fuhrparkmanagern oftmals eine wachsende Belastung dar. Termine müssen koordiniert werden, der Arbeitsablauf wird unterbrochen und zahlreiche Dokumente füllen die Schränke der Büros. Je größer der Fuhrpark, desto aufwendiger wird die Führerscheinkontrolle. Das hat zur Folge, dass bei wachsenden Fuhrparks die entsprechenden Kosten schnell in die Höhe schießen.

Abhilfe schaffen Lösungen zur elektronischen Führerscheinkontrolle. Diese softwaregestützten Systeme ermöglichen einen automatisierten, bzw. halbautomatisierten Ablauf der Führerscheinkontrolle. Während einige Lösungen auf lokale Kontrollgeräte angewiesen sind, gibt es bei guten Anbietern ortsunabhängige Lösungen, beispielsweise über eine App auf dem Smartphone. Im besten Fall wird das Fuhrparkmanagement durch automatische Kontrollen im Hintergrund deutlich entlastet.

Mit dem richtigen System entfällt im Fuhrparkmanagement nicht nur der Organisationsaufwand – rechtliche Bedenken und Flüchtigkeitsfehler gehören ebenfalls der Vergangenheit an. Gute Lösungen zur Führerscheinkontrolle arbeitet nicht nur automatisch, sie sind auch rechts- und revisionssicher. Das Ziel hinter einer Systemeinführung sollte sein, dass die Fuhrparkleitung nur in Ausnahmesituationen (z. B. bei ausbleibenden Führerscheinkontrollen der FahrerInnen) informiert wird, um manuell in den Kontrollprozess einzugreifen.

Für die Fahrer und Fahrerinnen des Unternehmens ist ein solches System ebenfalls von Vorteil. Manche Anbieter ermöglichen mit Apps, die sich auf allen Smartphones oder Tablets installieren lassen, die Entkopplung des Kontrollvorgangs von festen Zeiten oder Orten. Das gibt den NutzerInnen die Freiheit, die Kontrolle am heimischen Schreibtisch, im Büro oder auf dem Rastplatz der Autobahn durchzuführen. Dadurch minimieren Sie unnötige Fahrtwege und Ihre Fahrerinnen können sich zügig ihrer eigentlichen Arbeit zuwenden.

Da manuelle Führerscheinkontrollen immer mit der Unterbrechung der eigentlichen Arbeit einhergehen, lohnt sich die Umstellung auf elektronische Systeme auch unter finanziellen Aspekten. Die Unterbrechung von Arbeitsabläufen ist schließlich nicht nur ein Störfaktor im Arbeitsalltag – sie kostet vor allem Zeit. Anfahrtszeiten, Kontrolle, Dokumentation: Pro Fahrer können so gut einige Arbeitsstunden im Jahr zusammenkommen, ganz zu schweigen von der Arbeitszeit des Fuhrparkmanagements.

Merkmale guter Kontrollsoftware

Systeme zur elektronischen Führerscheinkontrolle können sich maßgeblich in ihrer Funktionsweise unterscheiden. So werden bei verschiedenen Anbietern unterschiedliche Kontrollmethoden eingesetzt, die teilweise grundlegenden Unterschiede in der Handhabung, Rechtssicherheit und Fehleranfälligkeit zur Folge haben können. Auch mit dem sensiblen Thema Datenschutze gehen verschiedene Anbieter unterschiedlich um.

Achten Sie darauf, dass Sie beim Anbieter Ihrer Wahl alle gängigen Führerscheine kontrollieren können und dass Sie rechtlich abgesichert sind. Das bedeutet, dass die Kontrollmerkmale fälschungssicher abgetastet werden und die Führerscheinkontrollen unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzes sicher und jederzeit abrufbar dokumentiert werden.

Die wichtigsten Aspekte einer guten Software zur Führerscheinkontrolle haben wir hier für Sie noch einmal zusammengefasst:

• Echtzeitverfahren: Die Bestätigung der erfolgreichen Kontrolle sollten Ihre MitarbeiterInnen unmittelbar erhalten. Eine moderne Softwarelösung gibt Feedback in Echtzeit und vermeidet Frustration durch ausstehende Bestätigungen.
• Datenschutz: Das Thema Datenschutz und Sicherheit wird zunehmend wichtiger. Achten Sie darauf, dass keine unnötigen Daten, wie zum Beispiel Fotos Ihrer MitarbeiterInnen, gespeichert oder versendet werden müssen.
• Ortsunabhängigkeit: Die elektronische Führerscheinkontrolle sollte durch Ihre Fahrerinnen überall durchführbar sein. In Deutschland, Europa und der Welt. Am leichtesten lässt sich dies über das Smartphone erledigen.
• Entlastung der Fuhrparkleitung: Fuhrparkmanagerinnen sollten so selten wie nötig in den Prozess der Führerscheinkontrolle eingreifen müssen. Das bedeutet, dass Erinnerungen zur Kontrolle automatisch versendet werden und die regelmäßige Kontrolle ohne Arbeitsaufwand der Fuhrparkleitung geschieht.
• Fälschungssicherheit: Der wichtigste Aspekt der Führerscheinkontrolle. Bei den meisten Anbietern ist die Fälschungssicherheit gegeben, dennoch lohnt sich ein prüfender Blick.
• Niedrige Fehleranfälligkeit: Automatische Systeme zur Führerscheinkontrolle können zu vermehrter Arbeit führen, wenn ständig Kontrollchips oder andere Hardware ausgetauscht werden müssen. Setzen Sie daher auf Qualität und bewährte Systeme.
• Verwahrung der Daten: Revisionssicherheit und Datenschutz sollten niemals vernachlässigt werden. Ihr Anbieter zur Führerscheinkontrolle sollte mit zertifizierten Partnern zusammenarbeiten, welche für höchste Sicherheit der Daten sorgen.

Führerscheinkontrolle mit Expertise

Obwohl die Ansprüche an elektronische Lösungen für Führerscheinkontrollen relativ hoch sind, gibt es eine benutzerfreundliche und intuitive Lösung auf dem Markt. So zeichnet sich unsere Lösung DriversCheck durch ihre einzigartige Methode der optischen Überprüfung der Führerscheine aus. Ihr Alleinstellungsmerkmal: Es werden weder Fotos vom Führerschein noch werden unnötige Daten gespeichert. Aufgrund des automatischen Ablaufs und des revisionssicheren Aufbaus genießen FuhrparkmanagerInnen mit Hilfe von DriversCheck maximale Entlastung.

Mehr als 200 000 Fahrer und Fahrerinnen nutzen bereits heute die praxiserprobte Software. Zu den Partnern & Kunden zählen große internationale DAX-Konzerne sowie etliche kleine Betriebe – selbst erfahrene Anwälte aus dem Gebiet des Verkehrsrechts vertrauen auf DriversCheck. Die Software erfüllt alle Kriterien, um die Arbeit von FuhrparkmanagerInnen langfristig zu erleichtern. Zudem ist die Oberfläche intuitiv gestaltet und das System ist über verschiedene Zusatzmodule aus dem Bereich der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) erweiterbar.