Digitale Fahrzeugakte erklärt: Effizientere Verwaltung des Fuhrparks

Inspektionshefte, Wartungsberichte und Verträge: Bei der Verwaltung von Fahrzeugen im Fuhrpark fallen jede Menge Dokumente an. Doch statt diese in Heftern und Ordnern abzulegen, bietet sich Fuhrparkverantwortlichen auch der Einsatz der digitalen Fahrzeugakte an.

In der digitalen Fahrzeugakte werden die elektronischen Fahrzeugstammdaten der Flotte gesammelt und um zugehörige Dokumente ergänzt: Von Leasingverträgen über Versicherungsverträge bis hin zum Nachweis der Inspektionen. Die digitale Sammlung spart Platz, sorgt für Ordnung und ist jederzeit abrufbar – zumindest für autorisierte Personen.

In die digitale Fahrzeugakte können alle Informationen zum Fahrzeug, zu seinem Zustand und zu seiner Nutzung abgelegt und für autorisierte Personen zugänglich gemacht werden. Wie genau die digitale Fahrzeugakte gestaltet und aufgebaut ist, hängt vom jeweiligen Anbieter ab.

Folgende Dokumente können Teil der digitalen Fahrzeugakte sein:

• Fahrzeugdaten: Hersteller, Typ, Erstzulassung und Kennzeichen
• Technische Daten: FIN (Fahrgestellnummer), Baujahr, Modell, Motor, Getriebe, Ausstattung
• Wichtige Dokumente: Zulassungsbescheinigungen, Umweltplaketten, andere behördliche Dokumente
• Fahrer-/Personaldaten: Zugriff auf Fahrzeug / Halterverantwortlichkeit
• Tankrechnungen/ Tankkartenabrechnungen
• Versicherungsdokumente
• Leasing- / Kauf- und Mietverträge
• Garantieunterlagen
• Wartung und Reparatur: Inspektionen, Ölwechsel, Schäden, Reparatur- und Werkstattberichte
• Prüfberichte: AU/HU, UVV Prüfung
• Zusätzliche Verträge: Tankkarte für Firmen, Werkstattverträge, etc.
• Fahrtenbücher

Nicht alle Dokumente können rein digital abgelegt werden. Die Zulassungsbescheinigung Teil 2 wird beispielsweise beim Verkauf bzw. der Ummeldung des Fahrzeugs immer im Original gebraucht und sollte sicher verwahrt werden. Genauso muss der Fahrzeugschein auf jeder Fahrt mitgeführt und auf Nachfrage der Polizei vorgezeigt werden.

Obwohl einige Dokumente weiterhin im Original vorliegen müssen, bietet die elektronische Fahrzeugakte einige Vorteile. Zum einen schafft die digitale Fahrzeugakte mehr Transparenz. Alle Dokumente werden geordnet abgelegt und können jederzeit eingesehen werden. Dies hilft der Verwaltung und ist ebenfalls beim Verkauf von Fahrzeugen hilfreich.

Wie alle digitalen Fuhrparklösungen sorgt die digitale Fahrzeugakte für mehr Effizienz. Die Dokumentation ist klar geregelt und Fuhrparkverantwortliche halten den Überblick über Ausgaben und Probleme an Fahrzeugen, ohne sich durch Ordner wühlen zu müssen.

Entsprechend ist die digitale Fahrzeugakte besonders für große Fuhrparks oder bei Autovermietungen empfehlenswert – erst recht, wenn es unterschiedliche Niederlassungen gibt. Wer nicht jedes Fahrzeug der Flotte kennt, bekommt durch die E-Akte mit wenigen Klicks einen Überblick über die wichtigsten Daten eines Fahrzeugs und kann Werkstatttermine, Fahrzeugprüfungen und Versicherungsdetails einsehen.

Bei der Auswahl eines Anbieters sollte sowohl auf die Sicherheit als auch die Nutzeroberfläche geachtet werden. Der Datenschutz im Fuhrpark muss bei allen Produkten eingehalten werden und spielt vor allem bei der Digitalisierung eine entscheidende Rolle. Software, die Fahrerprofile erstellt oder unnötig persönliche Daten abspeichert, kann zum rechtlichen Problem werden.

Zusätzlich muss die Nutzerakzeptanz im Auge gehalten werden. Software, die übersichtlich aufgebaut ist, aber den Verantwortlichen viel Arbeit bei der Dokumentation macht, verfehlt ihr Ziel. Besonders auf die Möglichkeit der Anbindung an bestehende oder noch kommende Fuhrparksoftware per API-Schnittstelle sollte geachtet werden.

Die Umstellung auf die digitale Fahrzeugakte verursacht zunächst etwas Arbeit, kann sich aber langfristig durchaus lohnen. Folgende Schritte sollten bei der Einführung eines neuen Systems beachtet werden.

1. Auswahl des Anbieters

Neben finanziellen Faktoren spielen vor allem rechtliche Details eine Rolle bei der Auswahl des Anbieters zur digitalen Fahrzeugakte. Besonders, wenn Fahrerdaten Teil der Akte sind, gilt es auf die Details zu achten: Welche Daten werden verlangt, welche Daten sind notwendig? Wie sicher ist die Software? Wo werden Daten gespeichert?

1. Analoge Dokumente sammeln und überprüfen

Nach der Auswahl eines Anbieters müssen bisherige Fahrzeugdaten aus der analogen Akte in die digitale Akte überführt werden. Aber Achtung: Die analogen Akten sollten zunächst weiter aufbewahrt werden. Einige Dokumente müssen im Original vorliegen. Für die Überführung der bisherigen Daten in ein digitales System gibt es sogar Dienstleister, welche die Digitalisierung von Dokumenten professionell erledigen.

1. MitarbeiterInnen schulen

Um das System fortan digital fortzuführen, müssen die Mitarbeitenden im Umgang mit der Software geschult werden. Vor allem das Fuhrparkpersonal, aber auch FahrerInnen, welche die Fahrzeuge zur Wartung oder Reparatur fahren, müssen wissen, welche Dokumente benötigt und auf welche Art und Weise ins System eingepflegt werden.

1. Überblick behalten und Fristen einhalten

Über die digitale Fahrzeugakte lassen sich nicht nur auf Bedarf Dokumente und Berichte heraussuchen, sondern auch wichtige Termine organisieren. Besonders im Zusammenspiel mit weiterer Fuhrparksoftware wie z.B. der elektronischen Führerscheinkontrolle, verpassen Fuhrparkverantwortliche dadurch keine Fristen mehr.